Tijd besparen door ‘Snel aanvullen’ te gebruiken

Wat is ‘Snel aanvullen’

Het is een veel voorkomende ergernis die iedereen kent, een document hebben dat net niet netjes is. Denk bijvoorbeeld aan een klantenbestand waarbij sommige namen wel met een hoofdletter geschreven staan en sommige niet. Een ander voorbeeld is bij postcodes, soms wel een spatie, soms niet. Dit kan onprofessioneel overkomen en werkt moelijker dan wanneer alles netjes en op dezelfde manier opgeschreven staat. Gelukkig heeft Excel een functie die dit voor jou netjes kan oplossen, zonder dat je alles opnieuw hoeft te typen.

De functie ‘Snel aanvullen’ kan je uren aan routinematig werk in Excel besparen!

---

Stap 1

Stap 1 – Lege rij creëren.

Zorg ervoor dat u een kolom heeft met dezelfde soort gegevens, namen bijvoorbeeld. Naast deze kolom moet een lege kolom beschikbaar zijn. Dat is mogelijk door of een extra kolom toe te voegen. Een andere methode is de kolom te kopiëren naar een nieuw tabblad.

Stap 2

Stap 2 – Voorbeeld invoeren

Deze functie werkt op basis van patronen die Excel herkent in wat je aan het doen bent. Je zult dus eerst moeten voordoen wat je wilt dat Excel verandert. In de lege kolom voer je de eerste namen in, maar op de manier hoe je het zou willen zien.

Stap 3

Stap 3 – Snel aanvullen

Als Excel herkent wat je aan het doen bent, zal de  mogelijkheid gegeven worden om aan te vullen. Excel laat dan zien dat hij weet wat je aan het doen bent. Door dan op Enter te drukken zullen de juiste gegevens verschijnen in de lege cellen. Dit is ook mogelijk voor bijvoorbeeld postcodes of andere gegevens.

Let op!
De functie is voor veel meer bruikbaar, bijna alle routinematige klusjes kan Excel op deze manier van je overnemen, zolang de informatie er maar staat. Mocht Excel de gegevens niet uit zichzelf aanvullen is de sneltoets Ctrl E ook een mogelijkheid. Deze functie werkt niet als een formule, hij verandert dus ook niet automatisch mee als je de originele lijst bijwerkt.