Onboarding in Excel

Een nieuwe medewerker start goed wanneer duidelijk is wat er moet gebeuren, wie waarvoor verantwoordelijk is en welke middelen op tijd geregeld moeten zijn. Met deze onboardingtool in Excel houd je de volledige onboarding overzichtelijk bij op één plek.

Je gebruikt het bestand voor de taken, de middelen en de voortgang per nieuwe medewerker. Je legt één keer vast hoe de onboarding binnen jouw organisatie is opgebouwd. Daarna zet het bestand voor elke nieuwe medewerker automatisch de juiste planning klaar.

Hoe werkt de onboardingtool?

Je begint op het tabblad Instellingen. Hier vul je de organisatienaam in, voeg je het logo toe en beheer je de vaste lijsten die in het bestand worden gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan de catalogus met middelen die een nieuwe medewerker nodig kan hebben.

Op het tabblad Sjabloon planning leg je de standaardtaken voor de onboarding vast. Per taak geef je aan wie verantwoordelijk is en hoeveel werkdagen vóór of na de startdatum de taak moet plaatsvinden.

Voorbeelden van taken zijn:

• contract compleet maken, vijf werkdagen voor de startdatum
• accounts en werkplek regelen, twee werkdagen voor de startdatum
• rondleiding geven op de eerste werkdag
• evaluatiemoment plannen na de eerste week.

Nieuwe medewerkers voeg je toe op het tabblad Medewerkers. Je vult onder andere de functie, afdeling, startdatum en buddy in. Op basis van het sjabloon worden de taken automatisch in de planning gezet. De deadlines bewegen mee met de startdatum van de medewerker.

Op het tabblad Middelen houd je per medewerker bij welke zaken geregeld moeten worden. Denk aan een laptop, toegangspas, telefoon, software of werkkleding. Je ziet wie verantwoordelijk is en wat de status is.

Overzicht in het dashboard

Het Dashboard laat direct zien hoe de onboarding ervoor staat. Je ziet hoeveel medewerkers in onboarding zitten, hoeveel taken nog openstaan en welke middelen nog geregeld moeten worden.

Ook zie je per medewerker de eerstvolgende deadline. Daardoor is snel duidelijk waar actie nodig is en voorkom je dat belangrijke stappen blijven liggen.

Werken met knoppen en eenvoudige invoer

Het bestand is gemaakt met behulp van VBA. De belangrijkste handelingen werken via duidelijke knoppen en invoervelden. Je hoeft zelf geen formules, draaitabellen of ingewikkelde instellingen aan te passen.

Daardoor kun je het bestand gebruiken als praktisch hulpmiddel voor HR, leidinggevenden, IT en andere betrokkenen bij de onboarding.

Wanneer is deze onboardingtool handig?

Deze onboardingtool is handig wanneer je meerdere nieuwe medewerkers per jaar laat starten en daarbij niets wilt vergeten. Je hoeft niet voor iedere nieuwe collega opnieuw een losse checklist te maken.

Het bestand helpt om afspraken vast te leggen, verantwoordelijkheden duidelijk te maken en de voortgang te bewaken. Zo werk je met één vaste werkwijze voor onboarding, zonder dat het overzicht verdwijnt.

Kom je er niet helemaal uit of heb je een vraag over het bestand? Stuur ons gerust een bericht, dan helpen we je graag.