Komende vrijdag en zaterdag, 11 en 12 maart, kunt u zich weer inzetten voor diverse organisaties tijdens de jaarlijkse actie van het Oranje Fonds NLdoet. Deze grootste vrijwilligersactie in Nederland stimuleert iedereen om een dag(deel) de handen uit de mouwen te steken.

Inzet vrijwilligers

De afgelopen 10 jaar zijn maar liefst 40.000 klussen belangeloos geklaard door 1,5 miljoen mensen. In 2015 waren 300.000 klussers actief bij 7.600 klussen. Maar hoe organiseert u dat allemaal voor uw dorpstuin, buurt- of zorgcentrum met al die vrijwilligers?

Probleemloos organiseren en plannen

Via NLdoet stellen klushulpen zich voor verschillende activiteiten beschikbaar. Ter Zake Excel biedt tips (en traint) om Excel effectief in te zetten voor bijvoorbeeld: uw planning van alle activiteiten of de inzet van vrijwilligers. Een goede voorbereiding is het halve werk en er moet heel wat gecoördineerd worden om de actie nu én ook volgend jaar probleemloos te laten verlopen.

Het maken van een planning (in Excel) klinkt gemakkelijk. Maar wat wilt u precies plannen? Welk overzicht wilt u hebben? Wilt u een activiteitenplanning als resultaat hebben of een overzicht in personele bezetting?

Projectindeling (Exceltip!)

Een Excelwerkblad is ingedeeld in kolommen en rijen. Op de rijen zet u vaak de gegevens die overvloedig zijn. Maar bij het indelen van uw Excelwerkblad is het ook verstandig om niet alleen naar uw gegevens te kijken, maar ook naar uw doelgroep, of u het bestand wilt gaan printen enzovoorts.

Kolommen en rijen

Als u projecten gedurende een tijdsduur wilt monitoren dan zet u vaak de activiteiten onder elkaar, in rijen. De tijd zet u dan als dagen, weken of maanden in verschillende kolommen. Een voorbeeld hiervan ziet u in ons te downloaden sjabloon Projectplanning.

Indien u liever wilt weten of er per activiteit voldoende bezetting is, dan kunt u opnieuw de activiteiten onder elkaar opsommen. U kunt dan in een kolom het benodigd aantal personen achter elke activiteit invullen. In een aantal kolommen daarachter kunt u eventueel de verschillende medewerkers selecteren via een drop-down menu en bij de specifieke projecten/activiteiten hun beschikbare uren invullen.

Filteren

Bovenstaande indelingen zijn handig als u op activiteiten wilt filteren. De activiteiten staan immers op de rijen vermeld. Zou u op (soort) medewerkers willen filteren, dan kunt u beter deze gegevens op de rijen zetten en de activiteiten in de kolommen opnemen. Kortom, er is veel mogelijk als u weet wat u wilt hebben. Uw output bepaalt uw input.

Opbouwen document

Waar dient u nog meer rekening mee te houden bij het maken van een planning of een ander goed opgebouwd Exceldocument?

  • Houd overzicht door het aantal werkbladen waarmee u werkt te beperken. Maak liever op het werkblad met gegevens een extra kolom aan.
  • Zorg ervoor dat u één werkblad heeft met daarin de invoergegevens. Als u altijd alle gegevens in één werkblad hebt staan, dan wordt het een stuk eenvoudiger om hiernaar te verwijzen in uw formules. Maak één werkblad met invoergegevens, één met tabellen / formules en eventueel één met grafieken. Op die manier minimaliseert u het aantal werkbladen en houdt u goed overzicht.
  • Plaats per kolom slechts één gegevensvraag. Door in het invoerwerkblad per kolom niet meer dan één gegevensvraag weer te geven, wordt het een stuk eenvoudiger om met behulp van formules aantallen te berekenen of te filteren. Noteer bijvoorbeeld voor een adres in twee afzonderlijke kolommen de straatnaam en het huisnummer. Mocht het nodig zijn dan kunt u deze altijd nog samenvoegen. Splitsen is altijd lastiger.

Heeft u een Excelvraag? Neem dan contact met ons op.

Ter Zake Excel staat voor betrouwbaar resultaat!

Ter Zake Excel levert u overzicht en inzicht. U ontdekt het scala aan mogelijkheden dat Excel biedt. Met die informatie kunt u uw vaardigheden uitbreiden en boekt u gegarandeerd resultaat.