In Excel is het mogelijk om onder andere cellen, werkmappen of zelfs gehele bestanden te beveiligen. Soms wordt gedacht dat dit betekent dat je een onderdeel beveiligt met een wachtwoord, maar dit is niet juist.

Wanneer je een cel, werkmap of bestand in Excel beveiligt, voorkom je dat andere gebruikers dit onderdeel kunnen bewerken. 

Misschien houd je als manager of eigenaar wel een rapport bij met gegevens van je teamleden, waarin zij zelf periodiek gegevens in moeten vullen. Om ervoor te zorgen dat ze alleen de gegevens kunnen aanpassen die op hen van toepassing zijn, kun je de overige onderdelen in het bestand beveiligen. Op die manier kan de gebruiker alleen aanpassingen doen op de plaatsen waarvoor jij toestemming hebt gegeven. Houd er rekening mee dat een beveiliging gehackt kan worden, dus wees altijd voorzichtig met bedrijfsgevoelige informatie.

Cellen beveiligen

Het beveiligen van cellen werkt op tegenovergestelde wijze dan je wellicht zou verwachten. Bij deze optie beveilig je namelijk niet de cellen die niet bewerkt mogen worden, maar ontgrendel je juist de cellen die gebruikers wél mogen bewerken.

  • Selecteer de cellen die bewerkt mogen worden zodra de beveiliging actief is
  • Klik op je rechter muisknop en kies voor de optie “Celeigenschappen”
  • Onder het tabblad “Bescherming” zie je dat de functie “Geblokkeerd” staat aangevinkt. Zet het vinkje uit, zodat je de geselecteerde cellen na beveiliging nog kunt bewerken
  • Wanneer je vervolgens onder “Controleren” en “Blad beveiligen” de beveiliging activeert, kun je alleen nog de cellen bewerken die je zojuist het gedeblokkeerd

Werkmappen beveiligen

Wanneer je een werkmap beveiligt, beveilig je de structuur. Dit betekent dat het niet meer mogelijk is om je werkbladen te verplaatsen, nieuwe werkbladen toe te voegen of werkbladen te verwijderen.

  • Het beveiligen van een werkmap werkt hetzelfde als het beveiligen van een cel; onder het tabblad “Controleren” kies je voor de optie “Werkmap beveiligen”. Vervolgens vraagt Excel je een wachtwoord te kiezen waarmee gebruikers de beveiliging kunnen opheffen

Bestand beveiligen

Als je niet wilt dat iedereen zomaar een bepaalde Excelbestand kan openen, kun je dit bestand vergrendelen met een wachtwoord.

  • Ga hiervoor naar “Start”, “Info” en kies voor de optie “Werkmap beveiligen”
  • Onder de optie “Versleutelen met wachtwoord” kies je het wachtwoord waarmee je het bestand wilt beveiligen
  • Wanneer je het document vervolgens opslaat, kun je het bestand alleen nog openen wanneer je het zojuist ingestelde wachtwoord invoert

Vergeet je je wachtwoord? Dan kun je het bestand niet meer openen… Het is wel mogelijk de beveiliging van het bestand te deactiveren. Hiervoor ga je opnieuw naar de optie “Versleutelen met wachtwoord”, waar je het wachtwoord weghaalt. Nadat je op “Oke” hebt geklikt, is het bestand niet meer beveiligd.

Exceltip: cel, werkmap of bestand beveiligen in 90 seconden

Wil je weten hoe het beveiligen van een cel, werkblad of bestand er in de praktijk uitziet? Op de website staan filmpjes over hoe je dit moet doen.  Elk filmpje duurt 90 seconden.