Excel celeigenschappen

Een mooi opgemaakt werkblad in Excel, dat wil iedereen. Je manager vind het overzichtelijk, je collega’s weten waar ze moeten kijken en de klant verwacht een duidelijke rapportage.
Maar, hoe doe je dat eigenlijk?

Als je naar de celeigenschappen van een willekeurige cel gaat (via rechtermuisknop op een cel en dan vervolgens Celeigenschappen aanklikken of de sneltoets Ctrl 1) zie je vijf tabbladen waarmee je een cel kunt opmaken, te weten:

•             Getal

In dit tabblad kun je aangeven wat de waardesoort is van één of meerdere cellen. Voorbeelden hiervan zijn getal, valuta en datum.

•             Uitlijning

Het is mogelijk om de tekst horizontaal en / of verticaal uit te lijnen. Verder zijn er in dit tabblad nog de mogelijkheden om tekst te laten teruglopen, passend te maken, cellen samen te voegen en de richting van de tekst te bepalen.

•             Lettertype

Hier is het mogelijk om het lettertype en de lettergrootte van één of meerdere cellen aan te passen.

•             Rand

Bij het tabblad Rand is het mogelijk om een rand om de cellen te plaatsen.

•             Opvulling

Bij dit tabblad kun je een kleur of patroon geven aan de achtergrond van een cel. Het is mogelijk om twee kleuren aan één cel te geven. Dit doe je via de optie Opvuleffecten.

Bedenk dat het mogelijk is om de celeigenschappen aan te passen voor meerdere cellen, kolommen en / of rijen tegelijk.

Een jubileum in Excel uitrekenen doe je aan de hand van formules. Zo laat je Excel uitrekenen wanneer iemand bijvoorbeeld 12,5 jaar in dienst is, 50 jaar wordt, een zilveren huwelijk heeft of een pensioen leeftijd bereikt.

Formule datum maand en dag in Excel

Het uitrekenen van een 12.5 jarig dienstjubileum doe je als volgt.

Stel dat de datum in dienst in cel A1 staat (1-5-2010) en in cel B1 wil je uitrekenen wanneer iemand 12,5 jaar in dienst is dan kun je de volgende formule invoeren:
=DATUM(JAAR(A1)+12;MAAND(A1)+6;DAG(A1))
Bij het huidige jaar wordt er 12 (jaar) bij opgeteld en bij de maand 6 maanden (ofwel een halfjaar).

Het resultaat in cel B1 is dan 01-11-2022.

Wil je ook meer van dit soort formules leren. Neem dan met ons contact op voor een cursus op maat in Excel.

Wil jij weten op welke datum jouw project afgerond is? In de praktijk loopt men veel aan tegen het rekenen met datums in Excel. Na het lezen van bijgaande tip is dat verleden tijd.

Datum formules binnen Excel

We nemen als uitgangspunt dat je een startdatum hebt, de “tijdsduur” weet en daarvan wilt weten wat de einddatum is.
Stel je start een project op 01-02-2017 (ingevoerd in cel A1) dit project kent een doorlooptijd van 90 (ingevoerd in cel B1) werkdagen. Het is dan handig als Excel voor jou uitrekent wanneer je het project afgerond hebt.

De formule die je hiervoor gebruikt is
=WERKDAG(A1;B1)

Wat doet deze formule in Excel?
Met deze formule wordt bij de startdatum 90 dagen (cel B1) opgeteld en worden daarbij de weekenddagen (zaterdag en zondag) overgeslagen, hierdoor wordt het resultaat 7 juni 2017.

Excel sneltoetsen Ter Zake Excel

Wij startte het jaar met een kalender, voorzien van Exceltips. Heb jij deze niet ontvangen? Download hem hier alsnog.
Werk jij veel met Excel en wil jij hier tijd mee besparen? Onderstaand geven wij jou 4 extra tips waarmee je jouw vaardigheden verbetert.

Tekst samenvoegen in Excel

Gebruik een formule om tekst samen te voegen in Excel.
In onderstaand voorbeeld wil ik uit 3 cellen de tekst in 1 cel samengevoegd hebben.

 

CEL A1                         CEL B1                               CEL C1                                  CEL D1
Ter                                 Zake                                    Excel

Gebruik het ampersandteken (&) in je formule in cel D1 en maak de formule als volgt =A1&B1&C1 . Het resultaat is nu TerZakeExcel.

Niet altijd wil je alles samengevoegd, maar een spatie tussen je samenvoeging hebben. Gebruik hiervoor een dubbel aanhalingsteken, een spatie en nogmaals een dubbel aanhalingsteken. De formule wordt dan =A1&” “&B1&” “&C1 .
Het resultaat in cel D1 is nu Ter Zake Excel.

Duplicaten verwijderen in Excel

Heb je een (samengevoegd) bestand waar je de dubbele waardes uit wilt halen? Gebruik de functie duplicaten verwijderen in Excel.

In onderstaand voorbeeld heb ik een kolom met e-mail adressen.

info@terzake-excel.nl
jort@terzake-excel.nl
info@terzake-excel.nl
claudia@terzake-excel.nl
info@terzake-excel.nl

Om te voorkomen dat info@terzake-excel.nl meerdere keren dezelfde e-mail ontvangt, gebruik ik de functie duplicaten verwijderen.
Ga naar gegevens, duplicaten verwijderen en kies de kolom waarop je de functie wilt toepassen, in dit voorbeeld kolom A, klik op oke.
Ik krijg nu de melding dat er 3 duplicaten zijn gevonden en verwijderd en er 3 unieke waarden over zijn.

Overzichtelijke werkbladen in Excel

Wen jezelf er aan om je werkblad altijd direct een naam te geven. Dat maakt het niet alleen overzichtelijk voor jou en je collega’s, maar ook formules makkelijk leesbaar.
Je past de naam aan door te dubbelklikken op de tekst van het werkblad.

In onderstaand voorbeeld zie je dat de eerste 3 werkbladen direct vertellen welke informatie waar te vinden is, terwijl de laatste 3 tabbladen de standaard invulling van Excel geven.

Werkblad Excel Worksheet

 

Engelstalige Excel versie en Nederlandstalige Excel versie

In Nederland werken mensen met zowel de Nederlandstalige versie van Excel als de Engelstalige versie van Excel. Vrij onhandig als je de functies en formules in het Nederlands wel kent, maar dan ineens met de Engelse versie moet werken. Of wellicht heb jij collega’s die met weer een andere taal versie van Excel werken? Excel translator biedt jou de oplossing. Hier laat je gratis formules en functies vertalen.

Ter Zake Excel in 2016

Het jaar is bijna voorbij en Ter Zake Excel blijft in ontwikkeling. In 2017 hebben we weer volop nieuwe Exceltips voor jou op de planning staan en mooie nieuwe ontwikkelingen binnen ons bedrijf.

Workshops Excel

Wij hebben reeds een aantal succesvolle workshops achter de rug. Je kunt je al inschrijven voor de volgende workshops in 2017:
11 Januari workshop plannen in Excel
26 Januari workshop beveiliging in Excel
8 Februari workshop macro’s / VBA codes in Excel

Excel documenten

In 2016 zijn er nieuwe documenten ontwikkeld. De nieuwe projectplanning, contentplanning en vakantieplanning zijn daar mooie voorbeelden van, welke gemiddeld beoordeeld worden met een 8!

Excel cursussen

Diverse bedrijven, maar ook particulieren, zijn door ons bijgeschoold met de mogelijkheden van Excel. Van deze enthousiaste cursisten kregen wij een gemiddelde beoordeling van een 8,5. Een resultaat waar wij oprecht trots op zijn!

Exceltip cadeau

December is dé feestmaand van het jaar. Wij vinden dit een cadeautje waard. Daarom krijgen onze nieuwsbrieflezers een gratis bureaukalender* voorzien van Exceltips. Wil jij deze kalender? Klik dan op onderstaande button en laat je gegevens achter.

* Wees er snel bij want op=op.

ONTVANG EEN GRATIS BUREAUKALENDER MET EXCELTIPS

24 november is het ‘Verander je Wachtwoorden Dag.’ Voor bijna elke applicatie, service en bestelaccount waar we inloggen, is een eigen gebruikersnaam en wachtwoord nodig. Op 24 november wil wachtwoordbewust mensen bewust maken van de veiligheid van hun wachtwoorden.

Ook binnen Excel kun je werken met wachtwoorden ter beveiliging. Maar is dat wel zo veilig als wij denken?

Beveiliging in Excel (Exceltip!)

Om ervoor te zorgen dat mensen geen misbruik maken van of onbedoeld wijzigingen aanbrengen aan je Excelbestand, kun je het werkblad beveiligen.

Beveilig je werkblad als volgt:

  • selecteer de cellen die aangepast mogen worden na beveiliging;
  • kies vervolgens Celeigenschappen;
  • klik op het tabje Bescherming;
  • haal het vinkje weg bij Geblokkeerd, en sluit af met Ok;
  • ga naar het menu Controleren en klik bij Wijzigingen op de knop Blad beveiligen OF geef een rechtermuisklik op het tab van uw werkblad en kies Blad beveiligen.

Het werkblad is nu beveiligd, dus niemand kan aan de gegevens komen…. Of toch wel?

Excel bestanden zijn, net als vele andere bestanden, ALTIJD te kraken! Hierdoor zijn vertrouwelijke gegevens extern nooit 100% veilig, ondanks een beveiliging.

Er zijn diverse manieren om je bestanden zowel intern als extern zo veilig mogelijk te maken. Weten hoe veilig jouw bestand is? Speciaal voor nieuwsbrieflezers controleren wij gratis je bestand én brengen hier een advies over uit. Stuur het bestand met begeleidende e-mail op naar info@terzake-excel.nl o.v.v. nieuwsbrieflezer actie beveiliging.

20 oktober het de Internationale dag van de statistiek. Die dag laten bedrijven aan statistiekbureaus (zoals in Nederland het CBS) zien wat ze nu eigenlijk doen. Een statistiek maakt u met de juiste formules en berekeningen gemakkelijk binnen Excel.

Excel kent diverse handige statistische formules. Voorbeelden van statistische formules zijn;* De formule aantal, waarmee je bepaalt hoeveel cellen er in een bereik zijn gevuld met een getal.
* De formule aantallen.als, waarmee je binnen een bereik bepaalt hoeveel rijen overeenkomen met de gestelde criteria.

Hoe je deze formules toepast bekijk je in onze korte film. Bekijk nu de uitleg van de formule aantal of van aantallen.als.

Twee andere handige statistische formules zijn Kleinste en Grootste. In onderstaande tip leggen we uit hoe deze worden toegepast.

Exceltip: statistische formule kleinste of grootste

Soms kan het handig zijn om te weten wat de kleinste of juist de grootste waarde is in een bereik met getallen. Bijvoorbeeld omdat je wilt weten wat de grootste order is of wat het minste aantal klachten op een dag is.

De formule Grootste kijkt naar de grootste waarde. Deze formule kent twee invulvelden (functieargumenten); Matrix en K.
Bij matrix geef je het bereik aan waarbinnen je wilt weten wat het grootste getal is.

Bij K geef je de waarde aan die je wilt weten. Een 1 staat voor de grootste waarde, een 2 de op één na hoogste waarde enzovoort.
De formule Kleinste kijkt naar de kleinste waarde. Deze formule werkt op dezelfde wijze als grootste. Hier staat een 1 bij K voor de kleinste waarde en een 2 de op één na kleinste waarde enzovoort.grafiek-excel-300x300

Plannen in Excel

Vrijdag 16 september is de Keep it clean day. Die vrijdag loopt u naar buiten, pakt de rotzooi van de grond en stopt het in de prullenbak. Keep it clean!

Met deze nieuwsbrief houdt u ook na 16 september alles schoon.
Laten we beginnen met de stoffige onderwerpen, waar Boekhouden en Excel veelal onder vallen. Boekhouden en Excel gaan hand in hand. De meeste boekhouders en ZZP’ers zullen dit herkennen.
Maar pfff, wat een onderwerp. Veel administratie, hoop rompslomp en dus tijdrovend. Niet nadat u onze workshop urenadministratie in Excel hebt gevolgd!

Schrijf u nu in!  Workshop Urenadministratie in Excel (voor ZZP’ers) op vrijdag 11 november op het Agro Businesspark te Wageningen.

Deze worskhop is ontwikkeld met de input van ZZP’ers en boekhouders. Lees hier meer over de workshop.

Voor 345 euro (vrijgesteld van BTW) ontvangt u een certificaat, doet u zelf uw urenadministratie en facturatie én heeft u tijd over voor de schoonmaak!

Exceltip Keep it clean in Excel

Binnen Excel overbodige spaties? Deze spaties kunnen voor onverwachte problemen zorgen tijdens filteren en sorteren.
U verwijdert deze spaties met de formule SPATIES.WISSEN. Zet de formule in een lege cel in een andere lege kolom. Selecteer de cel waarvan u de spaties wilt verwijderen en geef een enter.
De overbodige spaties zijn nu verwijderd. Kopieer vervolgens deze cellen en plak de inhoud als Waarde (kopiëren, plakken speciaal, waarden) naar de kolom waar u de waarden wilt hebben.

Plannen in Excel

Leer plannen in Excel voor 245 euro, vrijgesteld van btw! Schrijf u in en ontvang als nieuwsbrieflezer 50 euro korting.


inschrijving-workshop-300x300Wanneer en waar?
De workshop wordt gegeven op woensdag 12 oktober, van 13:00-16:30 in het Postillion hotel te Bunnik.

Wat en wie?
Tijdens de workshop leert onze Excelspecialist Jort van Woggelum u hoe u een planning maakt in Excel. Een voorbeeld bekijkt u hier.

Projectplanning

Uw eigen logo, extra leden of kolommen toevoegen aan het projectplanningsdocument? Nu voor 395 euro, exclusief btw! Interesse? Neem contact met ons op.

Gratis projectplanningsdocument

Ons projectplanningsdocument is beoordeeld met een 8! Een mooi resultaat. Maar alleen het beste vinden wij goed genoeg, daarom hebben we speciaal voor u een nieuwe projectplanning ontwikkeld. Deze is wederom gratis te downloaden.

In de zomermodus?

Heeft u zoveel tijd over dat u later begint en eerder naar huis kan gaan? Is de bekende zomermodus al ingegaan bij u? Waarschijnlijk niet. In de drukte van alledag vergeten we weleens dat het zoveel eenvoudiger kan. Met Excel bijvoorbeeld.

Onze cursussen en oplossingen zijn daar het bewijs van. Het brengt u en uw collega’s veel tijdsbesparing en maakt het werk makkelijker.
Nu denkt u wellicht: “Excel, is dat geen verleden tijd?” Zeker niet! Excel is een veelzijdig programma waar iedereen mee werkt.

Waarom er dan diverse software wordt geïmplementeerd? Om alles inzichtelijk te houden. Het exportbestand valt terug op Excel, een optimale koppeling dus met diverse software.

Een export bestand overzichtelijk exporteren in Excel?

Vanuit een databaseprogramma exporteert u gegevens door ze op te slaan als een .CSV-bestand. In een .CSV-bestand ziet u in Excel alle gegevens binnen 1 kolom, gescheiden met spaties of een komma.

Open een leeg Excel document en ga naar Gegevens, Externe gegevens en klik op het icoon Van Tekst. U kiest nu het .CSV-bestand van uw schijf. Hierna krijgt u de “importwizard”. Meestal laat u “Gescheiden” aangevinkt staan. U klikt nu op Volgende.

In het tweede gedeelte van de importwizard geeft u aan hoe uw gegevens gescheiden zijn. (bijvoorbeeld; tab, spatie of komma). Klik op Volgende. In het derde deel van de importwizard kunt u de verschillende kolommen een aparte opmaak meegeven. Dit mag, maar u kunt dat ook later in uw Excelbestand doen. Klik op Voltooien en uw gegevens staan overzichtelijk in Excel.

Heeft u het .CSV-bestand al geopend in Excel? Dezelfde truc werkt als u de betreffende kolom selecteert en dan via Gegevens, Hulpmiddelen voor gegevens kiest voor Tekst naar Kolommen. Hier doorloopt u alsnog de drie stappen van de wizard.
Vergeet uw .csv bestand niet op te slaan als Excel bestand, zodat uw eventuele wijzigingen worden doorgevoerd.

vakantie1-150x150