Rapportagetool

Met de Rapportagetool in Excel maak je van een lijst met gegevens snel een samenvattend rapport. Je kiest welke gegevens je wilt groeperen en welke berekening je wilt zien. Daarna bouwt het bestand het overzicht voor je op. Zo maak je rapportages zonder zelf formules of draaitabellen in te richten. Dat is handig wanneer je regelmatig een overzicht nodig hebt van een lijst die steeds wordt bijgewerkt.

Hoe werkt de Rapportagetool?

De Rapportagetool gebruikt een bestaande lijst als bron voor het rapport. Je bepaalt zelf welke kolommen worden gebruikt voor de indeling en welke waarde wordt berekend.

Het bestand bestaat uit drie belangrijke onderdelen:

• Data: de lijst met gegevens
• Instellingen: de keuzes voor het rapport
• Rapport: het samenvattende overzicht

Je hoeft zelf geen formules of draaitabellen aan te passen. De rapportage wordt opgebouwd op basis van de instellingen die je kiest.

Gegevens invoeren op het tabblad Data

Op het tabblad Data zet je de lijst waarvan je een rapport wilt maken. Dat kan elke gestructureerde lijst zijn met kolomkoppen.

Denk bijvoorbeeld aan:

• medewerkers met functie, salaris en team
• orders met klant, product en omzet
• uren met medewerker, project en afdeling
• klachten met categorie, status en verantwoordelijke

In het bestand staat een voorbeeldlijst. Daarmee zie je direct hoe de tool werkt en hoe je eigen gegevens moeten worden opgebouwd.

Rapport instellen

Op het tabblad Instellingen bepaal je hoe het rapport eruitziet. Je kiest welk datablad de tool gebruikt en welke kolommen in het rapport terugkomen.

Je stelt onder andere in:

• welke kolom de rijen van het rapport vormt
• welke kolom eventueel als kolommen wordt gebruikt
• welke waarde berekend moet worden
• welke berekening je wilt zien

Voor de berekening kun je kiezen uit som, aantal of gemiddelde. Daarmee kun je dezelfde lijst op verschillende manieren samenvatten.

Rapport bekijken

Het resultaat verschijnt op het tabblad Rapport. Daar zie je per categorie de uitkomst van de gekozen berekening.

Voorbeelden zijn:

• het totale salaris per functie
• het aantal orders per team
• de gemiddelde omzet per productgroep
• het aantal klachten per status

Wil je een andere doorsnede maken, dan pas je de instellingen aan en bouw je het rapport opnieuw op. Je hoeft de brongegevens daarvoor niet opnieuw op te zetten.

Werken met knoppen en eenvoudige invoer

Het bestand is gemaakt met behulp van VBA. De belangrijkste handelingen werken via duidelijke knoppen en invoervelden. Je vult de gegevens in, kiest de gewenste instellingen en laat het rapport opbouwen. Formules of draaitabellen hoef je niet zelf te maken of aan te passen.

Wanneer is de Rapportagetool handig?

De Rapportagetool is handig wanneer je regelmatig een samenvatting wilt maken van een lijst met gegevens. Vooral bij lijsten die steeds veranderen, voorkomt het bestand dat je telkens opnieuw een rapportage moet bouwen.

Je gebruikt de tool om snel inzicht te krijgen in totalen, aantallen en gemiddelden per categorie. Zo maak je van ruwe gegevens een overzichtelijk rapport dat direct bruikbaar is.

Heb je een vraag over het bestand of wil je weten hoe je de Rapportagetool goed gebruikt? Stuur ons gerust een bericht, dan helpen we je graag.