Zo zet jij AI en Excel in zodat het werkt!
AI en Excel! Artificial Intelligence, oftewel kunstmatige intelligentie, kom je in het dagelijks leven steeds meer tegen. Niet alleen wanneer je tante op haar profielfoto ineens verdacht veel lijkt op een personage uit een televisieserie, maar ook in het zakelijke leven. Zo kan je AI ook toepassen wanneer je aan het werk gaat in Excel.
Vraag jij je nu af hoe precies? Dan heb je de juiste inspiratiebrief voor je neus. Wij geven je een paar tips over hoe je AI gebruikt wanneer je aan de slag gaat in Excel.
Veel leesplezier!
Prompten (Excel en AI tip)
Prompten lijkt soms wel een toverwoord. En eerlijk is eerlijk, als je met AI en Excel werkt, is het ook behoorlijk belangrijk. Niet omdat AI alles meteen goed begrijpt, maar juist omdat AI zonder context alle kanten op kan gaan. Steeds vaker krijg ik de vraag of je Excelproblemen gewoon aan AI kunt stellen. Dat kan zeker. Maar dan is er wel één belangrijke voorwaarde: je moet heel duidelijk zijn.
Vraag je bijvoorbeeld:
“Maak een formule voor omzet”
Dan weet AI eigenlijk nog steeds niet wat je bedoelt. Gaat het om optellen, filteren, zoeken, totalen per klant, per maand of per product?
Beter is om je situatie stap voor stap uit te leggen.
Doe bijvoorbeeld dit:
Vertel waar je gegevens staan, wat je wilt berekenen, welke voorwaarden je hebt en welke (taal)versie van Excel je gebruikt:
“Ik heb in kolom A de klantnaam, in kolom B de datum en in kolom C de omzet. Ik wil in cel E2 de totale omzet berekenen voor de klant die in D2 staat. Welke formule kan ik gebruiken in de Nederlandse versie van Excel?”
Een goede prompt is vaak al de helft van de oplossing. AI kan veel, maar alleen als jij duidelijk genoeg bent over wat je precies nodig hebt.
AI gebruiken in Excel? Het kan!
Als je regelmatig met Excel aan de slag gaat, ben je het vast gewend om bestanden te maken die dienen voor planningen of rapportages. Maar ja, dit ziet er niet altijd even overzichtelijk uit. Voor je collega’s is het verwarrend wat nu eigenlijk de bedoeling is.
Ter Zake Excel leert je hoe je AI kunt inzetten bij het bouwen van dit soort bestanden. In onze cursus laten we je zien hoe je AI gebruikt bij het automatisch maken van een planning of een rapportage. Het bestand wordt duidelijker zodat de overdracht naar de andere medewerkers in jouw team ineens een stuk beter gaat.
Ben jij nieuwsgierig naar onze training Excel en AI of naar een van onze andere cursussen?
AI en analyses (Excel en AI tip)
AI gebruiken voor analyses? Doe dat vooral, maar niet blind.
AI kan je enorm helpen als je met data werkt. Niet alleen om sneller tot inzichten te komen, maar vooral om structuur aan te brengen, denkfouten op te sporen en resultaten beter uit te leggen.
Maar!
AI is geen automatische controleur. Een antwoord kan logisch klinken en toch niet kloppen. Zeker bij berekeningen, interpretaties of grote datasets moet je dus goed blijven controleren.
AI is dus geen vervanger van Excelkennis. Het is vooral een hele sterke assistent, zolang jij blijft bepalen of de analyse klopt.
Maak je repeterende analyses, laat AI dan een code in VBA schrijven. VBA herhaalt altijd dezelfde stappen en doet geen aannames.
Vragen stellen (AI tip)
Stop met AI meteen om een antwoord te vragen!
Dat klinkt misschien vreemd, want juist snelheid is vaak de reden om AI te gebruiken. Toch zit daar precies het probleem. Als je te weinig context geeft, krijg je vaak een antwoord dat op het eerste gezicht goed lijkt, maar net niet past bij jouw situatie.
Zeker bij Excelvragen is dat riskant. Werk je met tabellen, draaitabellen, Power Query, formules of een Nederlandse Excelversie? Dat maakt nogal verschil. Een betere aanpak is om AI eerst vragen te laten stellen. Bijvoorbeeld door aan je prompt toe te voegen:
“Stel mij eerst de vragen die je nodig hebt om een goed antwoord te kunnen geven. Geef nog geen oplossing.”
Hierdoor voorkom je dat AI te snel een standaardantwoord geeft. Je dwingt eerst de juiste context af. In veel gevallen wordt het antwoord daardoor niet alleen beter, maar ook veel beter toepasbaar. Misschien is dat wel de grootste winst van AI: niet sneller antwoorden, maar betere vragen stellen.
Zet jij nog ergens vraagtekens bij?
Wil jij na onze tips zelf gaan puzzelen in Excel, maar loop je even ergens tegenaan? Maak je geen zorgen, bij Ter Zake Excel staan we voor je klaar! Binnen een werkdag krijg je antwoord op al je vragen.
Deel dit Artikel