Wat zijn draaitabellen

Draaitabellen zijn een manier om de gegevens die je in Excel hebt, op een makkelijke en efficiënte manier te vergelijken, analyseren en berekenen. Dit is praktisch wanneer je benieuwd bent naar bijvoorbeeld trends of patronen in je gegevens. In het voorbeeld van deze week laten we zien hoe een fruitverkoper zijn gegevens kan sorteren en analyseren.

Hoe maak je een draaitabel

Een draaitabel maak je door alle relevante gegevens te selecteren. Dan ga je naar Invoegen, en druk je op Draaitabel. Een keuze menu zal vragen of je in een nieuw werkblad wil beginnen. Zodra je op Oke klikt is de draaitabel gemaakt.

Voorbeeld: ‘Jaarcijfers per product’

Nu de draaitabel gemaakt is, kunnen de gegevens geanalyseerd worden. Excel geeft de mogelijkheid om zelf gegevens te selecteren die je kunt analyseren. Je kan dan zelf kiezen of je het in een kolom of in een rij wil zien.

In het voorbeeld word gekeken hoeveel fruit er de afgelopen 4 jaar verkocht is. ‘Jaren’ worden daarvoor in kolommen gezet, ‘Product naam’ in rijen en ‘Aantal’ in waarde. Er is hierna te zien hoeveel producten er per jaar verkocht zijn, zo is zichtbaar dat de hoeveelheid appels die per jaar verkocht wordt steeds minder wordt.

Extra Tip: Door dubbel te klikken op de gegevens in een draaitabel, laat Excel je de relevante gegevens zien. In dit voorbeeld dus alle verkopen van appels in 2016.

In dit artikel leggen we uit wat ‘Absolute’ en ‘Relatieve’ cel verwijzingen zijn, maar ook hoe je ze kan gebruiken en waarom je moet weten wat het is. Maar maak je geen zorgen, het klinkt moeilijker dan het is en we gaan het je stap voor stap uitleggen.

Cel verwijzingen en hoe je ze kan gebruiken
Binnen Excel wordt veel gebruik gemaakt van cel verwijzingen, dat is het verwijzen van een cel naar één of meerdere andere cellen. Dit is vooral praktisch wanneer dingen berekend moeten worden of bij grote bestanden. In het voorbeeld zie je hoe bijvoorbeeld de totale prijs wordt uitgerekend.

De cel waarin de totale prijs moet komen wordt geselecteerd, dan wordt er verwezen naar de cel waar de prijs in staat (B2). Het vermenigvuldigingsteken(*) wordt dan ingetoetst en de prijs wordt vermenigvuldigd met het aantal, cel (C2). Als er dan op Enter wordt gedrukt verschijnt de totaal prijs. Dit is een relatieve verwijzing, want als je de formule door trekt zie je dat voor alle artikelen de totaal prijs wordt uitgerekend.


Absoluut of Relatief?

Het verschil tussen absolute en relatieve cel verwijzingen zit erin dat, zoals zichtbaar in het vorige voorbeeld, de verwijzing verspringt als de formule cel beweegt. Dit klinkt misschien ingewikkeld en daarom is het beter uit te leggen met een voorbeeld. In het nieuwe voorbeeld gaan we de Btw over de totaal prijs berekenen.

Dit doen we door eerst een cel aan te maken waar het Btw percentage in staat, B7, in dit geval. Daarna selecteren we de cel waar het Btw bedrag moet worden uitgerekend en typen we daar (=). We verwijzen dan naar de cel waar de totaal prijs in staat (D2) en vermenigvuldigen dat met het eerder genoemde Btw tarief uit cel B7. Om te zorgen dat deze verwijzing absoluut wordt in plaats van relatief, klikken we op F4. Er verschijnen dan $ tekens, die ervoor zorgen dat deze verwijzing niet meer verspringt. Door op Enter te drukken wordt het Btw bedrag uitgerekend. Het is nu ook mogelijk dit door te trekken naar beneden zonder dat de verwijzing naar het Btw percentage verspringt.

Werkblad toevoegen
Werkbladen staan onderin Excel, door op het plusje te klikken kan een extra werkblad worden toegevoegd, een werkblad verwijderen kan door met je rechtermuisknop op het te verwijderen werkblad te klikken en dan te kiezen voor Verwijderen.

 

 

 

Naam veranderen
Door dubbel te klikken op de naam van het werkblad, krijg je de mogelijkheid om de naam van het werkblad aan te passen. Dit is praktisch als je bijvoorbeeld per maand een werkblad wil. Door met de rechter muisknop op het werkblad te klikken kan ook de kleur worden aangepast.

 

 

 

Werkblad kopiëren
Als je een werkblad wil kopiëren of verplaatsen druk je rechtermuisknop op het werkblad en dan op ‘Verplaatsen of kopiëren’. Hier kan gekozen worden om het bestand binnen de map of naar een andere map te verplaatsen. Ook kan er gekozen worden om dit met een kopie te doen.

 

 

 

 

Werkblad verbergen
Excel heeft de mogelijkheid om werkbladen te verbergen, voor het geval dat ze niet relevant zijn. Hiervoor zet je de muis op het werkblad, rechtermuis klik en selecteer je ‘verbergen’. Door hetzelfde nogmaals te doen maar dan ‘zichtbaar maken’ te klikken word het werkblad weer getoond.

Wat is ‘Snel aanvullen’

Het is een veel voorkomende ergernis die iedereen kent, een document hebben dat net niet netjes is. Denk bijvoorbeeld aan een klantenbestand waarbij sommige namen wel met een hoofdletter geschreven staan en sommige niet. Een ander voorbeeld is bij postcodes, soms wel een spatie, soms niet. Dit kan onprofessioneel overkomen en werkt moelijker dan wanneer alles netjes en op dezelfde manier opgeschreven staat. Gelukkig heeft Excel een functie die dit voor jou netjes kan oplossen, zonder dat je alles opnieuw hoeft te typen.

De functie ‘Snel aanvullen’ kan je uren aan routinematig werk in Excel besparen!


Lees meer

Cellen selecteren

Als je met Excel werkt, weet je hoe je cellen moet selecteren. Je klikt op een cel of je klikt en je sleept om meerdere cellen te selecteren. Echter kost dit veel tijd als je werkt in werkbladen met duizenden gegevens. Gelukkig zijn er snellere manieren, door bijvoorbeeld op Ctrl-A te drukken selecteer je alle cellen. Dit kan praktisch zijn als je alles wilt verwijderen of kopiëren.

Sneller scannen

Mocht je iets specifieker te werk willen gaan en bijvoorbeeld willen weten wat er in de onderste cel staat, is dat ook mogelijk. Hiervoor hoef je niet helemaal naar beneden te scrollen, maar kan je op Ctrl in combinatie met (↓) drukken. De laatst gevulde cel van de geselecteerde kolom zal dan getoond worden. Dit werkt ook andere kanten op, hiervoor gebruik je de andere pijltoetsen.

Sneller selecteren

Een andere mogelijkheid is dat je een bepaalde rij of kolom wil selecteren. Dit kan door tegelijk Ctrl Shift en (↓) in te drukken. Alle gebruikte cellen in de richting van het pijltje worden dan geselecteerd. Door te blijven klikken in andere richtingen kunnen hele tabellen geselecteerd worden, of juist weer losgelaten worden.

 

 

Extra – Selecties printen

Na het selecteren van de gewilde cellen is het mogelijk om deze te printen. Het idee is dan dat niet het hele werkblad geprint word maar alleen de door

jezelf aangegeven cellen. Dit is mogelijk door eerst de cellen te selecteren, dan naar afdrukken te gaan en daar te kiezen voor de optie ‘Selectie afdrukken’, zoals zichtbaar in de afbeelding.

Cellen Beveiligen
Iedereen is het wel eens overkomen, je stelt een eenvoudig document op waarin je collega’s alleen maar hun resultaten in te hoeven voeren om bijvoorbeeld automatisch de BTW te berekenen. Een simpel proces wat eigenlijk niet fout zou moeten kunnen gaan, tot dat iemand per ongeluk in de cel van de formule wat typt en niet weet hoe die dit moet herstellen. Door cellen te beveiligen kan dit voorkomen worden. Excel heeft een functie waarmee bepaalde cellen beveiligd kunnen worden zodat formules niet per ongeluk aangepast worden. Hieronder leggen we in een aantal stappen uit hoe je dit makkelijk kan aanpassen. Lees meer

Iedereen maakt wel eens een foutje in Excel. Zo heeft in 1995 een Amerikaanse accountant een schuld van 1.3 miljard in de boeken gezet zonder het min teken erbij te zetten. Dit zorgde ervoor dat er op de balans 2.6 miljard dollar meer stond dan de bedoeling was. Zo is maar te zien dat een foutje in een klein hoekje zit. In onderstaande tips leggen we je de meest gemaakte fouten in Excel uit, zodat foutjes bij jou voorkomen kunnen worden.


1. Berekeningen in Excel uitvoeren en de foutmelding #WAARDE! krijgen.

De foutmelding #WAARDE! is een van de meest voorkomende foutmelding in Excel. Deze foutmelding betekent dat de formule, bijvoorbeeld optellen, die je probeert uit te voeren tekstvelden bevat. Dit kan simpel opgelost worden door de cellen met tekst te verwijderen uit de formule.

2. Teveel gegevens in een cel

Het probleem van teveel gegevens in een cel doet zich pas voor als je wil gaan sorteren. Denk hierbij aan contact gegevens waar Voor + Achternaam in een cel staan. Hierdoor is het niet meer mogelijk om makkelijk te sorteren op Achternaam. Dit kan in de meeste gevallen opgelost worden door de functie van Excel, tekst naar kolommen, die te vinden is onder het tabblad Data (gegevens).

3. De foutmelding #Deel/0” in je werkbladen

Het is algemeen bekend dat delen door 0 niet mogelijk is, ook niet in Excel. Mocht je dat toch willen doen krijg je de foutcode #Deel/0”. Excel ziet lege cellen ook als een 0, waardoor het dus gebeurt dat als je een formule hebt die deelt door een cel waar niets instaat je de foutcode #Deel/0” krijgt.

4. Te moeilijk werken in teveel sheets

Vaak worden gegevens verspreid over meerdere sheets, met de gedachte dat het efficiënter en productiever is op die manier. Echter kost het heen en weer gaan tussen de verschillende sheets meer tijd dan dat het bespaart en is het erg fout gevoelig. Wie gebruik maakt van ‘Watch window’ (Venster controle), zal alle relevante informatie naast elkaar kunnen hebben staan om tijd en fouten te besparen. Deze functie is te vinden onder ‘Formules’.

Deze week in de nieuwsbrief van Ter Zake Excel drie simpele tips waardoor je alles uit Excel kan halen. Door deze tips zal het werken in Excel voortaan makkelijker, sneller en efficiënter gaan. Onderaan de mail vindt u de data voor aankomende cursussen en workshops.

Lees meer

U kent het probleem wel, in een Excel werkblad dat veel rijen bevat ver naar beneden scrollen. De titels van de rijen verdwijnen en het is moelijk op te maken wat nu waarbij hoort. Dit is een probleem dat op een makkelijke manier verholpen kan worden. Door de titels van uw Excel werkbladen vast te zetten, zijn deze altijd overzichtelijk en duidelijk. Hier onder leggen we in een aantal korten stappen uit hoe dat moet. Voor meer gratis Excel tips kunt u uiteraard ook kijken op www.Terzake-Excel.nl

Blokkeren

Als je voor één kolom of één rij de titels wilt blokkeren, dan ga je naar Beeld, klik je op Blokkeren en kies je voor de optie één rij of voor de optie één kolom. De rij of kolom is nu geblokkeerd.

Als je meerdere rijen en of kolommen wilt blokkeren, dan selecteer je de cel waarboven je de rijen en links daarvan de kolommen wilt blokkeren. Dus je plaatst de cursor in C3 als je de eerste twee rijen en de eerste twee kolommen wilt vastzetten. Klik vervolgens op Beeld, Blokkeren en dan Titels blokkeren.

Als je de titelblokkering wilt opheffen, dan ga je naar Beeld, je klikt op Blokkeren en vervolgens op Titelblokkering opheffen.

Afdrukken

Bij het afdrukken van het bestand wil je misschien de titels ook bovenaan elke pagina getoond hebben. Je kunt dit doen door bij Pagina-indeling te kiezen voor het submenu Pagina-instelling. Klik op Titels afdrukken.

Je kunt dan het bereik van je tabel ingeven bij Afdrukbereik. In de volgende twee velden kun je invoeren welke rijen en/of kolommen op elke afdruk getoond moeten worden. Vervolgens kun je voor de afdruk bepalen hoe het eruit moet komen te zien en kiezen voor een andere Paginavolgorde onderaan het tabje Blad.

Toch nog niet helemaal duidelijk, of gewoon graag een keertje zien gebeuren? Via deze video op de site leggen we het nog een keer uit, maar dit keer kunt u meekijken en luisteren. Op onze site vind u nog veel meer filmpjes met tips en tricks.

Excelvragen?

Wil je meer weten over een van onze workshops of heb je een andere Excelvraag? Neem dan contact met ons op. U kunt uiteraard ook bij ons terecht voor maatwerk en gepersonaliseerde cursussen voor uw eigen bedrijf of afdeling.

U ontvangt 50€ korting op de cursussen die binnenkort gegeven gaan worden, bijvoorbeeld:

7 november:                            Gevorderden in Excel (link)

14 november:                          Macro’s/VBA in Excel (link)

 

Sneltoets van de week: Ctrl + Alt  5 = € 

In Excel is het mogelijk om onder andere cellen, werkmappen of zelfs gehele bestanden te beveiligen. Soms wordt gedacht dat dit betekent dat je een onderdeel beveiligt met een wachtwoord, maar dit is niet juist.

Wanneer je een cel, werkmap of bestand in Excel beveiligt, voorkom je dat andere gebruikers dit onderdeel kunnen bewerken. 

Misschien houd je als manager of eigenaar wel een rapport bij met gegevens van je teamleden, waarin zij zelf periodiek gegevens in moeten vullen. Om ervoor te zorgen dat ze alleen de gegevens kunnen aanpassen die op hen van toepassing zijn, kun je de overige onderdelen in het bestand beveiligen. Op die manier kan de gebruiker alleen aanpassingen doen op de plaatsen waarvoor jij toestemming hebt gegeven. Houd er rekening mee dat een beveiliging gehackt kan worden, dus wees altijd voorzichtig met bedrijfsgevoelige informatie. Lees meer