Kritisch kijken naar je Excelbestand!
Open eens een Excelbestand dat je regelmatig gebruikt. Niet om alleen naar de uitkomst te kijken, maar om te beoordelen hoe het bestand eigenlijk is opgebouwd. Weet je waar de data vandaan komt? Begrijp je de formules nog? En kan een collega het bestand gebruiken zonder jouw uitleg? Als je bij één van deze vragen twijfelt, is dat geen probleem, maar wel een signaal. In deze inspiratiebrief lees je in zes stappen hoe je als Excelgebruiker kritischer naar je eigen bestanden kijkt en waar je direct op kunt letten.
Veel leesplezier!
Kritisch kijken, begin met deze stappen in Excel
STAP 1
Controleer de invoer. Kijk eerst waar je data vandaan komt. Wordt de data handmatig gekopieerd uit een ander bestand, geëxporteerd uit een systeem of automatisch ingeladen? Vooral handmatige invoer en kopieer acties zijn foutgevoelig. Controleer daarom of de bron duidelijk is, of kolommen steeds dezelfde naam en volgorde hebben en of er geen losse correcties tussen de ruwe data staan. Bedenk dat je data ook kunt ophalen met behulp van VBA, de kans op fouten wordt een stuk kleiner en het bespaart je enorm veel tijd.
STAP 2
Beoordeel de berekeningen. Hier kijk je naar de formules, hulpkolommen en eventuele koppelingen. Zijn de formules nog logisch te volgen? Worden dezelfde berekeningen op meerdere plekken (onnodig) herhaald? En zijn er cellen waar formules zijn overschreven door vaste waarden? Formules beveiligen is in 99% van de gevallen een must, je wilt niet dat bewust of nog erger, onbewust formules worden verwijderd.
STAP 3
Bekijk de output. De output is het rapport, dashboard of overzicht dat je uiteindelijk gebruikt. Controleer of deze informatie duidelijk antwoord geeft op de vraag waarvoor het bestand is gemaakt. Staan de belangrijkste cijfers direct in beeld? Zijn grafieken en tabellen begrijpelijk? En is duidelijk welke periode, selectie of filter wordt gebruikt? Een mooie rapportage is niet automatisch een goede rapportage. De gebruiker moet snel kunnen zien wat de cijfers betekenen en welke actie daar eventueel uit volgt. Handmatig werk zou daarbij niet nodig moeten zijn. Gebruik Gegevensvalidatie of de formule Filter om de gebruiker zelf snel overzicht te laten krijgen.
STAP 4
Misschien wel één van de belangrijkste stappen. Controleer de structuur van het bestand. Kijk of het bestand logisch is opgebouwd. Staan invoer, berekeningen en rapportage netjes gescheiden, of loopt alles door elkaar heen? Een bestand wordt snel kwetsbaar als ruwe data, hulpkolommen, formules en eindrapportages op dezelfde werkbladen staan. Een duidelijke structuur helpt je om fouten sneller te vinden en maakt het bestand makkelijker te onderhouden. Hanteer één type werkblad voor je data, één voor je tabellen, één voor je grafieken en één voor je instellingen. Zet daarbij een nieuwe tabel ook altijd op een nieuw werkblad.
STAP 5
Beoordeel de handmatige stappen. Vraag jezelf af welke acties je telkens opnieuw uitvoert. Kopieer je gegevens uit andere bestanden? Pas je filters handmatig aan? Verplaats je kolommen of werk je vaste waarden bij? Elke handmatige stap kost tijd en vergroot de kans op fouten. Als je dezelfde handeling regelmatig herhaalt, is dat vaak een goede kandidaat om te automatiseren of slimmer in te richten. Dat kan met behulp van VBA, bijna alles wat je handmatig doet kun je automatiseren, zo bespaar je tijd en wordt de kans op fouten kleiner.
STAP 6
Test de overdraagbaarheid. Een goed Excelbestand is niet alleen voor jou begrijpelijk, maar ook voor een collega. Open het bestand alsof je het voor het eerst ziet of laat het door collega’s testen. Is duidelijk waar nieuwe data moet worden toegevoegd? Begrijp je welke tabbladen belangrijk zijn? Zijn formules en rapportages logisch genoeg om zonder extra uitleg te gebruiken? Als het bestand alleen werkt omdat jij precies weet waar je moet klikken, is dat een risico. Zeker bij terugkerende rapportages, vakanties of overdracht naar een collega.
En nu mag jij aan de slag met Excel!
Pak een Excelbestand dat je regelmatig gebruikt en bekijk het eens niet als gebruiker van de uitkomst, maar als beheerder van het proces. Kijk kritisch naar de structuur, de handmatige stappen en de overdraagbaarheid. Kom je er niet uit of wil je gewoon advies? Neem contact met ons op.
Deel dit Artikel