Je laat Exceltips liggen!

Denk je alles al te weten van Excel. Het lijkt mij onmogelijk. Bij Ter Zake Excel werken wij dagelijks met Excel, maar zelfs wij leren nog bij. En dat is maar goed ook, als we uitgeleerd zouden zijn dan wordt het toch een stukje minder leuk. In deze nieuwsbrief een tip om lege rijen snel te verwijderen. We sluiten natuurlijk ook deze keer af met de sneltoets (of eigenlijk sneltoetsen) van de week!

Verwijderen van lege rijen!

Een vraag die we vaak krijgen is: “Hoe kun je snel de lege rijen verwijderen in een bereik?” We zien dat mensen rij voor rij de lege rijen gaan verwijderen of met behulp van een filter de lege rijen selecteren en deze dan vervolgens verwijderen. Beide kan natuurlijk, maar het kost veel tijd en de kans op fouten is groot. Een andere optie is om Excel de lege cellen te laten selecteren en deze vervolgens te verwijderen. Stap 1 is om het gewenste bereik te selecteren en daarbinnen de lege cellen te laten selecteren door Excel. Je selecteert in eerste instantie het gewenste bereik, in ons voorbeeld van kolom B tot en met kolom H. Vervolgens ga je in het menu start naar Zoeken en selecteren (helemaal rechts in het lint) en vervolgens klik je op Ga naar en daarna op Speciaal.

Daarna kies je voor Lege waarden en klik je op Ok. Je zult zien dat alleen de lege cellen in het bereik zijn geselecteerd.

De laatste stap is om de lege cellen te verwijderen. Je klikt daarvoor op de rechter muisknop en kiest voor verwijderen. Daarna kies je voor Cellen naar boven verplaatsen en klik je op Ok. Nu zijn de lege waarden verwijderd.

Sneltoetsen van de week: Ctrl G = snel naar het menu Ga Naar

Ctrl – = verwijderen cellen

Excel verbaast mij ook nog wel eens!

Degene die zegt alles van Excel te weten, weet niet alles van Excel. Excel biedt namelijk enorm veel formules en functionaliteit. Die kun je nooit allemaal kennen en beheersen. Soms komen wij ook nog een stukje functionaliteit tegen die erg handig is waarvan we niet wisten dat het bestond. In deze nieuwsbrief leggen we je de camerafunctie uit in Excel. Erg handig!

De camerafunctie, wat doet het!

Met behulp van de camerafunctie is het mogelijk om in een afbeelding cellen uit een ander werkblad te tonen. Zo kun je dus op het eerste blad als kop de NAW-gegevens tonen die vermeld staan in een ander blad. Doordat het een afbeelding is hoef je geen rekening te houden met de kolommenindeling. Erg handig mocht je met meerdere kolombreedtes willen werken.

Installeren camerafunctie!

De camerafunctie installeer je door naar de Werkbalk snelle toegang te gaan en te kiezen voor Snelle toegang aanpassen, vervolgens kies je de optie Meer opdrachten.

 

 

 

 

 

 

 

 

Onder Kies opdrachten uit zoek je de het symbool Camera, vervolgens kies je voor Toevoegen en daarna op Ok. De camera is nu toegevoegd aan de werkbalk snelle toegang.

Camera toepassen

Om een afbeelding te maken via de camera is het van belang dat je in eerste instantie het bereik selecteert die je in de afbeelding wilt zien. Daarna klik je op de camera in de werkbalk snelle toegang. Nu kun je naar een ander werkblad om daar de afbeelding te plaatsen. Als je vervolgens wijzigingen doorvoert in het originele bereik dan zie je deze ook terug in de afbeelding op het andere werkblad.


 

 

 

 

 

 

 

 

Sneltoets van de week: Shift Spatie = Selecteren rij

Blue Monday

De vervelendste dag van het jaar, Blue Monday. De dag waarop je er achter komt dat je goede voornemens toch niet gehaald zijn, vakanties ver weg lijken en de dagen nog donker zijn. Daarom gaan we je opvrolijken met kleur. We gaan laten zien hoe je cellen kunt kleuren en tabellen snel kunt opmaken. Uiteraard is er ook weer een Sneltoets van de Week.

Cellen kleuren via celeigenschappen

Via Celeigenschappen kun je heel snel kleuren geven aan cellen. Je komt bij Celeigenschappen via Ctrl 1 of rechtermuisknop en dan kiezen voor Celeigenschappen. Daarna kun je naar het tabje Opvulling om vervolgens een standaard kleur te kiezen. Ook is het mogelijk om te kiezen voor Meer kleuren, je krijgt dan nog meer opties om cellen kleuren te geven. Wil je de kleuren van je organisatie gebruiken dan kun je kiezen voor Aangepast om vervolgens de RGB kleuren aan te geven.

 

 

 

 

 

 

 

 

Tabel maken

Een andere manier om snel kleuren aan cellen te geven is door middel van het gebruik van een tabel. Je kunt een bereik met cellen selecteren en deze vervolgens in één keer opmaken als tabel. Nadat je het bereik geselecteerd hebt klik je in het menu Start op Opmaken als tabel, je klikt de gewenste opmaak aan en vervolgens kies je voor Ok.


 

 

 

 

 

 

 

 

Sneltoets van de week: Shift Spatie = Selecteren rij

De beste wensen voor het nieuwe jaar!

Allereerst willen we iedereen het allerbeste wensen voor het nieuwe jaar. In deze nieuwsbrief de allerbeste Exceltips. Zo leggen we je bijvoorbeeld uit hoe je de opmaak kunt behouden nadat je in Excel gegevens hebt doorgevoerd.

Opmaak behouden

Vaak is het handig om een invoer, reeks of formule te kunnen doorvoeren naar andere cellen. Je kunt een cel doorvoeren naar andere cellen op verschillende manieren. De meest gebruikte manier is door na selectie van de cel rechtsonder in de cel te gaan staan totdat je een zwart plusje krijgt, daarna kun je de linkermuisknop ingedrukt houden en de cel naar beneden slepen. De inhoud van de cel, reeks of formule wordt nu naar beneden doorgevoerd. Een ergernis die daarbij vaak ontstaat is dat de opmaak van de betreffende tabel dan ook mee verandert, terwijl je dit niet wil. Je kunt dit voorkomen direct nadat je de cel doorgevoerd hebt. Rechtsonder in het bereik vind je namelijk een nieuwe knop, als je op dit ‘plusje’ klikt kun je kiezen voor doorvoeren zonder opmaak.

 

 

 

 

 

 

 

 

Sneltoets van de week: Ctrl Spatie = Selecteren kolom

Datumverschil uitrekenen

Het is mogelijk om binnen Excel het verschil tussen data uit te rekenen, dit is bijvoorbeeld praktisch als je wil weten hoelang offertes open staan. Het enige wat je hiervoor nodig hebt zijn de twee data waartussen je het verschil wilt uitrekenen.

Het verschil is uit te rekenen in het aantal dagen, maanden of jaren. Om het verschil uit te rekenen voer je eerst de verschillende data naast elkaar in. Hierna voer je, in de cel waar je het verschil wil weten, de volgende formule in:

=Datumverschil(‘cel datum 1′;’cel datum 2’;”Y”)

Nu zie je het verschil in jaren tussen de twee data. Door de Y te veranderen in M of D kan je het verschil in (M) maanden of (D) dagen uitrekenen.

De formule EN 

In onderstaande video leggen we je in 90 seconde de formule EN uit, deze formule kan bepalen of alle voorwaarden in een formule WAAR zijn. Voor meer informatieve Excel video’s kan je altijd kijken op onze site. Klik hier voor meer video’s.

Deze week in de nieuwsbrief van Ter Zake Excel twee tips om sneller, efficiënter en beter te werken. Zo lees je onder andere over hoe je heel snel de juiste datum kan invoeren, maar ook over hoe je op een efficiënte manier tekst naar bruikbare getallen kan omvormen.

Tip 1: Huidige datum invoeren

Binnen Excel bestaat de mogelijkheid om op een hele snelle en makkelijke manier de datum van vandaag in te voeren. Het enige wat je hiervoor moet doen is in Excel een cel selecteren, en typen: =vandaag(), als je de Engelse versie van Excel gebruikt typ je =today(). Hierna verschijnt de datum van vandaag in de geselecteerde cel.

Tip 2: Tekst naar Getal (gevorderden)

Mensen die met grote hoeveelheden data werken kennen het probleem vast wel, maar ook voor mensen die hier nog niet mee bekend zijn is dit een nuttige tip. Bij grote hoeveelheden data die geschreven staan als tekst duurt het vaak lang voordat Excel dit heeft omgevormd tot getallen. Dit kan sneller, door op Gegevens te klikken en dan op Tekst naar kolommen wordt de tekst zonder vertraging omgezet tot getallen.

Deze week in de nieuwsbrief van Ter Zake Excel tips om sneller, efficiënter en beter te werken. Zo lees je onder andere over hoe je zonder formules een samenvatting kan krijgen en over de formule Sommen.als.

Samenvatten zonder formules

Binnen Excel bestaat de mogelijkheid om snel en gemakkelijk spreadsheets samen te vatten. Dit doe je door een deel van de spreadsheet te selecteren, als dit gedaan is, is rechts onder in het scherm een korte samenvatting te lezen. Hierin zie je het gemiddelde, het aantal en de som van de geselecteerde getallen.

Sommen.als uitgelegd

Sommen.als is een formule die optellingen voor je uitvoert met bepaalde voorwaarde eraan, dit kan bijvoorbeeld zijn: alle getallen die hoger zijn dan 50 bij elkaar optellen. Je kan uiteraard zelf de voorwaarde aangeven en zo gecompliceerd maken als je wilt. In onderstaande video leggen we uit hoe dat moet.

Klik om video te bekijken!

In de vorige nieuwsbrief zijn we begonnen met het uitleggen van macro’s, een manier om in Excel handelingen of acties op te nemen en af te spelen. In deze nieuwsbrief gaan we hierop door en leggen we je alles over Macro’s uit.

Hoe maak je een macro?

Om een macro op te nemen moet je het tabblad ‘Ontwikkelaars’ hebben toegevoegd, in de nieuwsbrief van vorige week legden we uit hoe dat moest, klik hier om het terug te lezen. Om een macro op te nemen volg je de volgende stappen.

1. Klik op het tabblad ‘Ontwikkelaars’ en ga naar ‘Macro opnemen’.
2. Voer een naam en een sneltoets in en druk op ‘Oke’ om de opname te starten.
3. Voer de gewenste acties uit die je wil opnemen.
4. Klik op ‘Opname stoppen’, de macro is nu opgenomen.

Let op: Het is belangrijk bij het opnemen van macro’s om goed op te letten wat je precies doet, Excel neemt namelijk alles wat je doet op, ook het selecteren van een cel bijvoorbeeld. 

Voorbeeld

In het voorbeeld zie je hoe een macro gemaakt wordt om bedrijven die een schuld hebben te markeren door ze dik gedrukt en rood te maken. Dit is een zeer simpel voorbeeld over hoe een macro een actie van meerdere stappen in een keer voor je kan uitvoeren. Je hoeft alleen nog maar de namen te selecteren en op (Ctrl i) te drukken en ze worden dik gedrukt en rood gemaakt.

Let op: het is niet mogelijk een actie ongedaan te maken (Ctrl Z) na het gebruik van een macro.

Wat is een macro?

Als je in Excel bepaalde acties of handelingen regelmatig moet uitvoeren, kan een macro je hierbij helpen. Een macro is namelijk een manier om een actie of set van acties vaak en efficiënt uit te voeren. Dit doet een macro door de handelingen of acties die je uitvoert in Excel op te nemen en dat op te slaan als een programmaatje. Dit programmaatje kan je dan later zelf weer uitvoeren wanneer nodig. Macro’s kunnen heel simpel zijn maar het kunnen ook ontzettend uitgebreide en lastige operaties omvatten.

Tabblad ‘Ontwikkelaars’

Om macro’s op te nemen in Excel heb je het tabblad ‘Ontwikkelaars’ nodig. Dit staat niet standaard aan als je Excel gebruikt. Via dit tabblad kun je macro’s opnemen en afspelen, maar ook andere geavanceerde opties worden hierdoor bruikbaar. Om het tabblad ‘Ontwikkelaars’ in te schakelen volg je onderstaand stappenplan.

1. Ga naar ‘Bestand‘ en klik op ‘Opties‘.
2. Ga naar ‘Lint aanpassen
3. Klik onder ‘Hoofdtabbladen‘ op de optie ‘Ontwikkelaars‘.

In de volgende nieuwsbrieven zullen we dieper ingaan op macro’s, hoe je ze maakt maar ook hoe je ze kan gebruiken. Wil je nu al meer weten? Kijk dan op onze website of volg onze Macro’s/VBA in Excel cursus.

Wat is ‘Formules evalueren’

Iedereen die met Excel werkt gebruikt formules, sommige mensen meer dan andere, maar in bijna alle Excel sheet zitten formules verwerkt. Dit gaat van relatief simpele formules als optellingen of gemiddelde berekenen tot lastigere formules als verticaal zoeken en de Als/If functie. Bij het gebruik van gecompliceerde formules en functies kan het moeilijk zijn door de bomen het bos nog te zien. Hiervoor heeft Excel de functie ‘Formules evalueren’ ontwikkeld.

Stappenplan

Om een formule te evalueren druk je op maximaal één cel tegelijk. Hierna kies je bij het tabblad ‘Formules’ voor de functie ‘Formules evalueren’. Hierna verschijnt een nieuw venster waarin de formule opgeschreven staat en waarin deze geëvalueerd kan worden. Door op ‘Evalueren’ te drukken kan het onderstreepte gedeelte in de formule verder bekeken worden. Als het onderstreepte gedeelte verwijst naar een andere formule kan hiernaar gekeken worden door op ‘Overstappen’ te drukken. Door op ‘Sluiten’ te drukken beëindig je de evaluatie.