Wist jij dit al?

Allereerst de beste wensen voor het nieuwe jaar. In deze nieuwsbrief laten we zien welke tips er allemaal op onze site staan. Je kunt tips vinden in de vorm van gifjes, instructiefilms en natuurlijk het sneltoetsoverzicht voor bij de laptop. Heb je een vraag naar aanleiding van deze nieuwsbrief, neem dan contact met ons op.

Snelle Exceltips

We hebben op onze site meerdere korte tips staan in de vorm van gifjes. Zo kun je tips vinden over formules, functionaliteitstips, sneltoetsen en het lint. Wil je alle cellen met daarin Gegevensvalidatie selecteren dan kun je naar het menu start, vervolgens kiezen voor Zoeken en Selecteren en als laatste kiezen voor gegevensvalidatie.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Onze instructiefilms al gezien?

Regelmatig voegen we nieuwe instructiefilms toe, hou dus onze site en ons youtubekanaal in de gaten. Heb je de instructiefilm al gezien met daarin de camerafunctie?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sneltoetsoverzicht voor bij je computer

Al enige tijd geleden hebben een overzicht gemaakt van de sneltoetsen die het meest gebruikt worden in Excel.

Fijne feestdagen!

Het was op zijn zachtst gezegd een roerig jaar. Maar ondanks dat het voor velen een moeilijk jaar was zijn er ook positieve dingen gebeurd en kijken we met veel vertrouwen naar volgend jaar. We zullen ook dan ongeveer twee keer per maand een nieuwsbrief schrijven met daarin Exceltips en trucs. En naast ons nieuwe zusje Ter Zake Kwaliteit zijn we ook druk bezig met uitbreiden van onze werkzaamheden naar nieuwe organisaties, maar hierover lees je in 2021 meer. Voor nu wensen wij je fijne feestdagen.

Kleuren in Excel

Voorwaardelijke opmaak ken je wellicht al. Hiermee kun je een cel kleuren op basis van de inhoud van een cel. Wist je dat je in voorwaardelijke opmaak ook kunt werken met formules. Hierdoor kun je een cel kleuren op basis van de inhoud van een andere cel. Selecteer hiervoor de tabel die je wilt kleuren, ga vervolgens in het menu Start naar Voorwaardelijke opmaak en kies voor Nieuwe regels. Klik daarna op Een formule gebruiken… Nu kun je de gewenste formule invoeren. In onderstaand voorbeeld: =EN($B3=”Inkoop”;$E3<0). Alle cellen in het bereik die voldoen aan de voorwaarden worden nu gekleurd op basis van de gekozen opmaak.

Sneltoets van de week: voor een nieuwe start in Excel gebruik je de sneltoets Ctrl N

Pas op! Excel werkt verslavend!

Toen ik tijdens mijn studie voor het eerst Excel tegenkwam vond ik het lastig, er leek heel veel te kunnen, maar ik kwam er niet helemaal uit. Wel ging op zoektocht, ik wilde het leren. Zo kwam ik voorwaardelijke opmaak tegen (een cel kan verkleuren op basis van de inhoud van de cel, wow) en natuurlijk formules die bij mij een hoop denkwerk weg haalde. Stapje voor stapje raakte ik verslaafd aan Excel, dus Pas op! Dit kan jou ook gebeuren. Heb je een vraag naar aanleiding van deze nieuwsbrief, neem dan contact met ons op.

Som formule plaatsen in meerdere cellen (Basis)

Het is mogelijk om heel snel de som formule te plaatsen in meerdere cellen tegelijk. Selecteer de hele tabel en de cellen waar je het resultaat in wilt hebben, vervolgens klik je op de toetsencombinatie Alt =.

Formule Filter (Gevorderd)

Deze formule is alleen beschikbaar in de nieuwste versie van Excel. Je kunt met de formule Filter een filter plaatsen. Je selecteert de cel waar het resultaat moet starten, vervolgens zoek je de formule Filter. Bij matrix geef je de tabel (A:D) aan waarop je wilt filteren en bij Opnemen de kolom met daarachter het = teken en de cel waarin de voorwaarde staat (B:B=$G$2).

Sneltoets van de week: met behulp van Alt F4 kun je Excel afsluiten (als je toch ietsje minder verslaafd bent geraakt)

Kan dat ook?

Soms is Excel heel simpel en op andere momenten erg moeilijk en bijna niet te begrijpen. Soms moet je het ook niet willen begrijpen. Tijdens de cursussen die we verzorgen geven we dit ook altijd aan. Het is natuurlijk erg afhankelijk van je werk of het voor jou nuttig is om complexe formules en programmeren te leren. Wellicht is het veel nuttiger om je te beperken tot het basisgebruik en als je toch software in Excel wil dan kun je dat natuurlijk ook uitbesteden. Heb je een vraag naar aanleiding van deze nieuwsbrief, neem dan contact met ons op.

Afbeelding koppelen aan een cel (Basis)

Via het menu invoegen kun je een vorm invoegen. Vervolgens kun je de vorm selecteren en in de formulebalk (de grote witte balk bovenin) het = teken intoetsen en daarna de cel selecteren waaraan je wilt koppelen. De inhoud van de vorm is nu gekoppeld aan de geselecteerde cel.

 

Do … loop in Excel VBA (Gevorderd)

Wil je echt next level gaan met Excel, bekijk dan de nieuwe video. Hierin leer je hoe je kunt programmeren in Excel (Vba).

Sneltoets van de week: met behulp van Ctrl Shift _ kun je de randen van de selectie verwijderen

Invoer in een cel beperken

Excel is erg flexibel en dat is ook fijn, je kunt hierdoor je bestand maken of laten maken zoals je hem zelf wilt. Soms wil je echter wel dat de invoer in een cel beperkt is, zodat je alleen datums of getallen in een cel kunt invoeren en mensen dus niet hele verhalen in een cel gaan tikken terwijl je dat niet wil. Heb je een vraag naar aanleiding van deze nieuwsbrief, neem dan contact met ons op.

Gegevensvalidatie (Basis)

Met behulp van Gegevensvalidatie kun je de invoer in de cel beperken. In onderstaand voorbeeld willen we dat het in kolom E alleen mogelijk is om een datum in te geven. We selecteren de gewenste cellen, gaan in het menu Gegevens naar Gegevensvalidatie en kiezen vervolgens voor Datum. Verder voeren we in dat de waarde in de cel groter of gelijk moet zijn aan 1 (ofwel 1-1-1900) en klikken op Ok. Je kunt nu alleen nog maar een datum ingeven. Dit kun je ook doen voor bijvoorbeeld getallen of de lengte van een tekst.
 

 

Gegevensvalidatie (Gevorderd)

Je kunt in Excel ook een dynamische lijst maken. Als er dan waarden (bijvoorbeeld afdelingen) worden toegevoegd aan een lijst dan komt deze ook terug in het dropdownmenu van de cel met Gegevensvalidatie. Je kunt dit doen door de cellen te selecteren, naar Gegevensvalidatie te gaan en daar te kiezen voor Lijst. Vervolgens kun je de volgende formule in de lijst plaatsen:

=VERSCHUIVING(K:K;0;0;AANTALARG(K:K);1)

Je gaat verschuiven op basis van kolom K, je wilt 0 rijen en 0 kolommen verschuiven. De hoogte die je wil zien zijn het aantal argumenten in kolom K en je wilt minstens 1 kolom tonen.
 

 

Met behulp van Ctrl T zie je alle formules in Excel

Wat doen jullie eigenlijk?

Jullie verzorgen tips via de nieuwsbrief en op linkedin, maar wat doen jullie nu eigenlijk? Dit krijgen we regelmatig te horen. Met Ter Zake Excel hebben we eigenlijk twee producten. Allereerst verzorgen we cursussen op maat (ook online), met een handleiding en oefenbestand op maat. Daarnaast maken we documenten in Excel op maat. Over dat laatste zal het in deze nieuwsbrief gaan. Vanzelfsprekend tonen we ook een aantal Exceltips..

Software in Excel

Het gebruiksgemak van software gecombineerd met de flexibiliteit van Excel, dat is wat wij maken. Vaak overtreffen wij de verwachtingen van onze klanten omdat men simpelweg niet weet wat er mogelijk is met Excel. Zo maken wij voor planningssystemen, calculatiebladen en managementinformatie documenten met daarin knoppen en formulieren die in een softwareoplossing niet zouden misstaan. Hoe doen we dat? Met behulp van macro’s en Vba. Wil je weten wat dat is, kijk dan onze instructiefilms onder het kopje Macro’s in Excel.

Macro opnemen

Een macro, dat is te moeilijk!!! Dat valt wel mee, het is vooral moeilijk om een macro te maken die je in meerdere situaties kunt gebruiken. Een macro neem je op door in het menu Ontwikkelaars te kiezen voor Macro opnemen, de naam van de macro aan te passen en vervolgens de handelingen op te nemen die je later nog een keer wilt kunnen uitvoeren. Het tabblad Ontwikkelaars zet je aan bij Bestand, Opties, Lint aanpassen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Via Alt F11 kom je snel in de Vba omgeving van Excel

Laat Excel voor je werken!

Werk je regelmatig in Excel en vraag je je af of het niet sneller kan? Meestal is dan het antwoord, ja het kan sneller, makkelijker en beter. Als je elke keer dezelfde handelingen opnieuw uitvoert kan je dit versnellen met behulp van het gebruik van macro’s. In deze nieuwsbrief leer je het begin van het maken van macro’s. Wil je het niet zelf leren, maar liever een bestand door Ter Zake Excel laten maken dan kan dat ook, kijk op onze site voor een oplossing op maat.

Een macro maken!

Hoe neem je een macro op? Dat leer je in onze instructiefilm. Ook het afspelen van een macro is natuurlijk belangrijk om te leren. Let verder goed op de beveiliging en leer hoe je een macro aan een button kunt koppelen. Hieronder zie je in het kort hoe je een macro kunt opnemen. Zet het menu ontwikkelaars aan (Bestand > opties > Lint aanpassen > rechts vinkje aanzetten bij ontwikkelaars). Kies voor Macro opnemen, vul een naam in bij Macronaam en klik op Ok. Alles wat je nu doet wordt opgenomen en kun je later afspelen door op de knop Macro’s te klikken.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Via Alt F11 kom je snel in de Vba omgeving van Excel

Raak jij gefrustreerd van Excel?

Maak je eenvoudige tabellen en overzichten, maar kom je maar niet verder dan dat? Het kan frustrerend zijn om elke keer dezelfde handelingen in Excel te moeten uitvoeren omdat je simpelweg niet weet hoe het anders zou moeten. Het kost tijd, frustratie en uiteindelijk heb je nog niet helemaal wat je wil. Herkenbaar? Neem dan nu contact met ons op voor een cursus op maat. Onze cursussen zijn altijd gebaseerd op bestanden uit jouw praktijk. Op basis van een instaptoets (deze mag je nu al downloaden en vrijblijvend naar ons retourneren) en jouw wensen bepalen we samen de onderwerpen en het niveau dat voor jou interessant is.

Filteren met formule?!

In de nieuwste versie van Excel is het mogelijk om te filteren met behulp van de formule Filter. Je selecteert eerst de matrix waar je op wilt filteren (in het voorbeeld A:D), dan kies je waarop je wilt filteren (B:B=$G$2). Vanaf de cel waar je de formule in had staan dan de gefilterde waarden.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Via Ctrl Shift 7 kun je een rand plaatsen om de selectie cellen

Laatste nieuwsbrief?

De laatste nieuwsbrief… voor de vakantie dan in ieder geval. Via deze weg wil ik iedereen een fijne zomer wensen. Voor de meeste mensen waren de afgelopen maanden stressvol en pittig. Toe dus aan een mooie zomer. Mocht je na de zomer aan de slag willen om je Exceldocumenten te verbeteren? Neem dan nu al contact met ons op voor een cursus op maat of een bestand op maat die aansluit bij jouw wensen.

Letters omzetten!

Met behulp van de formule Kleine letters kun je de letters van een cel omzetten naar kleine letters. Je selecteert de betreffende formule en geeft aan van welke cel je de inhoud om wilt zetten. Ook heb je een formule Hoofdletters die hetzelfde doet, maar dan de gegevens omzet naar hoofdletters. Een laatste formule in deze serie is de formule Beginletters, deze zet de eerste letter van een woord in een cel om naar hoofdletter.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sneltoets van de week: Via Ctrl Shift _ kun je de randen van een cel weghalen

Hoe leer jij?

Met Ter Zake Excel verzorgen we inmiddels al ruim 10 jaar cursussen. En als ik één ding geleerd heb is dat iedereen weer op een andere manier leert. Sommige cursisten willen vooral doen, andere willen weer dat je het voor doet en een derde wil tegelijkertijd mee doen. Naast de cursussen die wij verzorgen hebben we ook veel tips en instructievideo’s op onze site staan waarmee je kunt leren werken met Excel. In deze nieuwsbrief laten we daar een paar voorbeelden van zien. We sluiten weer af met de sneltoets van de week.

Camerafunctie in Excel!

De afgelopen weken zijn we druk bezig geweest met het vernieuwen van de instructievideo’s op onze site. Eén van die video’s betreft de camerafunctie in Excel. Een toepassing die niet zo bekend is, maar wel erg handig.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Transponeren!

Transpo… wat!! Transponeren, daarmee kun je de inhoud van cellen die onder elkaar staan naast elkaar zetten. Alles dus wat verticaal staat wordt horizontaal gezet en vice versa. Je selecteert de gewenste cellen, kopieert deze. Vervolgens selecteer je de cel waar je ze naar toe wil plakken en kiest via rechtermuisknop voor Plakken speciaal en de optie Transponeren.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sneltoets van de week: Via Ctrl Shift 4 zet je de inhoud van een cel om naar valuta