Planner

Met deze planner in Excel plan je projecten automatisch in over de weken van het jaar. Het bestand houdt rekening met de uren die je medewerkers beschikbaar hebben. Zo zie je direct of het werk past binnen de capaciteit en in welke weken de planning te vol wordt.

De planner helpt je om projecten niet alleen op startdatum en doorlooptijd te plannen, maar ook op beschikbare uren. Daardoor krijg je sneller inzicht in de werkdruk per week.

Hoe werkt de projectplanner?

De projectplanner bestaat uit verschillende tabbladen waarin je medewerkers, projecten en instellingen vastlegt. Op basis van die gegevens berekent het bestand hoe de uren over het jaar worden verdeeld.

Je hoeft zelf geen formules of draaitabellen aan te passen. De belangrijkste handelingen werken via duidelijke knoppen en eenvoudige invoer.

Medewerkers en beschikbaarheid vastleggen

Op het tabblad Medewerkers geef je per medewerker aan op welke dagen die werkzaam is. Daarmee berekent het bestand hoeveel capaciteit er per week beschikbaar is. Zo ontstaat een realistisch beeld van de beschikbare uren. Medewerkers die minder dagen werken, tellen automatisch minder zwaar mee in de planning.

Projecten invoeren

Op het tabblad Projecten voer je de projecten in. Per project leg je onder andere vast:

• klant
• projectnaam
• aantal uren
• startdatum
• doorlooptijd

Het bestand verdeelt de uren vervolgens over de opgegeven doorlooptijd. Dat gebeurt in drie delen, je bepaalt zelf waar de belasting terechtkomt.

Medewerkers koppelen aan projecten

Op het tabblad Inplannen koppel je medewerkers aan projecten. Je ziet daarbij per weeknummer hoe het werk over het jaar valt. Dit geeft inzicht in de verdeling van het werk per medewerker en per project. Je ziet sneller of de planning logisch is en waar mogelijk aanpassingen nodig zijn.

Rapportage per week

Het tabblad Rapport laat per week zien hoeveel uren er zijn ingepland. Daarmee herken je overbezetting voordat die in de praktijk ontstaat. Als er in bepaalde weken meer werk gepland staat dan er capaciteit beschikbaar is, kun je daar op tijd op sturen. Bijvoorbeeld door een project later te starten, de doorlooptijd aan te passen of het werk anders te verdelen.

Instellingen aanpassen

Via het tabblad Instellingen kies je het jaar waarvoor je wilt plannen. Ook stel je in welk deel van de beschikbare uren per week gebruikt mag worden voor de projectplanning. Daarmee kun je bewust ruimte vrijhouden voor lopende zaken, overleg, ad-hocwerk of onverwachte vragen. Je plant dus niet automatisch alle beschikbare uren vol.

Wanneer is deze projectplanner handig?

Deze projectplanner is handig wanneer je meerdere projecten tegelijk uitvoert en wilt weten of het werk past binnen de beschikbare capaciteit. Het bestand vervangt losse lijstjes en handmatige overzichten door één actuele planning in Excel.

Je ziet waar ruimte is, waar de planning knelt en welke weken extra aandacht nodig hebben. Dat maakt het eenvoudiger om projecten realistisch te plannen en afspraken beter te onderbouwen.

Heb je een vraag over het bestand of wil je weten hoe je de planner goed gebruikt? Stuur ons gerust een bericht, dan helpen we je graag.