Hoe leer jij?

Met Ter Zake Excel verzorgen we inmiddels al ruim 10 jaar cursussen. En als ik één ding geleerd heb is dat iedereen weer op een andere manier leert. Sommige cursisten willen vooral doen, andere willen weer dat je het voor doet en een derde wil tegelijkertijd mee doen. Naast de cursussen die wij verzorgen hebben we ook veel tips en instructievideo’s op onze site staan waarmee je kunt leren werken met Excel. In deze nieuwsbrief laten we daar een paar voorbeelden van zien. We sluiten weer af met de sneltoets van de week.

Camerafunctie in Excel!

De afgelopen weken zijn we druk bezig geweest met het vernieuwen van de instructievideo’s op onze site. Eén van die video’s betreft de camerafunctie in Excel. Een toepassing die niet zo bekend is, maar wel erg handig.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Transponeren!

Transpo… wat!! Transponeren, daarmee kun je de inhoud van cellen die onder elkaar staan naast elkaar zetten. Alles dus wat verticaal staat wordt horizontaal gezet en vice versa. Je selecteert de gewenste cellen, kopieert deze. Vervolgens selecteer je de cel waar je ze naar toe wil plakken en kiest via rechtermuisknop voor Plakken speciaal en de optie Transponeren.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sneltoets van de week: Via Ctrl Shift 4 zet je de inhoud van een cel om naar valuta

Nieuwe start!

De basisschoolkinderen gaan vanaf vandaag weer volledig naar school, na een lange tijd aanpassen start nu weer een nieuw (beetje oud) ritme. Naast de Exceltips die we ook weer in deze nieuwsbrief meegeven kun je ook op onze site tot wel 62 nieuwe Exceltips vinden die je ongetwijfeld nog niet allemaal kent. Daarnaast zijn we ook met een nieuw bedrijf gestart (naast Ter Zake Excel) in de vorm van Ter Zake Kwaliteit. Nieuwe ontwikkelingen dus! Heb je zelf of een collega een Excelvraag neem dan contact met ons op. Vanzelfsprekend maken wij ook graag een bestand op maat die aansluit bij jouw wensen.

Exceltips die jou tijd besparen!

We hebben meerdere snelle Exceltips verzameld op onze site. Ze zijn onderverdeeld in tips over formules, functionaliteit, sneltoetsen en het lint. Eén tip die je kunt vinden is het snel maken van een grafiek met behulp van de sneltoets Alt F1. Selecteer de tabel waar je de grafiek op wilt baseren en kies voor Alt F1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sneltoets van de week: Via Ctrl 6 kun je alle afbeeldingen in een werkblad verbergen

3 keer doorvoeren!

Bij goed gebruik kan Excel je veel tijd besparen. Het is dan handig dat je de functionaliteit gebruikt die Excel biedt. Sommige functionaliteit is bekend bij iedereen, andere zit wat meer verstopt en soms zie je functionaliteit gewoon over het hoofd. Bij het doorvoeren is dat laatste soms het geval, in deze nieuwsbrief drie tips waarmee je sneller kunt werken. Loop je een keer vast met je bestand, weet je niet hoe je verder moet of wil je gewoon eens laten kijken of er misschien verbeteringen mogelijk zijn, neem dan contact met ons op. Vanzelfsprekend maken wij ook graag een bestand op maat die aansluit bij jouw wensen.

Doorvoeren zonder opmaak!

Een reeks kun je doorvoeren door rechtsonder in een cel op het zwarte plusje te klikken en vervolgens naar beneden of naar rechts te slepen. Je kunt direct na het doorvoeren van een reeks kiezen voor Doorvoeren zonder opmaak (rechtsonder in de reeks). Hierdoor blijft je opmaak in tact en hoef je niet opnieuw randen of kleuren toe te passen.

Maanden doorvoeren!

Wil je maanden doorvoeren en niet de standaard dagen? Voer dan een datum in en voer deze door. Direct na het doorvoeren zie je rechtsonder in de laatste cel een plusje. Nu heb je de mogelijkheid om te kiezen voor Maanden doorvoeren

Sneltoets: Selecteer de cel die je wilt doorvoeren en ook de cellen waarnaar je wilt doorvoeren (naar beneden) en kies voor Ctrl D

Hé, dat is praktisch!

In deze nieuwsbrief weer een aantal praktische tips die het gebruik van Excel kunnen vergemakkelijken. Eenvoudige tips die je vrij snel kunt toepassen op jouw bestanden. Wist je overigens dat we naast de bestanden die je gratis kunt downloaden van onze site ook aan ons kunt vragen om een bestand op maat te maken. Als je twijfelt over wat er mogelijk is, neem dan gewoon contact op, dit verplicht je tot niets.

Cellen samenvoegen? Niet doen!

Wil je een titel bovenaan een serie cellen, gebruik dan niet cellen samenvoegen, maar centreren over selectie. Selecteer de cellen, kies Celeigenschappen, dan Uitlijning en bij Horizontaal kies je voor Centreren over selectie. Het voordeel is dat de cellen los van elkaar staan, hierdoor wordt werken met draaitabellen, filters en formules makkelijker dan wanneer je cellen samenvoegen zou kiezen.

Rasterlijnen verbergen!

Je kunt de Rasterlijnen in een werkblad verbergen in het menu Beeld, je hoeft dus niet de opvulkleur van een cel wit te maken, maar kunt gewoon een vinkje uitzetten.

Verbergen van het lint!

Door de sneltoets Ctrl F1 te gebruiken kun je het lint verbergen (en ook weer zichtbaar maken). Je krijgt daardoor meer cellen te zien waardoor je wellicht prettiger kunt werken.

Je moet het maar weten!

Dat is wat we veel horen als we iets in Excel laten zien. Vaak voer je de werkzaamheden in Excel op de manier uit zoals je dat altijd al doet. En misschien denk je wel dat het makkelijker kan, maar ontbreekt het je de tijd om dat helemaal uit te zoeken. Terwijl het je wel veel tijd zou besparen als je een bestand hebt die op maat zou zijn gemaakt. Denk je ook wel eens, misschien kan dit anders, sneller, beter… Neem dan contact met ons op. In deze nieuwsbrief twee tips met betrekking tot het afdrukken van een werkblad in Excel en sluiten we wederom af met de sneltoets van de week, zodat jij ook weer iets meer weet van Excel.

Titels afdrukken!

Een enkele keer zie ik nog dat mensen een titelrij kopiëren en deze op elke nieuwe pagina bovenaan plakken. Dit is niet nodig, door naar het menu Pagina-indeling te gaan en vervolgens te kiezen voor Afdruk titels (in sommige versies Titels afdrukken) kun je kiezen om één of meerdere rijen bovenaan elke pagina af te drukken. Dit doe je bij Rijen bovenaan op elke pagina, je klikt in de lege balk er achter en selecteert vervolgens de rijen die je op elke pagina wil zien.

Pagina passend maken!

Als een werkblad net niet op één pagina past heb je de mogelijkheid om Excel de pagina passend te laten maken. Daarvoor dien je in het menu Pagina-indeling bij breedte te kiezen voor 1 pagina en hetzelfde te doen bij Hoogte. Nu past Excel de schaal aan waardoor een werkblad op één pagina past. Let wel op, de schaal gaat niet lager dan 10%.

 

 

Sneltoets van de week: Ctrl L = een tabel maken van de geselecteerde cellen

Het hoeft niet altijd moeilijk te zijn!

Macro’s, geneste formules, gegevensvalidatie. Voor de beginnende gebruiker wellicht lastige termen en eerlijk is eerlijk, Excel kan soms aardig ingewikkeld zijn. Gelukkig zijn er ook eenvoudigere functies in Excel die er voor zorgen dat je snel al heel veel tijd bespaart. Excel hoeft dus niet altijd moeilijk te zijn. In deze nieuwsbrief laten we een tweetal formules zien die eenvoudig zijn en door iedereen te gebruiken. Loop je toch ergens tegenaan waar je niet uit komt, neem dan contact met ons op. Ter afsluiting nog de gebruikelijke sneltoets van deze week!

Spaties wissen!

Soms heb je cellen waar tussen de tekst door of nog vervelender achter de tekst in een cel spaties staan die overbodig zijn. Je kunt dan cel voor cel de spaties weghalen, maar je kunt ook de formule Spaties wissen gebruiken. Zorg dat je een lege kolom hebt naast de kolom met gegevens en typ de formule =SPATIES.WISSEN(A2). A2 is dan de cel waarvan je de spaties wilt wissen. Een formule sluit je altijd af met Enter en vervolgens zie je dat de overbodige spaties zijn verwijderd.

Hoofdletter maken van de eerste letter!

Indien je cellen hebt met bijvoorbeeld namen en deze zijn niet consequent met hoofdletter ingevoerd dan kun je de formule Beginletters gebruiken. Zet in een kolom naast de namen de formule =BEGINLETTERS(A2). Ook nu is cel A2 de cel waarvan je de naam wil overzetten naar een naam met hoofdletter.

 

 

Sneltoetsen van de week: Ctrl 9 (gebruik de 9 aan de bovenkant van je toetsenbord) =

verbergen van de rijen van de geselecteerde cellen

Je laat Exceltips liggen!

Denk je alles al te weten van Excel. Het lijkt mij onmogelijk. Bij Ter Zake Excel werken wij dagelijks met Excel, maar zelfs wij leren nog bij. En dat is maar goed ook, als we uitgeleerd zouden zijn dan wordt het toch een stukje minder leuk. In deze nieuwsbrief een tip om lege rijen snel te verwijderen. We sluiten natuurlijk ook deze keer af met de sneltoets (of eigenlijk sneltoetsen) van de week!

Verwijderen van lege rijen!

Een vraag die we vaak krijgen is: “Hoe kun je snel de lege rijen verwijderen in een bereik?” We zien dat mensen rij voor rij de lege rijen gaan verwijderen of met behulp van een filter de lege rijen selecteren en deze dan vervolgens verwijderen. Beide kan natuurlijk, maar het kost veel tijd en de kans op fouten is groot. Een andere optie is om Excel de lege cellen te laten selecteren en deze vervolgens te verwijderen. Stap 1 is om het gewenste bereik te selecteren en daarbinnen de lege cellen te laten selecteren door Excel. Je selecteert in eerste instantie het gewenste bereik, in ons voorbeeld van kolom B tot en met kolom H. Vervolgens ga je in het menu start naar Zoeken en selecteren (helemaal rechts in het lint) en vervolgens klik je op Ga naar en daarna op Speciaal.

Daarna kies je voor Lege waarden en klik je op Ok. Je zult zien dat alleen de lege cellen in het bereik zijn geselecteerd.

De laatste stap is om de lege cellen te verwijderen. Je klikt daarvoor op de rechter muisknop en kiest voor verwijderen. Daarna kies je voor Cellen naar boven verplaatsen en klik je op Ok. Nu zijn de lege waarden verwijderd.

Sneltoetsen van de week: Ctrl G = snel naar het menu Ga Naar

Ctrl – = verwijderen cellen

Excel verbaast mij ook nog wel eens!

Degene die zegt alles van Excel te weten, weet niet alles van Excel. Excel biedt namelijk enorm veel formules en functionaliteit. Die kun je nooit allemaal kennen en beheersen. Soms komen wij ook nog een stukje functionaliteit tegen die erg handig is waarvan we niet wisten dat het bestond. In deze nieuwsbrief leggen we je de camerafunctie uit in Excel. Erg handig!

De camerafunctie, wat doet het!

Met behulp van de camerafunctie is het mogelijk om in een afbeelding cellen uit een ander werkblad te tonen. Zo kun je dus op het eerste blad als kop de NAW-gegevens tonen die vermeld staan in een ander blad. Doordat het een afbeelding is hoef je geen rekening te houden met de kolommenindeling. Erg handig mocht je met meerdere kolombreedtes willen werken.

Installeren camerafunctie!

De camerafunctie installeer je door naar de Werkbalk snelle toegang te gaan en te kiezen voor Snelle toegang aanpassen, vervolgens kies je de optie Meer opdrachten.

 

 

 

 

 

 

 

 

Onder Kies opdrachten uit zoek je de het symbool Camera, vervolgens kies je voor Toevoegen en daarna op Ok. De camera is nu toegevoegd aan de werkbalk snelle toegang.

Camera toepassen

Om een afbeelding te maken via de camera is het van belang dat je in eerste instantie het bereik selecteert die je in de afbeelding wilt zien. Daarna klik je op de camera in de werkbalk snelle toegang. Nu kun je naar een ander werkblad om daar de afbeelding te plaatsen. Als je vervolgens wijzigingen doorvoert in het originele bereik dan zie je deze ook terug in de afbeelding op het andere werkblad.


 

 

 

 

 

 

 

 

Sneltoets van de week: Shift Spatie = Selecteren rij

Blue Monday

De vervelendste dag van het jaar, Blue Monday. De dag waarop je er achter komt dat je goede voornemens toch niet gehaald zijn, vakanties ver weg lijken en de dagen nog donker zijn. Daarom gaan we je opvrolijken met kleur. We gaan laten zien hoe je cellen kunt kleuren en tabellen snel kunt opmaken. Uiteraard is er ook weer een Sneltoets van de Week.

Cellen kleuren via celeigenschappen

Via Celeigenschappen kun je heel snel kleuren geven aan cellen. Je komt bij Celeigenschappen via Ctrl 1 of rechtermuisknop en dan kiezen voor Celeigenschappen. Daarna kun je naar het tabje Opvulling om vervolgens een standaard kleur te kiezen. Ook is het mogelijk om te kiezen voor Meer kleuren, je krijgt dan nog meer opties om cellen kleuren te geven. Wil je de kleuren van je organisatie gebruiken dan kun je kiezen voor Aangepast om vervolgens de RGB kleuren aan te geven.

 

 

 

 

 

 

 

 

Tabel maken

Een andere manier om snel kleuren aan cellen te geven is door middel van het gebruik van een tabel. Je kunt een bereik met cellen selecteren en deze vervolgens in één keer opmaken als tabel. Nadat je het bereik geselecteerd hebt klik je in het menu Start op Opmaken als tabel, je klikt de gewenste opmaak aan en vervolgens kies je voor Ok.


 

 

 

 

 

 

 

 

Sneltoets van de week: Shift Spatie = Selecteren rij

De beste wensen voor het nieuwe jaar!

Allereerst willen we iedereen het allerbeste wensen voor het nieuwe jaar. In deze nieuwsbrief de allerbeste Exceltips. Zo leggen we je bijvoorbeeld uit hoe je de opmaak kunt behouden nadat je in Excel gegevens hebt doorgevoerd.

Opmaak behouden

Vaak is het handig om een invoer, reeks of formule te kunnen doorvoeren naar andere cellen. Je kunt een cel doorvoeren naar andere cellen op verschillende manieren. De meest gebruikte manier is door na selectie van de cel rechtsonder in de cel te gaan staan totdat je een zwart plusje krijgt, daarna kun je de linkermuisknop ingedrukt houden en de cel naar beneden slepen. De inhoud van de cel, reeks of formule wordt nu naar beneden doorgevoerd. Een ergernis die daarbij vaak ontstaat is dat de opmaak van de betreffende tabel dan ook mee verandert, terwijl je dit niet wil. Je kunt dit voorkomen direct nadat je de cel doorgevoerd hebt. Rechtsonder in het bereik vind je namelijk een nieuwe knop, als je op dit ‘plusje’ klikt kun je kiezen voor doorvoeren zonder opmaak.

 

 

 

 

 

 

 

 

Sneltoets van de week: Ctrl Spatie = Selecteren kolom