In één oogopslag het verlof van uw medewerker inzichtelijk.

De vakantiedagen van uw medewerkers registreren in uw bestaande jaarplanning of vakantieplanning.
Maakt u een vakantieplanning, dan noteert u als kolomwaarden de weken of dagen en als rijwaarden de namen van uw medewerkers.

U voert voor elke medewerker een “V” in op de dagen dat hij of zij vakantie / verlof wilt opnemen. Via voorwaardelijke opmaak geeft u de “V” een kleur. U ziet nu in één oogopslag wanneer medewerkers afwezig zijn.

Wilt u weten hoeveel medewerkers er afwezig zijn op een specifieke dag of week? Voeg een extra rij toe aan uw planning en voeg de formule AANTALLEN.ALS in, met als bereik alle cellen van die kolom waarvoor u de verlofdagen wilt controleren. Zodra u bij criterium de waarde “V” invult, ziet u hoeveel medewerkers er per week of dag verlof hebben.

Weten of u geen onderbezetting heeft? Tel dan de blanco regels door als criterium “” in te vullen bij dezelfde formule.

U kunt ook gebruik maken van ons urenregistratie sjabloon. Deze download u hier gratis.  Voor een sjabloon op maat, voorzien van uw logo en eigen wensen, neemt u contact met ons op.

voorkant-ebook-tze-551x780

Werken met Excel is eenvoudig, effectief en het levert u veel tijdswinst op. Dan is het wel belangrijk dat u weet hoe het werkt.
Excel helpt u uw doelen te realiseren. Vaak verbruikt u kostbare uren omdat u Excel nog niet optimaal gebruikt. Het is de hoogste tijd om daar verandering in aan te brengen.

Download het gratis e-book van onze website.
Hierin leest u handige tips over: reeksen, sjablonen, formules, grafieken, sneltoetsen en nog veel meer. Het ondersteunt u in het vergemakkelijken van uw dagelijkse werkzaamheden.

Download hier ons gratis e-book

Nationale gehaktdag

Onze Nationale Gehaktdag ofwel de ‘Verantwoordingsdag’ staat weer voor de deur. 18 mei, de derde woensdag in mei, is de datum waarop het kabinet verantwoording aflegt over beleid en financiën. De Rijksoverheid en de ministeries presenteren dan hun jaarverslagen aan de Tweede Kamer.

Uitgaven rapporteren

De Verantwoordingsdag hoort eigenlijk bij Prinsjesdag (derde dinsdag van september) van anderhalf jaar eerder. Zo laat het Kabinet op 18 mei 2016 zien wat er terecht is gekomen van de plannen voor 2015, die op Prinsjesdag 2014 bekend zijn gemaakt.

De Algemene Rekenkamer publiceert haar verslag van de controles op de jaarverslagen. In de jaarverslagen wordt niet alleen gerapporteerd over hoeveel geld er is uitgegeven en waaraan, maar ook welke concrete doelen men wilde bereiken en hoeveel er in het afgelopen jaar is bereikt.

Uw eigen uitgaves rapporteren

Wist u al dat u in Excel gemakkelijk uw budget/ begroting beheert? Download nu gratis het begrotingssjabloon. Dit sjabloon helpt u uw uitgaven versus uw budget inzichtelijk te maken in 1 document!

Wilt u een persoonlijke budgettool / begroting?

budgetbeheersing-300x300Dan bent u bij ons aan het juiste adres. Wij nemen u werk uit handen met een gewenst sjabloon op maat, speciaal toegespitst op uw organisatie.
U kunt natuurlijk ook een cursus volgen om zelf uw budgettool / begroting te maken.

Hiervoor maken wij graag een cursus op maat. Niet alleen voor u, maar ook voor uw collega’s. Na afronding van onze cursus gaat u efficiënt aan de slag met uw werkzaamheden en u zult al snel zien dat u hiermee veel tijd bespaart.

Voor ons wel. Dit komt door onze jarenlange ervaring met Excel én het adviseren en trainen van verschillende opdrachtgevers. Door te doen en te oefenen met Excel gaat het steeds efficiënter en effectiever. Dat geldt voor ons, maar dat kan ook voor u!

Maatwerk Excel

Wij ontwikkelen diverse maatwerkoplossingen voor bedrijven waarbij wij naast advies, ook de medewerkers on-the-job trainen. Maatwerkoplosssingen zoals: een personeelsplanningssysteem, een projectrapportagesysteem of een registratiesysteem en dat alles volledig op maat gemaakt.

U download hier gratis en vrijblijvend één van onze voorbeelden.

Optimaal leereffect

Ook tijdens Excelcursussen zonder voorafgaande maatwerkopdracht werken wij tijdens de training met Excelbestanden uit de werkpraktijk van de cursisten. Dit vergroot het leereffect; cursisten leren sneller en effectiever.

Groei nu al met onze Exceltip

U werkt binnen Excel effectief door gebruik te maken van reeksen.

Indien u een cel selecteert, kopieert u de waarde gemakkelijk naar meerder cellen door te slepen. U ziet een icoontje “Opties voor Automatisch doorvoeren”. Maak het uzelf makkelijk door te werken met Reeksen.

Hoe werkt u met reeksen?

Selecteer de cel waarvoor u een reeks wilt doorvoeren. Klik op de knop Doorvoeren, bij het onderdeel Bewerken op het tabblad Start. U ziet een pop-up menu met alle opties voor het maken van reeksen.

Eerst kiest u of u de reeks wilt weergeven over de rijen of de kolommen.
Daarna kiest u welke type reeks u wilt maken.
U wijzigt hier ook de intervalwaarde en de gewenste eindwaarde.

Type Lineair; hierbij wordt de intervalwaarde steeds opgeteld bij de vorige waarde.

Indien de intervalwaarde op 1 blijft staan en de eindwaarde 10 is, dan krijgt u de lineaire reeks met stapjes van 1. De reeks wordt: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10.
Met intervalwaarde 2 wordt de reeks: 1, 3, 5, 7, 9.

Hierdoor is het aantal cellen die de reeks beslaat niet afhankelijk van het bereik dat u sleept maar van de combinatie intervalwaarde en eindwaarde. Zo heeft de eerste reeks 10 items en de tweede reeks slechts 5.


reeks-300x178Type Groei;
hierbij wordt de waarde steeds vermenigvuldigd met de intervalwaarde.

Als u wederom beginwaarde 1 invult met intervalwaarde 2 en eindwaarde 10, dan krijgt u de reeks: 1, 2, 4, 8.

Voorwaardelijke opmaak

Voor de opmaak van uw planning kunt u gebruik maken van voorwaardelijke opmaak. Op basis van de inhoud van een cel (bijvoorbeeld een code) kunt u de opmaak van een cel vanzelf laten aanpassen. Indien u bijvoorbeeld de “v” van verlof plaatst wordt de kleur automatisch oranje en bij “z” wordt de cel vanzelf rood omdat dit voor ziek staat. U kunt voorwaardelijke opmaak op de volgende manier toepassen:

  • Kies in het menu Start voor Voorwaardelijke opmaak,
  • Selecteer vervolgens Nieuwe regel,
  • Klik op Alleen cellen opmaken met.

U kunt nu er voor kiezen om een cel rood te kleuren op het moment dat een cel een specifieke waarde (z) bevat:

  • Verander “tussen” in “gelijk aan”,
  • Vul in het lege vlak een z,
  • Kies vervolgens via Opmaak voor het menu Opvulling of Patronen,
  • Klik op de kleur rood,
  • Klik vervolgens op Ok,
  • Zie wat er gebeurt als u in de geselecteerde cel een z invult. Vanaf Excel 2007 is er geen limiet meer in het aantal voorwaardelijke opmaken.

Wilt u zelf aan de slag met het maken van een planning? Kijk dan eens naar de instructievideo hoe u een eenvoudige planning maakt. Heeft u een (andere) Excelvraag? Neem gerust contact met ons op.

Komende vrijdag en zaterdag, 11 en 12 maart, kunt u zich weer inzetten voor diverse organisaties tijdens de jaarlijkse actie van het Oranje Fonds NLdoet. Deze grootste vrijwilligersactie in Nederland stimuleert iedereen om een dag(deel) de handen uit de mouwen te steken.

Inzet vrijwilligers

De afgelopen 10 jaar zijn maar liefst 40.000 klussen belangeloos geklaard door 1,5 miljoen mensen. In 2015 waren 300.000 klussers actief bij 7.600 klussen. Maar hoe organiseert u dat allemaal voor uw dorpstuin, buurt- of zorgcentrum met al die vrijwilligers?

Probleemloos organiseren en plannen

Via NLdoet stellen klushulpen zich voor verschillende activiteiten beschikbaar. Ter Zake Excel biedt tips (en traint) om Excel effectief in te zetten voor bijvoorbeeld: uw planning van alle activiteiten of de inzet van vrijwilligers. Een goede voorbereiding is het halve werk en er moet heel wat gecoördineerd worden om de actie nu én ook volgend jaar probleemloos te laten verlopen.

Het maken van een planning (in Excel) klinkt gemakkelijk. Maar wat wilt u precies plannen? Welk overzicht wilt u hebben? Wilt u een activiteitenplanning als resultaat hebben of een overzicht in personele bezetting?

Projectindeling (Exceltip!)

Een Excelwerkblad is ingedeeld in kolommen en rijen. Op de rijen zet u vaak de gegevens die overvloedig zijn. Maar bij het indelen van uw Excelwerkblad is het ook verstandig om niet alleen naar uw gegevens te kijken, maar ook naar uw doelgroep, of u het bestand wilt gaan printen enzovoorts.

Kolommen en rijen

Als u projecten gedurende een tijdsduur wilt monitoren dan zet u vaak de activiteiten onder elkaar, in rijen. De tijd zet u dan als dagen, weken of maanden in verschillende kolommen. Een voorbeeld hiervan ziet u in ons te downloaden sjabloon Projectplanning.

Indien u liever wilt weten of er per activiteit voldoende bezetting is, dan kunt u opnieuw de activiteiten onder elkaar opsommen. U kunt dan in een kolom het benodigd aantal personen achter elke activiteit invullen. In een aantal kolommen daarachter kunt u eventueel de verschillende medewerkers selecteren via een drop-down menu en bij de specifieke projecten/activiteiten hun beschikbare uren invullen.

Filteren

Bovenstaande indelingen zijn handig als u op activiteiten wilt filteren. De activiteiten staan immers op de rijen vermeld. Zou u op (soort) medewerkers willen filteren, dan kunt u beter deze gegevens op de rijen zetten en de activiteiten in de kolommen opnemen. Kortom, er is veel mogelijk als u weet wat u wilt hebben. Uw output bepaalt uw input.

Opbouwen document

Waar dient u nog meer rekening mee te houden bij het maken van een planning of een ander goed opgebouwd Exceldocument?

  • Houd overzicht door het aantal werkbladen waarmee u werkt te beperken. Maak liever op het werkblad met gegevens een extra kolom aan.
  • Zorg ervoor dat u één werkblad heeft met daarin de invoergegevens. Als u altijd alle gegevens in één werkblad hebt staan, dan wordt het een stuk eenvoudiger om hiernaar te verwijzen in uw formules. Maak één werkblad met invoergegevens, één met tabellen / formules en eventueel één met grafieken. Op die manier minimaliseert u het aantal werkbladen en houdt u goed overzicht.
  • Plaats per kolom slechts één gegevensvraag. Door in het invoerwerkblad per kolom niet meer dan één gegevensvraag weer te geven, wordt het een stuk eenvoudiger om met behulp van formules aantallen te berekenen of te filteren. Noteer bijvoorbeeld voor een adres in twee afzonderlijke kolommen de straatnaam en het huisnummer. Mocht het nodig zijn dan kunt u deze altijd nog samenvoegen. Splitsen is altijd lastiger.

Heeft u een Excelvraag? Neem dan contact met ons op.

Ter Zake Excel staat voor betrouwbaar resultaat!

Ter Zake Excel levert u overzicht en inzicht. U ontdekt het scala aan mogelijkheden dat Excel biedt. Met die informatie kunt u uw vaardigheden uitbreiden en boekt u gegarandeerd resultaat.

Als u besloten heeft om weer te gaan studeren en u googelt op de term cursussen dan krijgt u nogal wat zoekresultaten. Zelfs meer dan 1 miljoen! Wanneer u uw zoekactie vervolgens toespitst op het zoekwoord Excelcursussen dan zijn het nog steeds meer dan 300.000 zoekresultaten. Best lastig dat zoeken dus.

Excellente opleider

Voor bedrijven, organisaties en gemeenten is het belangrijk om met een ter zake kundig en betrouwbare opleider te werken. Ook al maken medewerkers zelf een keuze voor een opleider in het kader van hun POP (persoonlijk ontwikkelplan), u wilt wel weten wat voor vlees u in de kuip heeft. De mening van anderen is vaak de allerbeste referentie. The proof is in the pudding!

Maatwerkcursus Excel

Al jaren leiden wij medewerkers op binnen diverse organisaties. Wij zeggen niet alleen dat we maatwerk leveren, wij doen dit ook daadwerkelijk. Na een instaptoets bepalen wij het individuele kennisniveau van de cursist. Wat weet men al? Welke hiaten zijn er? Vervolgens werken wij tijdens de cursus met eigen bestanden uit de werkpraktijk van de deelnemers. Ook in de cursushandleidingen gebruiken wij Excelbestanden uit de eigen werkomgeving.

Zoeken in Excel (Exceltip!)

Soms wilt u een woord zoeken in een hele lijst met gegevens. Of misschien wilt u een woord dat vaker voorkomt zoeken om te vervangen? U kunt dan gebruik maken van Zoeken (en evt. Vervangen) bij Start, Bewerken. Of u gebruikt de toetsencombinatie Ctrl en H.

Zoeken in kolommen

Als u in een tabel een waarde wilt opzoeken die hoort bij een bepaalde waarde in een kolom, gebruikt u de formule: VERT.ZOEKEN. Zie tabblad Formules, bij Functie invoegen of bij Zoeken en verwijzen.

Uiteraard willen wij in een lijst met cursussen de naam van het bedrijf vinden die de Excelcursus verzorgt.

Voor deze formule vult u vier velden in:

  • In de eerste staat de zoekwaarde. Dit kan bijvoorbeeld de waarde “Excelcursus” zijn, maar ook een verwijzing naar een cel (cel F2) waarin u de waarde “Excelcursus” heeft genoteerd.
  • In het tweede veld staat het tabelbereik waarin u wilt gaan zoeken. Dit kan een tabel van 30 rijen zijn met daarin in kolom A het Soort cursus, in kolom B het Aantal bijeenkomsten, in kolom 3 de Prijs en in kolom 4 de Organisatienaam.
  • Bij Kolomindex_getal vult u het getal in van de kolom waaruit u de waarde wilt ophalen. De waarde bij KolommenIndex_getal is in dit geval het getal 4 Organisatienaam.
  • Bij Benaderen kunt u kiezen tussen WAAR en ONWAAR. Dit laatste veld is niet verplicht. Als u het veld leeg laat, dan wordt automatisch de waarde WAAR gehandhaafd en wordt de best mogelijke waarde gevonden. Bij ONWAAR wordt er gezocht naar de exacte overeenkomt. Wij vullen nu ONWAAR in.

De formule wordt dan als volgt:

  • =VERT.ZOEKEN(“Excelcursus”;A1:D30;4;ONWAAR) OF
  • =VERT.ZOEKEN(F2;A1:D30;4;ONWAAR)

Zoeken in rijen

Met behulp van Horizontaal zoeken (HORIZ.ZOEKEN) kunt u zoeken in rijen in plaats van kolommen. KolomIndex_getal verandert dan in Rij-Index_getal en vraagt dus in welke rij u de waarde wilt opzoeken.

Meer weten?

Komt u er toch niet (helemaal) uit? Of heeft u vragen of advies nodig over een Excelprobleem? Neem contact met ons op.

Ter Zake Excel staat voor betrouwbaar resultaat!

Ter Zake Excel levert u overzicht en inzicht. U ontdekt het scala aan mogelijkheden dat Excel biedt. Met die informatie kunt u uw vaardigheden uitbreiden en boekt u gegarandeerd resultaat.

Als u focust op kosten, gaat de kwaliteit omlaag.

Als u focust op kwaliteit, gaan de kosten omlaag.

Wij wensen u allereerst natuurlijk het allerbeste voor het nieuwe jaar. 2016 is inmiddels al weer een paar dagen oud. Misschien heeft u een aantal dagen vakantie gehad of bent u zelfs de gehele Kerst- en Oud en Nieuwperiode vrij geweest. Het werk zal er niet minder om zijn.

Het is misschien allemaal op uw bureau blijven liggen. Of er zijn zelfs al weer nieuwe klussen bijgekomen die om uw aandacht vragen. Om effectief en efficiënt van start te gaan hebben wij daarom een aantal handige Exceltips voor u verzameld. Korte en praktische tips waarmee u sneller met Excel aan de slag kunt.

10 handige Exceltips!

  1. Bepaal allereerst uw doel en daarmee de indeling van uw Excelbestand
  2. Bewaar overzicht door zoveel mogelijk informatie in één werkblad te zetten en daardoor het aantal werkbladen te beperken
  3. Hou goed overzicht door per kolom slechts één gegevensvraag af te handelen, waardoor u gemakkelijk kunt filteren of rekenen
  4. Maak uw Excelbestand overzichtelijk door alle gegevens in één werkblad in te voeren (om verwijzingen naar te maken)
  5. Zet in het Excelwerkblad de formule =CEL(“bestandsnaam”), zodat u ook op een printafdruk de titel en het bestandspad van uw bestand weet.
  6. Wanneer u datums gebruikt in een kolom en u wilt alleen werkdagen gebruiken: Zet in cel A1 een datum en vul een extra datum in. Selecteer beide cellen en kopieer deze vervolgens door tot de gewenste cel. Klik op het info-label en geef aan Weekdagen doorvoeren.
  7. Om te kunnen bladeren tussen sheets kunt u volstaan met de toetsencombinaties: CTRL + PAGEUP of CTRL + PAGEDOWN
  8. Wilt u gegevens uit cel A11 ophalen uit een ander werkblad (bijv. Brontabblad), gebruik dan de formule =Brontabblad!A11
  9. Gebruik Ctrl 1 om Celeigenschappen te wijzigen
  10. Met de toetscombinatie Ctrl + apostrof kunt de inhoud van de cel erboven overnemen

Slim starten met Excel in 2016?

Wilt u meer weten over Excel? Neem contact met ons op. Wij maken maatwerkoplossingen én geven cursussen zodat u ook zelf efficiënt aan de slag kunt. Heeft u een Excelvraag? Ook dan zijn wij u graag van dienst.

Ter Zake Excel staat voor betrouwbaar resultaat!

Ter Zake Excel levert u overzicht en inzicht. U ontdekt het scala aan mogelijkheden dat Excel biedt. Met die informatie kunt u uw vaardigheden uitbreiden én boekt u gegarandeerd resultaat.

Als u focust op kosten, gaat de kwaliteit omlaag.

Als u focust op kwaliteit, gaan de kosten omlaag.