Capaciteitsplanning in Excel

Je krijgt een nieuwe opdracht, maar kun je die wel inplannen? Je bent het overzicht kwijt? Wil je weten wat de beschikbare capaciteit is binnen je organisatie? Download dan onze capaciteitsplanning in Excel!

Hoe groter je organisatie wordt hoe belangrijker het wordt om inzicht te hebben in je capaciteit. Je raakt anders het overzicht kwijt en je belooft klanten een bepaalde deadline die misschien niet eens meer te halen is. Je problemen worden daardoor alleen maar groter en je overzicht kleiner. Door goed te plannen kun je efficiënt gebruik maken van middelen (medewerkers en machines). Je kunt voor een optimale inzet gaan, daarmee voorkom je ook knelpunten.

Ook je kosten worden beter beheerst. Als je met een klant een deadline afspreekt en je kunt die niet waar maken dan ga je wellicht extra krachten inhuren. Door de juiste deadline af te spreken is dit niet nodig en voorkom je dus kosten.

Uiteindelijk leidt duidelijkheid tot minder werkstress binnen je organisatie, meer duidelijkheid bij je klanten en wordt zowel de medewerkerstevredenheid als de klanttevredenheid groter. Alleen maar winst dus!

Met onze capaciteitsplanning voer je snel gegevens in en krijg je het overzicht waar je naar op zoek bent. Doordat we gebruik maken van digitale invulformulieren wordt de kansen op fouten geminimaliseerd en kun je ook hee snel bijvoorbeeld een project of taak toevoegen. Verder zijn er allerlei knoppen gemaakt die het gebruik van het bestand verbeteren. Zo schiet je heel snel naar een andere maand binnen je capaciteitsplanning of kun je taken verbergen, dan wel zichtbaar maken.

Binnen deze capaciteitsplanning wordt ook rekening gehouden met de contracturen die een medewerker heeft, alsmede de vakanties van medewerkers. Zo plan je een medewerker niet per ongeluk in een vakantie in.

Het belangrijkste uiteindelijk is natuurlijk het verkrijgen van inzicht. Door projecten te verbergen met knoppen kun je overzicht krijgen. Ook kun je zelf filteren op taken, maar het allermooiste zijn de rapportages in de capaciteitsplanning. Zo kun je de beschikbaarheid inzien van alle medewerkers. Als je dus contact hebt met een klant kun je direct zien dat er ruimte is voor een bepaalde opdracht. Je hoeft het dus niet eerst na te vragen binnen je organisatie, maar je ziet het direct. Ook is er een rapportage aangemaakt met daarin een tabel en grafiek waarin te zien is wat je totale capaciteit is binnen je organisatie. In één oogopslag dus overzicht.

Wil jij ook inzicht in je capaciteit? Gebruik dan de capaciteitsplanning in Excel.

Veelgestelde vragen over een Capaciteitsplanning in Excel

1 Wat zijn de belangrijkste stappen in het proces van capaciteitsplanning?

De belangrijkste stappen in capaciteitsplanning zijn:

Voorspellen van de vraag: Inschatten hoeveel producten of diensten er nodig zijn in een bepaalde periode.
Inventarisatie van huidige capaciteit: Bepalen wat de huidige capaciteit is, inclusief beschikbare middelen en personeel.
Analyse van het verschil: Vergelijken van de vraag met de huidige capaciteit om te bepalen of er een tekort of overschot is.
Monitoring en aanpassing: Continu de prestaties volgen en bijsturen waar nodig om te zorgen dat de capaciteit blijft voldoen aan de vraag.

2 Welke rol speelt technologie in capaciteitsplanning?

Technologie speelt een cruciale rol in capaciteitsplanning door het leveren van geavanceerde tools en software die helpen bij het voorspellen van de vraag, het monitoren van capaciteit, en het optimaliseren van processen. Met data-analyse en automatisering kunnen bedrijven nauwkeurigere voorspellingen doen en snel aanpassingen maken om capaciteitseisen beter te managen. Eén van die opties is een capaciteitsplanning in Excel.

3 Wat is het verschil tussen korte-termijn en lange-termijn capaciteitsplanning?

Korte-termijn capaciteitsplanning richt zich op de directe operationele behoeften, zoals het plannen van personeelsroosters voor de komende weken of het bepalen van de productiecapaciteit voor de volgende maand. Het is gericht op het oplossen van directe capaciteitsproblemen om aan de huidige vraag te voldoen.
Lange-termijn capaciteitsplanning kijkt verder vooruit, vaak jaren, en richt zich op strategische beslissingen zoals investeringen in nieuwe machines, uitbreidingen van faciliteiten, of het aannemen van extra personeel om te voldoen aan verwachte groei in de vraag.

Downloaden document capaciteitsplanning

Nadat je op Document downloaden hebt geklikt wordt er gevraagd om je emailadres, hiermee meld je je aan voor de nieuwsbrief. Deze nieuwsbrief verzenden we twee keer per maand en ontvang je Exceltips en leer je meer over Ter Zake Excel. Je kunt je op elk gewenst moment weer uitschrijven.