Wat is ‘Snel aanvullen’

Het is een veel voorkomende ergernis die iedereen kent, een document hebben dat net niet netjes is. Denk bijvoorbeeld aan een klantenbestand waarbij sommige namen wel met een hoofdletter geschreven staan en sommige niet. Een ander voorbeeld is bij postcodes, soms wel een spatie, soms niet. Dit kan onprofessioneel overkomen en werkt moelijker dan wanneer alles netjes en op dezelfde manier opgeschreven staat. Gelukkig heeft Excel een functie die dit voor jou netjes kan oplossen, zonder dat je alles opnieuw hoeft te typen.

De functie ‘Snel aanvullen’ kan je uren aan routinematig werk in Excel besparen!


Lees meer

Cellen selecteren

Als je met Excel werkt, weet je hoe je cellen moet selecteren. Je klikt op een cel of je klikt en je sleept om meerdere cellen te selecteren. Echter kost dit veel tijd als je werkt in werkbladen met duizenden gegevens. Gelukkig zijn er snellere manieren, door bijvoorbeeld op Ctrl-A te drukken selecteer je alle cellen. Dit kan praktisch zijn als je alles wilt verwijderen of kopiëren.

Sneller scannen

Mocht je iets specifieker te werk willen gaan en bijvoorbeeld willen weten wat er in de onderste cel staat, is dat ook mogelijk. Hiervoor hoef je niet helemaal naar beneden te scrollen, maar kan je op Ctrl in combinatie met (↓) drukken. De laatst gevulde cel van de geselecteerde kolom zal dan getoond worden. Dit werkt ook andere kanten op, hiervoor gebruik je de andere pijltoetsen.

Sneller selecteren

Een andere mogelijkheid is dat je een bepaalde rij of kolom wil selecteren. Dit kan door tegelijk Ctrl Shift en (↓) in te drukken. Alle gebruikte cellen in de richting van het pijltje worden dan geselecteerd. Door te blijven klikken in andere richtingen kunnen hele tabellen geselecteerd worden, of juist weer losgelaten worden.

 

 

Extra – Selecties printen

Na het selecteren van de gewilde cellen is het mogelijk om deze te printen. Het idee is dan dat niet het hele werkblad geprint word maar alleen de door

jezelf aangegeven cellen. Dit is mogelijk door eerst de cellen te selecteren, dan naar afdrukken te gaan en daar te kiezen voor de optie ‘Selectie afdrukken’, zoals zichtbaar in de afbeelding.

Cellen Beveiligen
Iedereen is het wel eens overkomen, je stelt een eenvoudig document op waarin je collega’s alleen maar hun resultaten in te hoeven voeren om bijvoorbeeld automatisch de BTW te berekenen. Een simpel proces wat eigenlijk niet fout zou moeten kunnen gaan, tot dat iemand per ongeluk in de cel van de formule wat typt en niet weet hoe die dit moet herstellen. Door cellen te beveiligen kan dit voorkomen worden. Excel heeft een functie waarmee bepaalde cellen beveiligd kunnen worden zodat formules niet per ongeluk aangepast worden. Hieronder leggen we in een aantal stappen uit hoe je dit makkelijk kan aanpassen. Lees meer

Iedereen maakt wel eens een foutje in Excel. Zo heeft in 1995 een Amerikaanse accountant een schuld van 1.3 miljard in de boeken gezet zonder het min teken erbij te zetten. Dit zorgde ervoor dat er op de balans 2.6 miljard dollar meer stond dan de bedoeling was. Zo is maar te zien dat een foutje in een klein hoekje zit. In onderstaande tips leggen we je de meest gemaakte fouten in Excel uit, zodat foutjes bij jou voorkomen kunnen worden.


1. Berekeningen in Excel uitvoeren en de foutmelding #WAARDE! krijgen.

De foutmelding #WAARDE! is een van de meest voorkomende foutmelding in Excel. Deze foutmelding betekent dat de formule, bijvoorbeeld optellen, die je probeert uit te voeren tekstvelden bevat. Dit kan simpel opgelost worden door de cellen met tekst te verwijderen uit de formule.

2. Teveel gegevens in een cel

Het probleem van teveel gegevens in een cel doet zich pas voor als je wil gaan sorteren. Denk hierbij aan contact gegevens waar Voor + Achternaam in een cel staan. Hierdoor is het niet meer mogelijk om makkelijk te sorteren op Achternaam. Dit kan in de meeste gevallen opgelost worden door de functie van Excel, tekst naar kolommen, die te vinden is onder het tabblad Data (gegevens).

3. De foutmelding #Deel/0” in je werkbladen

Het is algemeen bekend dat delen door 0 niet mogelijk is, ook niet in Excel. Mocht je dat toch willen doen krijg je de foutcode #Deel/0”. Excel ziet lege cellen ook als een 0, waardoor het dus gebeurt dat als je een formule hebt die deelt door een cel waar niets instaat je de foutcode #Deel/0” krijgt.

4. Te moeilijk werken in teveel sheets

Vaak worden gegevens verspreid over meerdere sheets, met de gedachte dat het efficiënter en productiever is op die manier. Echter kost het heen en weer gaan tussen de verschillende sheets meer tijd dan dat het bespaart en is het erg fout gevoelig. Wie gebruik maakt van ‘Watch window’ (Venster controle), zal alle relevante informatie naast elkaar kunnen hebben staan om tijd en fouten te besparen. Deze functie is te vinden onder ‘Formules’.

Deze week in de nieuwsbrief van Ter Zake Excel drie simpele tips waardoor je alles uit Excel kan halen. Door deze tips zal het werken in Excel voortaan makkelijker, sneller en efficiënter gaan. Onderaan de mail vindt u de data voor aankomende cursussen en workshops.

Lees meer

Wil je meer handige tips leren zoals hieronder, neem dan contact met ons op en leer meer over de cursus op maat (thuisstudie) die wij verzorgen.

U kent het probleem wel, in een Excel werkblad dat veel rijen bevat ver naar beneden scrollen. De titels van de rijen verdwijnen en het is moeilijk op te maken wat nu waarbij hoort. Dit is een probleem dat op een makkelijke manier verholpen kan worden. Door de titels van uw Excel werkbladen vast te zetten, zijn deze altijd overzichtelijk en duidelijk. Hier onder leggen we in een aantal korten stappen uit hoe dat moet.

Blokkeren

Als je voor één kolom of één rij de titels wilt blokkeren, dan ga je naar Beeld, klik je op Blokkeren en kies je voor de optie één rij of voor de optie één kolom. De rij of kolom is nu geblokkeerd.

Als je meerdere rijen en of kolommen wilt blokkeren, dan selecteer je de cel waarboven je de rijen en links daarvan de kolommen wilt blokkeren. Dus je plaatst de cursor in C3 als je de eerste twee rijen en de eerste twee kolommen wilt vastzetten. Klik vervolgens op Beeld, Blokkeren en dan Titels blokkeren.

Als je de titelblokkering wilt opheffen, dan ga je naar Beeld, je klikt op Blokkeren en vervolgens op Titelblokkering opheffen.

Afdrukken

Bij het afdrukken van het bestand wil je misschien de titels ook bovenaan elke pagina getoond hebben. Je kunt dit doen door bij Pagina-indeling te kiezen voor het submenu Pagina-instelling. Klik op Titels afdrukken.

Je kunt dan het bereik van je tabel ingeven bij Afdrukbereik. In de volgende twee velden kun je invoeren welke rijen en/of kolommen op elke afdruk getoond moeten worden. Vervolgens kun je voor de afdruk bepalen hoe het eruit moet komen te zien en kiezen voor een andere Paginavolgorde onderaan het tabje Blad.

Toch nog niet helemaal duidelijk, of gewoon graag een keertje zien gebeuren? Via deze video op de site leggen we het nog een keer uit, maar dit keer kunt u meekijken en luisteren. Op onze site vind u nog veel meer filmpjes met tips en tricks.

Excelvragen?

Wil je meer weten over de cursussen die wij verzorgen of heb je een andere Excelvraag? Neem dan contact met ons op. U kunt uiteraard ook bij ons terecht voor een document gemaakt op maat.

 

Sneltoets van de week: Ctrl + Alt  5 = € 

In Excel is het mogelijk om onder andere cellen, werkmappen of zelfs gehele bestanden te beveiligen. Soms wordt gedacht dat dit betekent dat je een onderdeel beveiligt met een wachtwoord, maar dit is niet juist.

Wanneer je een cel, werkmap of bestand in Excel beveiligt, voorkom je dat andere gebruikers dit onderdeel kunnen bewerken. 

Misschien houd je als manager of eigenaar wel een rapport bij met gegevens van je teamleden, waarin zij zelf periodiek gegevens in moeten vullen. Om ervoor te zorgen dat ze alleen de gegevens kunnen aanpassen die op hen van toepassing zijn, kun je de overige onderdelen in het bestand beveiligen. Op die manier kan de gebruiker alleen aanpassingen doen op de plaatsen waarvoor jij toestemming hebt gegeven. Houd er rekening mee dat een beveiliging gehackt kan worden, dus wees altijd voorzichtig met bedrijfsgevoelige informatie. Lees meer

Een cursus volgen? Dat is toch niet nodig; ik leer mezelf die computervaardigheden wel aan!

Maar wat als je veel kostbare tijd bespaart door wél een cursus te volgen? Tijd die je vervolgens aan je werk kunt besteden?

Het verbeteren van je computervaardigheden kan je namelijk veel tijd besparen. Bedenk je bijvoorbeeld eens hoeveel sneller je met Excel kunt werken als je bepaalde sneltoetsen kent en niet met je cursor naar iedere functie hoeft te navigeren.

Bij Ter Zake Excel hebben we een overzicht voor je samengesteld met de meest gebruikte sneltoetsen in Excel. Print het overzicht uit, zet het naast je computer en probeer de combinaties de komende tijd eens uit. We zijn benieuwd hoeveel tijd jij bespaart dankzij deze handige lijst.

Excelcursus volgen bij Ter Zake Excel

Heb je de smaak te pakken en wil je meer leren over de mogelijkheden die Excel te bieden heeft? Bij Ter Zake Excel geven we workshops aan beginners en gevorderden, waarbij je op je eigen niveau leert hoe je sneller en efficiënter met Excel kunt werken. Voor de komende periode staan de volgende workshops op het programma:

3 oktober: Planning in Excel maken en beheren
18 oktober: Basisformules en functies in Excel
24 oktober: Rapporteren en analyseren in Excel
7 november: Gevorderden in Excel
14 november: Macro’s/VBA in Excel

Excelvragen?

Wil je meer weten over een van onze workshops of heb je een andere Excelvraag? Neem dan contact met ons op.

Een van de belangrijkste eigenschappen van Excel is de mogelijkheid om snel en overzichtelijk gegevens te kunnen analyseren.

Het toepassen van een voorwaardelijke opmaak maakt de analyse van jouw gegevens nog eenvoudiger.

Met behulp van een voorwaardelijke opmaak kun je namelijk gemakkelijk belangrijke gegevens in een werkblad markeren. In Excel zijn een aantal ingebouwde opmaakregels aanwezig, maar je kunt ook een eigen formule creëren. Hierdoor zijn de mogelijkheden voor jouw zelf samengestelde werkblad vrijwel eindeloos.

Scroll verder voor onze Exceltip in beeld, waarin we je uitleggen hoe je een voorwaardelijke opmaak toepast. Hieronder leggen we je uit wat een voorwaardelijke opmaak precies inhoudt.

Voorwaardelijke opmaak toepassen in Excel

Voorbeeld:

Een leraar wiskunde houdt in Excel per toets de cijfers van zijn leerlingen bij. Hij wil in één oogopslag kunnen zien welke leerlingen onvoldoendes halen en voor welke toets. Ook wil hij alle cijfers boven de 9 markeren, zodat hij deze leerlingen wellicht wat uitdagendere lesstof aan kan bieden.

Kies voor: “Alleen cellen opmaken met”

Laten we beginnen met het markeren van de onvoldoendes. Selecteer het deel van het werkblad dat je een voorwaardelijke opmaak wilt geven. Bijvoorbeeld de cijfers die zijn behaald bij toets 1. Onder “Start” in Excel kies je voor de optie “Voorwaardelijke opmaak”. Klik op “Nieuwe regel” en selecteer de optie “Alleen cellen opmaken met”. In dit veld geef je Excel de opdracht alle cellen in jouw geselecteerde gebied te markeren die een cijfer bevatten die lager is dan een 5,5. Onder “Opmaak” bepaal je zelf hoe die markering er uit komt te zien, bijvoorbeeld roodgekleurd en vetgedrukt.

Het toepassen van een voorwaardelijke opmaak voor cijfers hoger dan een 9 werkt hetzelfde. Alleen geef je Excel in dit geval de opdracht alle cellen te markeren die een cijfer bevatten dat hoger is dan 9.

Eenvoudig de waarden in je werkblad aanpassen

Kom je er na het toepassen van de voorwaardelijke opmaak achter dat je een toetscijfer verkeerd hebt ingevuld? Geen probleem. Als je de waarde van een cel in het geselecteerde gebied aanpast, past de voorwaardelijke opmaak zich hierop aan.

Exceltip: voorwaardelijke opmaak in 90 seconden

Ben je benieuwd hoe het toepassen van voorwaardelijke opmaak er in de praktijk uitziet? In onderstaand filmpje laten we je in 90 seconden zien hoe je formules met voorwaardelijke opmaak kunt gebruiken in Excel.

Workshops

3 oktober: Planning in Excel maken en beheren
18 oktober: Basisformules en functies in Excel
24 oktober: Rapporteren en analyseren in Excel
7 november: Gevorderden in Excel
14 november: Macro’s/VBA in Excel

Excelvragen?

Wil je meer weten over het gebruiken van formules met een voorwaardelijke opmaak of heb je een andere Excelvraag? Neem dan contact met ons op.

100 bestanden van verschillende organisaties handmatig samenvoegen en analyseren. Deze werkzaamheden kostte onze klant JB Lorenz voorheen een werkdag. Dankzij onze maatwerkoplossing neemt dit nu slechts 5 minuten in beslag.

Op jaarbasis bespaart ons document de organisatie 12 werkdagen. 

JB Lorenz is een expertbureau dat zich richt op de ondersteuning van gemeenten en zorgorganisaties. Eén van hun zorgregio’s wilde onderzoeken welke zorg door de zorgaanbieders was uitgevoerd. Hiervoor zouden ongeveer 100 zorgorganisaties iedere maand een bestand invullen. Aan JB Lorenz de taak deze documenten samen te voegen en te analyseren.

Het handmatig uitvoeren van deze handelingen kostte JB Lorenz te veel tijd. Daarom vroegen ze ons een oplossing te bedenken waardoor deze werkzaamheden sneller, efficiënter en minder foutgevoelig konden worden uitgevoerd. Ter Zake Excel heeft voor de zorgorganisaties een invuldocument met ingebouwde controles gemaakt. Daarnaast ontwikkelden we een bestand waarin deze documenten met één druk op de knop konden worden samengevoegd en er een rapportage van werd gemaakt.

De klant aan het woord

“Ik werk regelmatig met Jort samen om ingewikkelde Excelbestanden tot stand te brengen. Jort is een heel betrouwbaar en gedegen persoon en is bovendien heel prettig in de omgang.

Niet alleen is hij een uitstekende consultant die complexe vraagstukken weet te vertalen in handzame en praktische Excelsheets, maar hij is ook nog eens een uitstekende docent die groepen mensen naar een hoger kennisniveau weet te tillen. Ik hoop dat Jort nog lang een samenwerkingspartner blijft van JB Lorenz.”

Excelvragen?

Heb je in jouw organisatie te maken met tijdsintensieve handelingen en ben je benieuwd of deze efficiënter kunnen worden opgelost met behulp van een maatwerk Exceloplossing van Ter Zake Excel? Neem dan contact met ons op. We onderzoeken graag of waar we Excel in jouw organisatie kunnen inzetten.