Datumverschil uitrekenen

Het is mogelijk om binnen Excel het verschil tussen data uit te rekenen, dit is bijvoorbeeld praktisch als je wil weten hoelang offertes open staan. Het enige wat je hiervoor nodig hebt zijn de twee data waartussen je het verschil wilt uitrekenen.

Het verschil is uit te rekenen in het aantal dagen, maanden of jaren. Om het verschil uit te rekenen voer je eerst de verschillende data naast elkaar in. Hierna voer je, in de cel waar je het verschil wil weten, de volgende formule in:

=Datumverschil(‘cel datum 1′;’cel datum 2’;”Y”)

Nu zie je het verschil in jaren tussen de twee data. Door de Y te veranderen in M of D kan je het verschil in (M) maanden of (D) dagen uitrekenen.

De formule EN 

In onderstaande video leggen we je in 90 seconde de formule EN uit, deze formule kan bepalen of alle voorwaarden in een formule WAAR zijn. Voor meer informatieve Excel video’s kan je altijd kijken op onze site. Klik hier voor meer video’s.

Deze week in de nieuwsbrief van Ter Zake Excel twee tips om sneller, efficiënter en beter te werken. Zo lees je onder andere over hoe je heel snel de juiste datum kan invoeren, maar ook over hoe je op een efficiënte manier tekst naar bruikbare getallen kan omvormen.

Tip 1: Huidige datum invoeren

Binnen Excel bestaat de mogelijkheid om op een hele snelle en makkelijke manier de datum van vandaag in te voeren. Het enige wat je hiervoor moet doen is in Excel een cel selecteren, en typen: =vandaag(), als je de Engelse versie van Excel gebruikt typ je =today(). Hierna verschijnt de datum van vandaag in de geselecteerde cel.

Tip 2: Tekst naar Getal (gevorderden)

Mensen die met grote hoeveelheden data werken kennen het probleem vast wel, maar ook voor mensen die hier nog niet mee bekend zijn is dit een nuttige tip. Bij grote hoeveelheden data die geschreven staan als tekst duurt het vaak lang voordat Excel dit heeft omgevormd tot getallen. Dit kan sneller, door op Gegevens te klikken en dan op Tekst naar kolommen wordt de tekst zonder vertraging omgezet tot getallen.

Deze week in de nieuwsbrief van Ter Zake Excel tips om sneller, efficiënter en beter te werken. Zo lees je onder andere over hoe je zonder formules een samenvatting kan krijgen en over de formule Sommen.als.

Samenvatten zonder formules

Binnen Excel bestaat de mogelijkheid om snel en gemakkelijk spreadsheets samen te vatten. Dit doe je door een deel van de spreadsheet te selecteren, als dit gedaan is, is rechts onder in het scherm een korte samenvatting te lezen. Hierin zie je het gemiddelde, het aantal en de som van de geselecteerde getallen.

Sommen.als uitgelegd

Sommen.als is een formule die optellingen voor je uitvoert met bepaalde voorwaarde eraan, dit kan bijvoorbeeld zijn: alle getallen die hoger zijn dan 50 bij elkaar optellen. Je kan uiteraard zelf de voorwaarde aangeven en zo gecompliceerd maken als je wilt. In onderstaande video leggen we uit hoe dat moet.

Klik om video te bekijken!

In de vorige nieuwsbrief zijn we begonnen met het uitleggen van macro’s, een manier om in Excel handelingen of acties op te nemen en af te spelen. In deze nieuwsbrief gaan we hierop door en leggen we je alles over Macro’s uit.

Hoe maak je een macro?

Om een macro op te nemen moet je het tabblad ‘Ontwikkelaars’ hebben toegevoegd, in de nieuwsbrief van vorige week legden we uit hoe dat moest, klik hier om het terug te lezen. Om een macro op te nemen volg je de volgende stappen.

1. Klik op het tabblad ‘Ontwikkelaars’ en ga naar ‘Macro opnemen’.
2. Voer een naam en een sneltoets in en druk op ‘Oke’ om de opname te starten.
3. Voer de gewenste acties uit die je wil opnemen.
4. Klik op ‘Opname stoppen’, de macro is nu opgenomen.

Let op: Het is belangrijk bij het opnemen van macro’s om goed op te letten wat je precies doet, Excel neemt namelijk alles wat je doet op, ook het selecteren van een cel bijvoorbeeld. 

Voorbeeld

In het voorbeeld zie je hoe een macro gemaakt wordt om bedrijven die een schuld hebben te markeren door ze dik gedrukt en rood te maken. Dit is een zeer simpel voorbeeld over hoe een macro een actie van meerdere stappen in een keer voor je kan uitvoeren. Je hoeft alleen nog maar de namen te selecteren en op (Ctrl i) te drukken en ze worden dik gedrukt en rood gemaakt.

Let op: het is niet mogelijk een actie ongedaan te maken (Ctrl Z) na het gebruik van een macro.

Wat is een macro?

Als je in Excel bepaalde acties of handelingen regelmatig moet uitvoeren, kan een macro je hierbij helpen. Een macro is namelijk een manier om een actie of set van acties vaak en efficiënt uit te voeren. Dit doet een macro door de handelingen of acties die je uitvoert in Excel op te nemen en dat op te slaan als een programmaatje. Dit programmaatje kan je dan later zelf weer uitvoeren wanneer nodig. Macro’s kunnen heel simpel zijn maar het kunnen ook ontzettend uitgebreide en lastige operaties omvatten.

Tabblad ‘Ontwikkelaars’

Om macro’s op te nemen in Excel heb je het tabblad ‘Ontwikkelaars’ nodig. Dit staat niet standaard aan als je Excel gebruikt. Via dit tabblad kun je macro’s opnemen en afspelen, maar ook andere geavanceerde opties worden hierdoor bruikbaar. Om het tabblad ‘Ontwikkelaars’ in te schakelen volg je onderstaand stappenplan.

1. Ga naar ‘Bestand‘ en klik op ‘Opties‘.
2. Ga naar ‘Lint aanpassen
3. Klik onder ‘Hoofdtabbladen‘ op de optie ‘Ontwikkelaars‘.

In de volgende nieuwsbrieven zullen we dieper ingaan op macro’s, hoe je ze maakt maar ook hoe je ze kan gebruiken. Wil je nu al meer weten? Kijk dan op onze website of volg onze Macro’s/VBA in Excel cursus.

Wat is ‘Formules evalueren’

Iedereen die met Excel werkt gebruikt formules, sommige mensen meer dan andere, maar in bijna alle Excel sheet zitten formules verwerkt. Dit gaat van relatief simpele formules als optellingen of gemiddelde berekenen tot lastigere formules als verticaal zoeken en de Als/If functie. Bij het gebruik van gecompliceerde formules en functies kan het moeilijk zijn door de bomen het bos nog te zien. Hiervoor heeft Excel de functie ‘Formules evalueren’ ontwikkeld.

Stappenplan

Om een formule te evalueren druk je op maximaal één cel tegelijk. Hierna kies je bij het tabblad ‘Formules’ voor de functie ‘Formules evalueren’. Hierna verschijnt een nieuw venster waarin de formule opgeschreven staat en waarin deze geëvalueerd kan worden. Door op ‘Evalueren’ te drukken kan het onderstreepte gedeelte in de formule verder bekeken worden. Als het onderstreepte gedeelte verwijst naar een andere formule kan hiernaar gekeken worden door op ‘Overstappen’ te drukken. Door op ‘Sluiten’ te drukken beëindig je de evaluatie.

Tip 1. Zoekfunctie

De eerste tip gaat over de functie ‘Zoeken’. Binnen Excel kan je zoeken naar bepaalde waarden of termen, dit doe je door op ‘Zoeken en selecteren’ te klikken en dan te kiezen voor ‘Zoeken…’ of de sneltoets (Ctrl F) te gebruiken. Dit kan vooral goed van pas komen in grote bestanden of als je op zoek bent naar een specifiek getal of woord.

In het voorbeeld is te zien hoe er specifiek naar de naam ‘De Vries’ gezocht wordt.

Tip 2. Vervangen

Bij de tweede tip borduren we voort op de eerste tip. Naast zoeken, biedt Excel de mogelijkheid om gevonden resultaten te vervangen, bijvoorbeeld een punt voor een komma of ‘Meneer’ door ‘De heer’. Hiervoor klik je bij ‘Zoeken en selecteren’ op ‘Vervangen…’ of sneltoets (Ctrl H).

In het voorbeeld hieronder zie je hoe Meneer vervangen wordt door De heer.

Tip 3. Zichtbaar maken en verbergen

De laatste tip gaat over zichtbaar maken en verbergen. Deze tip is vooral nuttig voor mensen die in grote Excelsheets werken of soms gewoon een aantal kolommen of rijen niet hoeven te zien. Het is namelijk mogelijk om rijen en kolommen te verbergen. Door rechtermuisknop op een rij of kolom te klikken en ‘Verbergen’ te kiezen, verdwijnt die rij of kolom. Dit kan ongedaan gemaakt worden door op ‘Zichtbaar maken’ te klikken, zoals te zien is in het voorbeeld.

Bij het gebruik van Excel kan het voorkomen dat je de draad kwijtraakt, zeker bij grotere sheets met veel formules en data kan het lastig zijn. Gelukkig heeft Excel ook hiervoor een oplossing ingebouwd, namelijk ‘Broncellen aanwijzen’ en ‘Doelcellen aanwijzen’. Te vinden onder het kopje ‘Formules’.

Deze twee functies kunnen laten zien welke cellen de aangewezen cel beïnvloeden of welke cellen beïnvloed worden door de aangewezen cel. Zo kunnen formules eenvoudig inzichtelijk gemaakt worden en overzichtelijk gepresenteerd worden. Door op ‘Pijlen verwijderen’ te drukken worden alle pijlen weggehaald.

 

Tijd en moeite besparen

De functie ‘ALS’ helpt je tijd en werk te besparen door het werk voor jou te doen. De formule werkt door een waarde te vergelijken en daarop te reageren. In het voorbeeld zie je hoe de functie in Excel bepaalt of er verzendkosten gerekend moeten worden. In het stappenplan hieronder leer je hoe dat moet:
  1. Typ in de lege cel =ALS, als je de Engelse versie gebruikt typ je =IF
  2. Voer tussen de haakjes als eerste de waarde of cel in die je wilt vergelijken
  3. Hierna typ je de waarde waarmee je het wilt vergelijken (in dit geval =”ja”)
  4. Na ; (puntkomma) te typen geef je aan wat je wilt dat er gebeurt als deze waarde overeenkomt. In dit geval dus de verzendkosten
  5. Nogmaals ; (puntkomma), nu geef je de waarde op als het niet overeenkomt. In dit geval is dat 0, omdat er geen verzendkosten gerekend hoeven worden

Begroting

De ALS functie is op vele manieren toepasbaar, zo kan de functie tekst controleren maar het kan ook bijvoorbeeld getallen controleren. Zo kan de ALS functie ook in begrotingen gebruikt worden, zoals zichtbaar in het voorbeeld hieronder.

Deze week gaat de nieuwsbrief van Ter Zake Excel helemaal om Excel expert worden. Met verschillende tips en tricks helpen we je een heel eind op weg. Aan het eind van deze nieuwsbrief weet jij alles wat je moet weten om een Excel expert te kunnen zijn!

Tip 1. Filter 
Door bij ‘Gegevens’ te klikken op ‘Filter’ kan je snel en gemakkelijk je gegevens filteren. Je kan hierbij kiezen voor bepaalde waarden maar ook op alfabetische volgorde bijvoorbeeld.

Tip 2. Klik en Sleep
Als je gegevens wil verplaatsen kan je ze kopiëren en plakken, echter is er een snellere manier. Door de te selecteren en te verslepen. Je selecteert wat je wil verplaatsen en sleept het naar de locatie waar je het wil hebben.

Tip 3. Klemboord
Via de functie klemboord kan je meerdere dingen kopiëren en plakken, zonder dat de volgorde uitmaakt. Alles wat je kopieert komt erin te staan en door er simpelweg op te drukken kan je het plakken.

Tip 4. Volg een Cursus
Wil je meer leren over Excel? Door een cursus te volgen bij Ter Zake Excel leer je alles over tabellen en  grafieken maar ook praktische tips die je veel tijd kunnen besparen. Er zijn cursussen voor iedereen op verschillende niveaus. Klik hier voor meer informatie.