Invoer in een cel beperken

Excel is erg flexibel en dat is ook fijn, je kunt hierdoor je bestand maken of laten maken zoals je hem zelf wilt. Soms wil je echter wel dat de invoer in een cel beperkt is, zodat je alleen datums of getallen in een cel kunt invoeren en mensen dus niet hele verhalen in een cel gaan tikken terwijl je dat niet wil. Heb je een vraag naar aanleiding van deze nieuwsbrief, neem dan contact met ons op.

Gegevensvalidatie (Basis)

Met behulp van Gegevensvalidatie kun je de invoer in de cel beperken. In onderstaand voorbeeld willen we dat het in kolom E alleen mogelijk is om een datum in te geven. We selecteren de gewenste cellen, gaan in het menu Gegevens naar Gegevensvalidatie en kiezen vervolgens voor Datum. Verder voeren we in dat de waarde in de cel groter of gelijk moet zijn aan 1 (ofwel 1-1-1900) en klikken op Ok. Je kunt nu alleen nog maar een datum ingeven. Dit kun je ook doen voor bijvoorbeeld getallen of de lengte van een tekst.
 

 

Gegevensvalidatie (Gevorderd)

Je kunt in Excel ook een dynamische lijst maken. Als er dan waarden (bijvoorbeeld afdelingen) worden toegevoegd aan een lijst dan komt deze ook terug in het dropdownmenu van de cel met Gegevensvalidatie. Je kunt dit doen door de cellen te selecteren, naar Gegevensvalidatie te gaan en daar te kiezen voor Lijst. Vervolgens kun je de volgende formule in de lijst plaatsen:

=VERSCHUIVING(K:K;0;0;AANTALARG(K:K);1)

Je gaat verschuiven op basis van kolom K, je wilt 0 rijen en 0 kolommen verschuiven. De hoogte die je wil zien zijn het aantal argumenten in kolom K en je wilt minstens 1 kolom tonen.
 

 

Met behulp van Ctrl T zie je alle formules in Excel

Wat doen jullie eigenlijk?

Jullie verzorgen tips via de nieuwsbrief en op linkedin, maar wat doen jullie nu eigenlijk? Dit krijgen we regelmatig te horen. Met Ter Zake Excel hebben we eigenlijk twee producten. Allereerst verzorgen we cursussen op maat (ook online), met een handleiding en oefenbestand op maat. Daarnaast maken we documenten in Excel op maat. Over dat laatste zal het in deze nieuwsbrief gaan. Vanzelfsprekend tonen we ook een aantal Exceltips..

Software in Excel

Het gebruiksgemak van software gecombineerd met de flexibiliteit van Excel, dat is wat wij maken. Vaak overtreffen wij de verwachtingen van onze klanten omdat men simpelweg niet weet wat er mogelijk is met Excel. Zo maken wij voor planningssystemen, calculatiebladen en managementinformatie documenten met daarin knoppen en formulieren die in een softwareoplossing niet zouden misstaan. Hoe doen we dat? Met behulp van macro’s en Vba. Wil je weten wat dat is, kijk dan onze instructiefilms onder het kopje Macro’s in Excel.

Macro opnemen

Een macro, dat is te moeilijk!!! Dat valt wel mee, het is vooral moeilijk om een macro te maken die je in meerdere situaties kunt gebruiken. Een macro neem je op door in het menu Ontwikkelaars te kiezen voor Macro opnemen, de naam van de macro aan te passen en vervolgens de handelingen op te nemen die je later nog een keer wilt kunnen uitvoeren. Het tabblad Ontwikkelaars zet je aan bij Bestand, Opties, Lint aanpassen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Via Alt F11 kom je snel in de Vba omgeving van Excel

Laat Excel voor je werken!

Werk je regelmatig in Excel en vraag je je af of het niet sneller kan? Meestal is dan het antwoord, ja het kan sneller, makkelijker en beter. Als je elke keer dezelfde handelingen opnieuw uitvoert kan je dit versnellen met behulp van het gebruik van macro’s. In deze nieuwsbrief leer je het begin van het maken van macro’s. Wil je het niet zelf leren, maar liever een bestand door Ter Zake Excel laten maken dan kan dat ook, kijk op onze site voor een oplossing op maat.

Een macro maken!

Hoe neem je een macro op? Dat leer je in onze instructiefilm. Ook het afspelen van een macro is natuurlijk belangrijk om te leren. Let verder goed op de beveiliging en leer hoe je een macro aan een button kunt koppelen. Hieronder zie je in het kort hoe je een macro kunt opnemen. Zet het menu ontwikkelaars aan (Bestand > opties > Lint aanpassen > rechts vinkje aanzetten bij ontwikkelaars). Kies voor Macro opnemen, vul een naam in bij Macronaam en klik op Ok. Alles wat je nu doet wordt opgenomen en kun je later afspelen door op de knop Macro’s te klikken.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Via Alt F11 kom je snel in de Vba omgeving van Excel

Raak jij gefrustreerd van Excel?

Maak je eenvoudige tabellen en overzichten, maar kom je maar niet verder dan dat? Het kan frustrerend zijn om elke keer dezelfde handelingen in Excel te moeten uitvoeren omdat je simpelweg niet weet hoe het anders zou moeten. Het kost tijd, frustratie en uiteindelijk heb je nog niet helemaal wat je wil. Herkenbaar? Neem dan nu contact met ons op voor een cursus op maat. Onze cursussen zijn altijd gebaseerd op bestanden uit jouw praktijk. Op basis van een instaptoets (deze mag je nu al downloaden en vrijblijvend naar ons retourneren) en jouw wensen bepalen we samen de onderwerpen en het niveau dat voor jou interessant is.

Filteren met formule?!

In de nieuwste versie van Excel is het mogelijk om te filteren met behulp van de formule Filter. Je selecteert eerst de matrix waar je op wilt filteren (in het voorbeeld A:D), dan kies je waarop je wilt filteren (B:B=$G$2). Vanaf de cel waar je de formule in had staan dan de gefilterde waarden.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Via Ctrl Shift 7 kun je een rand plaatsen om de selectie cellen

Laatste nieuwsbrief?

De laatste nieuwsbrief… voor de vakantie dan in ieder geval. Via deze weg wil ik iedereen een fijne zomer wensen. Voor de meeste mensen waren de afgelopen maanden stressvol en pittig. Toe dus aan een mooie zomer. Mocht je na de zomer aan de slag willen om je Exceldocumenten te verbeteren? Neem dan nu al contact met ons op voor een cursus op maat of een bestand op maat die aansluit bij jouw wensen.

Letters omzetten!

Met behulp van de formule Kleine letters kun je de letters van een cel omzetten naar kleine letters. Je selecteert de betreffende formule en geeft aan van welke cel je de inhoud om wilt zetten. Ook heb je een formule Hoofdletters die hetzelfde doet, maar dan de gegevens omzet naar hoofdletters. Een laatste formule in deze serie is de formule Beginletters, deze zet de eerste letter van een woord in een cel om naar hoofdletter.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sneltoets van de week: Via Ctrl Shift _ kun je de randen van een cel weghalen

Hoe leer jij?

Met Ter Zake Excel verzorgen we inmiddels al ruim 10 jaar cursussen. En als ik één ding geleerd heb is dat iedereen weer op een andere manier leert. Sommige cursisten willen vooral doen, andere willen weer dat je het voor doet en een derde wil tegelijkertijd mee doen. Naast de cursussen die wij verzorgen hebben we ook veel tips en instructievideo’s op onze site staan waarmee je kunt leren werken met Excel. In deze nieuwsbrief laten we daar een paar voorbeelden van zien. We sluiten weer af met de sneltoets van de week.

Camerafunctie in Excel!

De afgelopen weken zijn we druk bezig geweest met het vernieuwen van de instructievideo’s op onze site. Eén van die video’s betreft de camerafunctie in Excel. Een toepassing die niet zo bekend is, maar wel erg handig.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Transponeren!

Transpo… wat!! Transponeren, daarmee kun je de inhoud van cellen die onder elkaar staan naast elkaar zetten. Alles dus wat verticaal staat wordt horizontaal gezet en vice versa. Je selecteert de gewenste cellen, kopieert deze. Vervolgens selecteer je de cel waar je ze naar toe wil plakken en kiest via rechtermuisknop voor Plakken speciaal en de optie Transponeren.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sneltoets van de week: Via Ctrl Shift 4 zet je de inhoud van een cel om naar valuta

Nieuwe start!

De basisschoolkinderen gaan vanaf vandaag weer volledig naar school, na een lange tijd aanpassen start nu weer een nieuw (beetje oud) ritme. Naast de Exceltips die we ook weer in deze nieuwsbrief meegeven kun je ook op onze site tot wel 62 nieuwe Exceltips vinden die je ongetwijfeld nog niet allemaal kent. Daarnaast zijn we ook met een nieuw bedrijf gestart (naast Ter Zake Excel) in de vorm van Ter Zake Kwaliteit. Nieuwe ontwikkelingen dus! Heb je zelf of een collega een Excelvraag neem dan contact met ons op. Vanzelfsprekend maken wij ook graag een bestand op maat die aansluit bij jouw wensen.

Exceltips die jou tijd besparen!

We hebben meerdere snelle Exceltips verzameld op onze site. Ze zijn onderverdeeld in tips over formules, functionaliteit, sneltoetsen en het lint. Eén tip die je kunt vinden is het snel maken van een grafiek met behulp van de sneltoets Alt F1. Selecteer de tabel waar je de grafiek op wilt baseren en kies voor Alt F1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sneltoets van de week: Via Ctrl 6 kun je alle afbeeldingen in een werkblad verbergen

3 keer doorvoeren!

Bij goed gebruik kan Excel je veel tijd besparen. Het is dan handig dat je de functionaliteit gebruikt die Excel biedt. Sommige functionaliteit is bekend bij iedereen, andere zit wat meer verstopt en soms zie je functionaliteit gewoon over het hoofd. Bij het doorvoeren is dat laatste soms het geval, in deze nieuwsbrief drie tips waarmee je sneller kunt werken. Loop je een keer vast met je bestand, weet je niet hoe je verder moet of wil je gewoon eens laten kijken of er misschien verbeteringen mogelijk zijn, neem dan contact met ons op. Vanzelfsprekend maken wij ook graag een bestand op maat die aansluit bij jouw wensen.

Doorvoeren zonder opmaak!

Een reeks kun je doorvoeren door rechtsonder in een cel op het zwarte plusje te klikken en vervolgens naar beneden of naar rechts te slepen. Je kunt direct na het doorvoeren van een reeks kiezen voor Doorvoeren zonder opmaak (rechtsonder in de reeks). Hierdoor blijft je opmaak in tact en hoef je niet opnieuw randen of kleuren toe te passen.

Maanden doorvoeren!

Wil je maanden doorvoeren en niet de standaard dagen? Voer dan een datum in en voer deze door. Direct na het doorvoeren zie je rechtsonder in de laatste cel een plusje. Nu heb je de mogelijkheid om te kiezen voor Maanden doorvoeren

Sneltoets: Selecteer de cel die je wilt doorvoeren en ook de cellen waarnaar je wilt doorvoeren (naar beneden) en kies voor Ctrl D

Hé, dat is praktisch!

In deze nieuwsbrief weer een aantal praktische tips die het gebruik van Excel kunnen vergemakkelijken. Eenvoudige tips die je vrij snel kunt toepassen op jouw bestanden. Wist je overigens dat we naast de bestanden die je gratis kunt downloaden van onze site ook aan ons kunt vragen om een bestand op maat te maken. Als je twijfelt over wat er mogelijk is, neem dan gewoon contact op, dit verplicht je tot niets.

Cellen samenvoegen? Niet doen!

Wil je een titel bovenaan een serie cellen, gebruik dan niet cellen samenvoegen, maar centreren over selectie. Selecteer de cellen, kies Celeigenschappen, dan Uitlijning en bij Horizontaal kies je voor Centreren over selectie. Het voordeel is dat de cellen los van elkaar staan, hierdoor wordt werken met draaitabellen, filters en formules makkelijker dan wanneer je cellen samenvoegen zou kiezen.

Rasterlijnen verbergen!

Je kunt de Rasterlijnen in een werkblad verbergen in het menu Beeld, je hoeft dus niet de opvulkleur van een cel wit te maken, maar kunt gewoon een vinkje uitzetten.

Verbergen van het lint!

Door de sneltoets Ctrl F1 te gebruiken kun je het lint verbergen (en ook weer zichtbaar maken). Je krijgt daardoor meer cellen te zien waardoor je wellicht prettiger kunt werken.

Je moet het maar weten!

Dat is wat we veel horen als we iets in Excel laten zien. Vaak voer je de werkzaamheden in Excel op de manier uit zoals je dat altijd al doet. En misschien denk je wel dat het makkelijker kan, maar ontbreekt het je de tijd om dat helemaal uit te zoeken. Terwijl het je wel veel tijd zou besparen als je een bestand hebt die op maat zou zijn gemaakt. Denk je ook wel eens, misschien kan dit anders, sneller, beter… Neem dan contact met ons op. In deze nieuwsbrief twee tips met betrekking tot het afdrukken van een werkblad in Excel en sluiten we wederom af met de sneltoets van de week, zodat jij ook weer iets meer weet van Excel.

Titels afdrukken!

Een enkele keer zie ik nog dat mensen een titelrij kopiëren en deze op elke nieuwe pagina bovenaan plakken. Dit is niet nodig, door naar het menu Pagina-indeling te gaan en vervolgens te kiezen voor Afdruk titels (in sommige versies Titels afdrukken) kun je kiezen om één of meerdere rijen bovenaan elke pagina af te drukken. Dit doe je bij Rijen bovenaan op elke pagina, je klikt in de lege balk er achter en selecteert vervolgens de rijen die je op elke pagina wil zien.

Pagina passend maken!

Als een werkblad net niet op één pagina past heb je de mogelijkheid om Excel de pagina passend te laten maken. Daarvoor dien je in het menu Pagina-indeling bij breedte te kiezen voor 1 pagina en hetzelfde te doen bij Hoogte. Nu past Excel de schaal aan waardoor een werkblad op één pagina past. Let wel op, de schaal gaat niet lager dan 10%.

 

 

Sneltoets van de week: Ctrl L = een tabel maken van de geselecteerde cellen