Bijna vakantie? Zo maak jij een overzichtelijk vakantierooster in Excel!
Een vakantierooster in Excel! Het is juni. De temperaturen lopen langzaam weer op en over een paar weken zit iedereen onder een parasol aan het strand in Frankrijk of Spanje. Hartstikke leuk natuurlijk, maar dat betekent ook dat er een vakantierooster gemaakt moet worden. Misschien is dat voor jou nog een hele opgave. En dat terwijl je in een paar stappen al een overzichtelijk vakantierooster kan maken in Excel. In deze nieuwsbrief leer je hoe je dat doet.
Wil je nog meer leren of wil je tijd besparen met een document op maat? Leer hieronder meer.
Stap 1: Bepaal wat je nodig hebt
Het is natuurlijk belangrijk om te weten wat je precies wil gaan bijhouden. Noteer dit als eerste. Je kan hierbij denken aan:
- Namen van medewerkers
- Functies
- Afdelingen of teams
- Periode
Stap 2: De basisstructuur
Als tweede stap maak je de basisstructuur voor je vakantierooster. Open een nieuw werkblad in Excel. Vervolgens voeg je in rij 1 je Kolomtitels toe. In kolom A plaats je de naam van je medewerkers. In kolom B plaats je de functies van de medewerkers. In kolom C plaats je de startweek en in kolom D de eindweek van de vakantie. Vanaf kolom E plaats je de datums of weeknummers waarover je het vakantierooster wil bijhouden. Dat ziet er dan als volgt uit:
Je kunt één kolom gebruiken per dag of week, afhankelijk van hoe gedetailleerd je je rooster wil hebben.
Stap 3: De opmaak
Oké, de basis heb je, maar heel overzichtelijk is deze nog niet. Het is dus handig om de afwezigheid in je rooster een kleur te geven op basis van een ingevulde startweek en eindweek. Om dit automatisch in te kleuren maak je gebruik van Voorwaardelijke opmaak. We gebruiken niet de standaard opmaak, maar maken gebruik van formules. Hiervoor doorloop je de volgende stappen:
-
- Selecteer de gewenste cellen
- Kies Voorwaardelijke opmaak in het menu Start
- Klik op Nieuwe regel
- Kies ‘Een formule gebruiken om te bepalen welken cellen worden opgemaakt’
- Voer de volgende formule in =EN(E$1>=$C2;E$1<=$D2)
- Kies een Opmaak en klik op Ok
Als je nu de weeknummers aanpast zal je zien dat de celkleur ook aangepast wordt.
Stap 4: Validatie toevoegen
Maak gebruik van gegevensvalidatie om gebruikers van het vakantierooster alleen geldige weeknummers in te laten voeren. Dit doe je als volgt:
- Selecteer de kolommen met weeknummers (kolom C en D in ons geval)
- Ga naar Gegevens -> Gegevensvalidatie
- Kies Geheel getal en zet de minimum waarde op 20 en de maximumwaarde op 36 (of de weeknummers die jij wilt natuurlijk)
Nu is het niet meer mogelijk om iets anders in te vullen dan de gewenste getallen en wordt de kans op fouten ook een stuk kleiner.
Stap 5: inzicht en rapportage
Je bent al een heel eind. Het is handig om nog een samenvatting toe te voegen aan je rooster. Dit kan bijvoorbeeld met een hulpkolom en de formule Sommen.als. Je kan hier bijvoorbeeld het totaal aantal vakantieweken per persoon noteren of de beschikbaarheid van een werknemer per week. Zo heb je direct een goed inzicht van alle gegevens per persoon.
Stap 6: Bescherming
In principe is je vakantierooster nu af. Als laatste stap kan je nog de vaste onderdelen van je rooster vergrendelen, zodat alleen de cellen aangepast kunnen worden die aangepast mogen worden. Allereerst bepaal je welke cellen je wel moet kunnen aanpassen. Deze selecteer je en vervolgens ga je naar Celeigenschappen (ctrl 1). Daarna zet je in het menu Bescherming het vinkje uit bij geblokkeerd.
Vervolgens ga je naar Controleren -> Blad beveiligen en zet je de beveiliging aan. Nu zijn de cellen beveiligd die niet aangepast mogen worden.
Tijd besparen deze zomer?
Je hebt een document nodig in Excel. Echter is deze ingewikkeld, onoverzichtelijk en het kost je zeeën van tijd. Dat is natuurlijk zonde, maar wij hebben de oplossing.
Bij Ter Zake Excel maken wij speciaal voor jou een professioneel document op maat. Zo heb je eindelijk overzicht en meer tijd voor andere dingen. Kan jij hier ook wat hulp mee gebruiken?
Deel dit Artikel