Zit jij ook met dít Excel dilemma?
Krijg jij geregeld een Excel dilemma van je collega’s? Toen Erik op de middelbare school zat, volgde hij elke dinsdagmiddag een les programmeren en tijdens zijn studie ontdekte hij Excel. Nieuwsgierig experimenteerde hij met het programma. Hoewel het er in het begin nog nieuw en spannend uitzag, baart oefening kunst. Na heel wat jaren oefenen en ontdekken bij verschillende werkgevers kan Erik aardig goed met Excel overweg.
Sinds een paar maanden heeft Erik een nieuwe baan. Zijn collega’s en hijzelf gebruiken Excel met enige regelmaat. Zijn Excel-kennis is in die paar maanden niet onopgemerkt gebleven: Erik krijgt vaak vragen met betrekking tot Excel. Eerst af en toe, maar tegenwoordig wordt alles wat hij ooit over Excel in zijn geheugen heeft opgeslagen vrijwel dagelijks getest. ‘Erik, ik probeer zowel horizontaal als verticaal te zoeken, hoe doe ik dat?’ ‘Erik, ik wil zoeken op zowel artikel a als op artikel b, jij weet vast hoe dat moet.’
Erik ziet dat het de medewerkers bij het bedrijf niet al te gemakkelijk afgaat, maar toch speelt er in zijn hoofd een dilemma af. Hij wil ze met liefde helpen, maar tegelijkertijd heeft hij ook zijn eigen taken voor zijn neus liggen, waar hij nu moeilijk ongestoord aan kan werken.
Benieuwd welke oplossing Erik vindt voor zijn probleem? Eén kleine hint: Ter Zake Excel kan hem helpen.
Dé oplossing
Nadat hetzelfde riedeltje zich een aantal maanden achter elkaar heeft afgespeeld, is Erik er klaar mee. Na wat speurwerk op het internet komt Erik terecht op de website van Ter Zake Excel. Hier kan je cursussen volgen op locatie. Dat niet alleen: ze worden ook nog eens op maat gemaakt voor de cursisten. Een handleiding en oefenbestand gebaseerd op je eigen bestanden en de onderwerpen die voor jou relevant zijn, ideaal!
Erik hakt de knoop door: dit is wat hij al die maanden eigenlijk al zocht.
Dit gaat zijn collega’s, maar ook hemzelf zo ontzettend veel tijd besparen. Eindelijk kan iedereen zijn kennis een beetje bijspijkeren. Nu alleen nog zijn baas overtuigen.
Toevallig komt zijn baas Els binnen. ‘Erik, ik kom ergens niet uit,’ zucht ze ‘hoe kan ik zowel horizontaal als verticaal zoeken?’ Erik grijnst. ‘Geen zorgen, mijn hulp heb je binnenkort niet meer nodig,’ zegt hij, wijzend naar de website. ‘Lees dit maar!’
Tip 1: Index en vergelijken
Met behulp van index en vergelijken kun je zoeken in een tabel. Als je bijvoorbeeld salarisschalen hebt en periodieken dan wil je bij een medewerker weten wat het bijbehorende salaris is. Om dit voor elkaar te krijgen heb je een geneste formule nodig. Dat betekent dat je twee of meerdere formules met elkaar gaat combineren. In ons geval gaan we de formule Index combineren met twee keer de formule Vergelijken.
Met de formule Index kunnen we een kolom en een rij ingeven waarvan we het salaris willen zien. Dit is gebaseerd op de periodiek uit cel B14 en de schaal uit B15. Om te bepalen in welke rij de periodiek staat gebruiken we de volgende formule Vergelijken:
=VERGELIJKEN(B14;A3:A12;0)
Vervolgens moeten we ook de kolom bepalen, dat doen we ook met een formule Vergelijken:
=VERGELIJKEN(B15;B2:G2;0)
Met de formule Index plaatsen we die vervolgens bij elkaar:
=INDEX(B3:G12;B17;B18)
Binnen het bereik B3 tot en met G12 wordt er gezocht naar de rij die in B17 staat en de kolom die in B18 staat. Nesten we dit nu allemaal naar één cel, dan krijgen we de formule:
=INDEX(B3:G12;VERGELIJKEN(B14;A3:A12;0);VERGELIJKEN(B15;B2:G2;0))
Een cursus Excel volgen?
Els zet haar leesbril op haar neus en staart naar Eriks computerscherm. ‘Een cursus Excel? Met het hele bedrijf?’
‘Ja, iedereen kan meedoen in overzichtelijke groepen van acht personen’ antwoordt Erik. ‘Ik krijg zoveel vragen van jullie de hele dag, omdat ik de enige ben die een beetje wat van Excel begrijpt. Hoe makkelijk is het als jullie dat voortaan gewoon zelf kunnen doen? Dan hoeven jullie geen hulp te vragen en kan ik gewoon ongehinderd verder met mijn werk.’ Els knikt instemmend. ‘Dat klinkt inderdaad aantrekkelijk.’
Ondertussen stapt Fatima binnen. ‘Erik, hoe kan ik meervoudig verticaal zoeken?’
Tip 2: Meervoudig verticaal zoeken!
Allereerst, verticaal zoeken is verouderd, we gaan aan de slag met X.zoeken. Het is de verbeterde versie van verticaal zoeken. Bij X.zoeken kun je een zoekwaarde ingeven net als bij verticaal zoeken, maar je hoeft daarna niet een heel bereik in te geven en te tellen uit welke kolom de waarde gehaald moet worden. Dit doe je gewoon met verwijzingen naar kolommen.
Maar, nu wil je zoeken op twee voorwaarden. Dat kan op de volgende manier.
Bij Zoekwaarde geef je een 1 in. Dit ziet er wat raar uit, maar je zal zo zien waarom dit is.
De kunst zit hem in het functieargument Zoeken-matrix, hier geef je namelijk het volgende in:
(A:A=F1)*(B:B=F2)
Wat er nu gebeurt is dat Excel in kolom A gaat kijken of voldaan wordt aan het argument F1. Als dit het geval is wordt er gerekend met een 1 en anders met een 0. Hetzelfde gebeurt bij kolom B en de voorwaarde uit F2. Op dezelfde positie krijg je dus de vermenigvuldiging van die twee. Als ze beiden 1 zijn krijg je dus 1 keer 1 en dat is 1 en daar zijn we naar op zoek (zie zoekwaarde).
Bij Matrix-retourneren geven we dan nog aan wat we willen zien als er een 1 staat en dan ben je klaar.
Eindelijk ongestoord aan het werk!
Inmiddels is het alweer een aantal maanden geleden dat Erik samen met het hele bedrijf luisterde naar Excel-tips en -tricks. Erik dacht dat hij al aardig wat van Excel wist, maar na deze dagen heeft zelfs hij zijn Excel-kennis weer heel wat bijgespijkerd. Het was een reminder dat Excel zo fantastisch leuk is en dat je er zo ontzettend veel mee kan.
Maar het belangrijkste van alles:
Zijn collega’s kunnen eindelijk zelf met wat gemak aan de slag in Excel. Na al die tijd kan Erik eindelijk aan zijn werk zitten zonder continu onderbroken te worden. Al zijn taken zijn ruim voor de deadline af en de rust in zijn hoofd is weer teruggekeerd.
Stel jij ook altijd al je vragen over Excel aan die ene collega, die vervolgens gefrustreerd zijn werk moet onderbreken? Ter Zake Excel staat voor je klaar om al jouw dringende Excel-vragen te beantwoorden. Wij helpen je verder tot aan je pensioen en zelfs nog daarna. Via onderstaande knop kan je ons altijd bereiken en helpen wij je met je Excel dilemma.
Deel dit Artikel