Excel verbaast mij ook nog wel eens!

Degene die zegt alles van Excel te weten, weet niet alles van Excel. Excel biedt namelijk enorm veel formules en functionaliteit. Die kun je nooit allemaal kennen en beheersen. Soms komen wij ook nog een stukje functionaliteit tegen die erg handig is waarvan we niet wisten dat het bestond. In deze nieuwsbrief leggen we je de camerafunctie uit in Excel. Erg handig!

De camerafunctie, wat doet het!

Met behulp van de camerafunctie is het mogelijk om in een afbeelding cellen uit een ander werkblad te tonen. Zo kun je dus op het eerste blad als kop de NAW-gegevens tonen die vermeld staan in een ander blad. Doordat het een afbeelding is hoef je geen rekening te houden met de kolommenindeling. Erg handig mocht je met meerdere kolombreedtes willen werken.

Installeren camerafunctie!

De camerafunctie installeer je door naar de Werkbalk snelle toegang te gaan en te kiezen voor Snelle toegang aanpassen, vervolgens kies je de optie Meer opdrachten.

 

 

 

 

 

 

 

 

Onder Kies opdrachten uit zoek je de het symbool Camera, vervolgens kies je voor Toevoegen en daarna op Ok. De camera is nu toegevoegd aan de werkbalk snelle toegang.

Camera toepassen

Om een afbeelding te maken via de camera is het van belang dat je in eerste instantie het bereik selecteert die je in de afbeelding wilt zien. Daarna klik je op de camera in de werkbalk snelle toegang. Nu kun je naar een ander werkblad om daar de afbeelding te plaatsen. Als je vervolgens wijzigingen doorvoert in het originele bereik dan zie je deze ook terug in de afbeelding op het andere werkblad.


 

 

 

 

 

 

 

 

Sneltoets van de week: Shift Spatie = Selecteren rij

Blue Monday

De vervelendste dag van het jaar, Blue Monday. De dag waarop je er achter komt dat je goede voornemens toch niet gehaald zijn, vakanties ver weg lijken en de dagen nog donker zijn. Daarom gaan we je opvrolijken met kleur. We gaan laten zien hoe je cellen kunt kleuren en tabellen snel kunt opmaken. Uiteraard is er ook weer een Sneltoets van de Week.

Cellen kleuren via celeigenschappen

Via Celeigenschappen kun je heel snel kleuren geven aan cellen. Je komt bij Celeigenschappen via Ctrl 1 of rechtermuisknop en dan kiezen voor Celeigenschappen. Daarna kun je naar het tabje Opvulling om vervolgens een standaard kleur te kiezen. Ook is het mogelijk om te kiezen voor Meer kleuren, je krijgt dan nog meer opties om cellen kleuren te geven. Wil je de kleuren van je organisatie gebruiken dan kun je kiezen voor Aangepast om vervolgens de RGB kleuren aan te geven.

 

 

 

 

 

 

 

 

Tabel maken

Een andere manier om snel kleuren aan cellen te geven is door middel van het gebruik van een tabel. Je kunt een bereik met cellen selecteren en deze vervolgens in één keer opmaken als tabel. Nadat je het bereik geselecteerd hebt klik je in het menu Start op Opmaken als tabel, je klikt de gewenste opmaak aan en vervolgens kies je voor Ok.


 

 

 

 

 

 

 

 

Sneltoets van de week: Shift Spatie = Selecteren rij

De beste wensen voor het nieuwe jaar!

Allereerst willen we iedereen het allerbeste wensen voor het nieuwe jaar. In deze nieuwsbrief de allerbeste Exceltips. Zo leggen we je bijvoorbeeld uit hoe je de opmaak kunt behouden nadat je in Excel gegevens hebt doorgevoerd.

Opmaak behouden

Vaak is het handig om een invoer, reeks of formule te kunnen doorvoeren naar andere cellen. Je kunt een cel doorvoeren naar andere cellen op verschillende manieren. De meest gebruikte manier is door na selectie van de cel rechtsonder in de cel te gaan staan totdat je een zwart plusje krijgt, daarna kun je de linkermuisknop ingedrukt houden en de cel naar beneden slepen. De inhoud van de cel, reeks of formule wordt nu naar beneden doorgevoerd. Een ergernis die daarbij vaak ontstaat is dat de opmaak van de betreffende tabel dan ook mee verandert, terwijl je dit niet wil. Je kunt dit voorkomen direct nadat je de cel doorgevoerd hebt. Rechtsonder in het bereik vind je namelijk een nieuwe knop, als je op dit ‘plusje’ klikt kun je kiezen voor doorvoeren zonder opmaak.

 

 

 

 

 

 

 

 

Sneltoets van de week: Ctrl Spatie = Selecteren kolom

Datumverschil uitrekenen

Het is mogelijk om binnen Excel het verschil tussen data uit te rekenen, dit is bijvoorbeeld praktisch als je wil weten hoelang offertes open staan. Het enige wat je hiervoor nodig hebt zijn de twee data waartussen je het verschil wilt uitrekenen.

Het verschil is uit te rekenen in het aantal dagen, maanden of jaren. Om het verschil uit te rekenen voer je eerst de verschillende data naast elkaar in. Hierna voer je, in de cel waar je het verschil wil weten, de volgende formule in:

=Datumverschil(‘cel datum 1′;’cel datum 2’;”Y”)

Nu zie je het verschil in jaren tussen de twee data. Door de Y te veranderen in M of D kan je het verschil in (M) maanden of (D) dagen uitrekenen.

De formule EN 

In onderstaande video leggen we je in 90 seconde de formule EN uit, deze formule kan bepalen of alle voorwaarden in een formule WAAR zijn. Voor meer informatieve Excel video’s kan je altijd kijken op onze site. Klik hier voor meer video’s.

Wat is een macro?

Als je in Excel bepaalde acties of handelingen regelmatig moet uitvoeren, kan een macro je hierbij helpen. Een macro is namelijk een manier om een actie of set van acties vaak en efficiënt uit te voeren. Dit doet een macro door de handelingen of acties die je uitvoert in Excel op te nemen en dat op te slaan als een programmaatje. Dit programmaatje kan je dan later zelf weer uitvoeren wanneer nodig. Macro’s kunnen heel simpel zijn maar het kunnen ook ontzettend uitgebreide en lastige operaties omvatten.

Tabblad ‘Ontwikkelaars’

Om macro’s op te nemen in Excel heb je het tabblad ‘Ontwikkelaars’ nodig. Dit staat niet standaard aan als je Excel gebruikt. Via dit tabblad kun je macro’s opnemen en afspelen, maar ook andere geavanceerde opties worden hierdoor bruikbaar. Om het tabblad ‘Ontwikkelaars’ in te schakelen volg je onderstaand stappenplan.

1. Ga naar ‘Bestand‘ en klik op ‘Opties‘.
2. Ga naar ‘Lint aanpassen
3. Klik onder ‘Hoofdtabbladen‘ op de optie ‘Ontwikkelaars‘.

In de volgende nieuwsbrieven zullen we dieper ingaan op macro’s, hoe je ze maakt maar ook hoe je ze kan gebruiken. Wil je nu al meer weten? Kijk dan op onze website of volg onze Macro’s/VBA in Excel cursus.

Wat is ‘Formules evalueren’

Iedereen die met Excel werkt gebruikt formules, sommige mensen meer dan andere, maar in bijna alle Excel sheet zitten formules verwerkt. Dit gaat van relatief simpele formules als optellingen of gemiddelde berekenen tot lastigere formules als verticaal zoeken en de Als/If functie. Bij het gebruik van gecompliceerde formules en functies kan het moeilijk zijn door de bomen het bos nog te zien. Hiervoor heeft Excel de functie ‘Formules evalueren’ ontwikkeld.

Stappenplan

Om een formule te evalueren druk je op maximaal één cel tegelijk. Hierna kies je bij het tabblad ‘Formules’ voor de functie ‘Formules evalueren’. Hierna verschijnt een nieuw venster waarin de formule opgeschreven staat en waarin deze geëvalueerd kan worden. Door op ‘Evalueren’ te drukken kan het onderstreepte gedeelte in de formule verder bekeken worden. Als het onderstreepte gedeelte verwijst naar een andere formule kan hiernaar gekeken worden door op ‘Overstappen’ te drukken. Door op ‘Sluiten’ te drukken beëindig je de evaluatie.

Tip 1. Zoekfunctie

De eerste tip gaat over de functie ‘Zoeken’. Binnen Excel kan je zoeken naar bepaalde waarden of termen, dit doe je door op ‘Zoeken en selecteren’ te klikken en dan te kiezen voor ‘Zoeken…’ of de sneltoets (Ctrl F) te gebruiken. Dit kan vooral goed van pas komen in grote bestanden of als je op zoek bent naar een specifiek getal of woord.

In het voorbeeld is te zien hoe er specifiek naar de naam ‘De Vries’ gezocht wordt.

Tip 2. Vervangen

Bij de tweede tip borduren we voort op de eerste tip. Naast zoeken, biedt Excel de mogelijkheid om gevonden resultaten te vervangen, bijvoorbeeld een punt voor een komma of ‘Meneer’ door ‘De heer’. Hiervoor klik je bij ‘Zoeken en selecteren’ op ‘Vervangen…’ of sneltoets (Ctrl H).

In het voorbeeld hieronder zie je hoe Meneer vervangen wordt door De heer.

Tip 3. Zichtbaar maken en verbergen

De laatste tip gaat over zichtbaar maken en verbergen. Deze tip is vooral nuttig voor mensen die in grote Excelsheets werken of soms gewoon een aantal kolommen of rijen niet hoeven te zien. Het is namelijk mogelijk om rijen en kolommen te verbergen. Door rechtermuisknop op een rij of kolom te klikken en ‘Verbergen’ te kiezen, verdwijnt die rij of kolom. Dit kan ongedaan gemaakt worden door op ‘Zichtbaar maken’ te klikken, zoals te zien is in het voorbeeld.

Bij het gebruik van Excel kan het voorkomen dat je de draad kwijtraakt, zeker bij grotere sheets met veel formules en data kan het lastig zijn. Gelukkig heeft Excel ook hiervoor een oplossing ingebouwd, namelijk ‘Broncellen aanwijzen’ en ‘Doelcellen aanwijzen’. Te vinden onder het kopje ‘Formules’.

Deze twee functies kunnen laten zien welke cellen de aangewezen cel beïnvloeden of welke cellen beïnvloed worden door de aangewezen cel. Zo kunnen formules eenvoudig inzichtelijk gemaakt worden en overzichtelijk gepresenteerd worden. Door op ‘Pijlen verwijderen’ te drukken worden alle pijlen weggehaald.

 

Tijd en moeite besparen

De functie ‘ALS’ helpt je tijd en werk te besparen door het werk voor jou te doen. De formule werkt door een waarde te vergelijken en daarop te reageren. In het voorbeeld zie je hoe de functie in Excel bepaalt of er verzendkosten gerekend moeten worden. In het stappenplan hieronder leer je hoe dat moet:
  1. Typ in de lege cel =ALS, als je de Engelse versie gebruikt typ je =IF
  2. Voer tussen de haakjes als eerste de waarde of cel in die je wilt vergelijken
  3. Hierna typ je de waarde waarmee je het wilt vergelijken (in dit geval =”ja”)
  4. Na ; (puntkomma) te typen geef je aan wat je wilt dat er gebeurt als deze waarde overeenkomt. In dit geval dus de verzendkosten
  5. Nogmaals ; (puntkomma), nu geef je de waarde op als het niet overeenkomt. In dit geval is dat 0, omdat er geen verzendkosten gerekend hoeven worden

Begroting

De ALS functie is op vele manieren toepasbaar, zo kan de functie tekst controleren maar het kan ook bijvoorbeeld getallen controleren. Zo kan de ALS functie ook in begrotingen gebruikt worden, zoals zichtbaar in het voorbeeld hieronder.

Deze week gaat de nieuwsbrief van Ter Zake Excel helemaal om Excel expert worden. Met verschillende tips en tricks helpen we je een heel eind op weg. Aan het eind van deze nieuwsbrief weet jij alles wat je moet weten om een Excel expert te kunnen zijn!

Tip 1. Filter 
Door bij ‘Gegevens’ te klikken op ‘Filter’ kan je snel en gemakkelijk je gegevens filteren. Je kan hierbij kiezen voor bepaalde waarden maar ook op alfabetische volgorde bijvoorbeeld.

Tip 2. Klik en Sleep
Als je gegevens wil verplaatsen kan je ze kopiëren en plakken, echter is er een snellere manier. Door de te selecteren en te verslepen. Je selecteert wat je wil verplaatsen en sleept het naar de locatie waar je het wil hebben.

Tip 3. Klemboord
Via de functie klemboord kan je meerdere dingen kopiëren en plakken, zonder dat de volgorde uitmaakt. Alles wat je kopieert komt erin te staan en door er simpelweg op te drukken kan je het plakken.

Tip 4. Volg een Cursus
Wil je meer leren over Excel? Door een cursus te volgen bij Ter Zake Excel leer je alles over tabellen en  grafieken maar ook praktische tips die je veel tijd kunnen besparen. Er zijn cursussen voor iedereen op verschillende niveaus. Klik hier voor meer informatie.