Regelmatig zul je gegevens exporteren uit een databaseprogramma in Excel. Deze gegevens exporteer je door ze op te slaan als een .CSV-bestand. Ook kan het voorkomen dat je Excel gegevens wilt importeren naar Word. Maar hoe ga je hier mee om en maak je hier snel een overzichtelijk document van?

Gegevens uit een .csv bestand importeren vanuit een leeg Excel document.

Open een leeg Excel document en ga naar Gegevens, Externe gegevens en klik op het icoon van tekst. Je kiest nu het .CSV-bestand van jouw schijf. Hierna krijgt je de “importwizard”. Meestal laat je “gescheiden” aangevinkt staan. Klik nu op volgende.
In het tweede gedeelte van de importwizard geef je aan hoe de gegevens gescheiden zijn. (bijvoorbeeld: tab, spatie of komma).
Klik op volgende. In het derde deel van de importwizard kun je de verschillende kolommen een aparte opmaak meegeven. Dit mag, maar je kunt dat ook later in jouw Excelbestand doen. Klik op voltooien en jouw gegevens staan overzichtelijk in Excel.

Gegevens uit een .csv bestand importeren vanuit het .csv bestand.

Heb je het .CSV-bestand al geopend in Excel? Dezelfde truc werkt als je de betreffende kolom selecteert en dan via gegevens, hulpmiddelen voor gegevens kiest voor tekst naar kolommen. Hier doorloop je alsnog de drie stappen van de wizard, zoals hierboven beschreven.

Excel bestand importeren in Word.

Een Excel bestand importeren in Word levert veel tijdsbesparing op. Dit kan bijvoorbeeld makkelijk zijn om een mailing op te stellen. Veel mailings worden tegenwoordig digitaal of via automatiserings systemen verzorgd. Toch worden er nog veel mailings verstuurd vanuit Word. Word is hier een mooi programma voor. Je adressenbestand kan dan weer geïmporteerd worden vanuit Excel.

Dat je voor Excel vragen bij ons terecht kunt, was al bekend. Vanaf nu kun je met Word terecht bij ons zusje: Ter Zake Word! Ter Zake Word helpt, dat is het motto van het bedrijf. Ter Zake Word helpt

  • jou met jouw Word vragen
  • met het maken van professionele Word documenten
  • bij het perfect inzetten van Word in combinatie met Excel

Je download nu al gratis een mailing of cv sjabloon! Ga naar www.terzake-word.nl en ontdek alle mogelijkheden.

Excel leert; reeksen in Excel

Excel leert van wat jij invoert. Het programma onthoudt namelijk jouw invoer en kan reeksen maken en aanvullen. Handig toch? Hierdoor kun je snel reeksen invoeren zonder zelf te rekenen of gegevens in te vullen.

Typ bijvoorbeeld het woord “maandag” in een cel. Zet rechts onderin de cel je muis, totdat je een klein zwart plusje ziet, nu kun je de cel slepen. Houd de linkermuisknop ingedrukt terwijl je sleept. Slepen kan zowel naar beneden als naar rechts. Je zult zien dat Excel nu zelf de overige weekdagen invult.

Excel kijkt ook naar wat je in de vorige cel hebt ingevoerd op woordniveau. Jij vult in een cel “oranje” in. Zodra je in de cel daaronder de “o” invult, komt Excel met de woord suggestie “oranje”. Dit kun je ook doen met bijvoorbeeld maanden of getallen.

Een eigen reeks? Aan Excel kun je ook een eigen reeks toevoegen, die je vaker gebruikt. Ga naar: bestand – opties – geavanceerd – aangepaste lijsten bewerken – algemeen. Hier voeg je een reeks toe die je vaker gebruikt maar welke niet standaard in Excel zit.

Wil jij meer leren van Excel? Kom dan naar één van onze workshops en leer in een halve dag of hele dag diverse functies en formules, draaitabellen of macro’s te maken.

Om een goed overzicht te houden is een planning vaak wenselijk. Maar hoe zet je die op en waar gebruik je deze voor? Veelal wordt een planning in Excel gemaakt. Wij maken diversen planningen op maat, maar we krijgen ook veel vragen over eigen gemaakte planningen. Daarom leggen wij graag een aantal functies in Excel uit, die handig zijn voor het maken van een planning.

Functie Datum in Excel

De functie DATUM( jaar , maand , dag ) gebruikt een jaar, een maand en een dag als input om een datum te maken.

Hiervoor moeten er 3 cellen gevuld zijn met datum informatie. Bijvoorbeeld: Bijvoorbeeld voor 1 juli 2017 vul je 2017 in cel A1 in, 7 in cel A2 en 1 in cel A3. Vul nu in cel A4 de formule in =DATUM(A1,A2,A3). Excel heeft nu de informatie uit de losse cellen samengevoegd tot 1 datum.

Soms heb je, door bijvoorbeeld een export, een datum in Excel die niet wordt herkent als datum. Hier kun je weer een herkenbare datum van maken aan de hand van de datum functie. Indien in jouw cel de datum 20170701 is, dan voer je de volgende formule in cel B1 in: =DATUM(LINKS(A1;4);DEEL(A1;5;2);RECHTS(A1;2)) . Nu heb je in cel B1 een herkenbare datum staan; 01-07-2017. Vanuit deze datumnotatie kun je verder werken met jouw document.

Functie vandaag in Excel

Indien je dagelijks werkt in een planning waarvan je op die dag de gegevens invult en dit wilt “loggen” is de functie “vandaag” handig. Ook om uit te rekenen wanneer je iets uit kunt leveren is dit een handige basisfunctie. Deze functie kun je invoeren in jouw planning. Typ de formule =VANDAAG en in de betreffende cel wordt de datum getoond van de dag waarop je aan het werk bent. Hiermee krijg je een datum notatie als 01-07-2017.

Wil je op een snelle manier invoeren welke datum van vandaag het is? Gebruik dan sneltoets CTRL ; Excel voert dan direct de datum van vandaag in bij de betreffende cel.

Functie nu in Excel

Wil je het exacte moment van de dag weten? Gebruik de functie nu, door middel van invoer van de formule =NU. Met deze functie zie je niet alleen de dag, maar ook het tijdstip van de dag. De notatie hiervoor is bijvoorbeeld 01-07-2017 14:20.

Voor alleen de tijd van het moment kun je ook de sneltoets Ctrl Shift ; gebruiken.

Heb jij vragen over jouw planning of wil je er eentje door ons laten maken? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.

Oplossingen foutmeldingen in Excel

In het vorige nieuwsbericht hebben wij je geïnformeerd over de top 5 foutmeldingen in Excel en wat deze melding inhoudt. Wij helpen iedereen met Excel vragen en dragen graag de oplossingen van de foutmeldingen aan. Uiteraard kunnen wij op afstand jouw bestand niet zien en kan het dus voorkomen dat de geboden oplossing niet werkt bij jouw foutmelding. Neem dan contact met ons op!

Tip: geen foutmelding tonen maar de formule is wel juist? Gebruik de functie ALS.FOUT. Hiermee kun je een andere waarde tonen voor jouw foutmelding.

Foutmelding #N/B in Excel

Deze melding betekent dat het resultaat niet beschikbaar is. Mogelijke oplossingen:

  • Gebruik jij VERGELIJKEN, VERT.ZOEKEN of HORIZ.ZOEKEN ? Dan is er een onjuiste waarde opgegeven. Controleer welke waardes je opgeeft en verbeter de onjuiste waarde.
  • Gebruik jij een Matrixformule? Dan komen het aantal kolommen en rijen niet met elkaar overeen. Pas het aantal aan in je matrix.
  • Gebruik jij een werkbladfunctie? Dan ontbreken er argumenten of bestaat een werblad(functie) niet (meer). Bekijk welk deel er ontbreekt, voeg het ontbrekende stuk toe.

Foutmelding #VERW! In Excel

Deze melding betekent dat informatie verwijderd is. Mogelijke oplossingen:

  • Gebruik je een formule? In dat geval verwijs je naar één of meerdere verwijderde cellen. Zorg dat de cellen waarnaar verwezen wordt hersteld worden óf wijzig je formule.
  • Gebruik je een koppeling? In dat geval is het mogelijk dat je koppeling of onderwerp niet beschikbaar is. Het gaat meestal om een OLE-koppeling, Object Linking and Ebedding, of  DDE-onderwerp, Dynamic Data Exchange. Herstel eerst de beschikbaarheid en activeer daarna opnieuw de koppeling.

Foutmelding #DEEL/0! in Excel

Deze melding betekent dat een getal wordt gedeeld door 0. Mogelijke oplossing:

  • Deze foutmelding verschijnt wanneer je in je formule deelt door 0 óf een lege cel. Excel ziet een lege cel ook als waarde 0. Deze foutmelding herstel je door de cellen waar je deelt door de lege cel of door 0 te vullen met een waarde groter dan 0.

Foutmelding #WAARDE! in Excel

Deze melding betekent dat binnen een formule de waarde onjuist is. Mogelijke oplossingen:

  • Gebruik jij een logische waarde of formule (Bijvoorbeeld ONWAAR of WAAR)? Binnen de formule is er tekst opgegeven terwijl er een getal nodig was of andersom. Herstel dit en zorg dat je formule dezelfde waarde bevat. Of getallen of tekst.
  • Gebruik je een Matrixformule? De invoer van deze formule is niet juist afgesloten of een te grote Matrix. Zorg ervoor dat je de Matrixformule afsluit met de toetscombinatie CTRL SHIFT ENTER óf dat de gekozen Matrix niet te groot is.
  • Gebruik je een Matrix constante? De waarde die is opgegeven als constante bevat een formule, functie of celverwijzing. Deze gegevens worden door Excel niet gezien als constante waarde. Zorg er voor dat je daadwerkelijk een constante waarde invoert op deze plaats.
  • Gebruik je een formule of functie? Dan is er een bereik opgegeven in plaats van een waarde.

Foutmelding #GETAL! in Excel

Deze melding betekent dat er een ongeldige numerieke waarde (getal) binnen de formule of functie van Excel zit.

  • Gebruik je een numerieke functie? Binnen de functie die je gebruikt wordt een numeriek argument vereist, zorg er voor dat je alleen numerieke argumenten opgeeft en gebruik bijvoorbeeld geen dollartekens, eurotekens of komma’s.
  • Gebruik je RENTE of IR? De functie kan geen resultaat vinden.
  • Gebruik je formule of numerieke waarde? De opgegeven (uitkomst) waarde is te klein of te groot om weergegeven te kunnen worden binnen Excel.

Als je werkt met formules in Excel bestaat de mogelijkheid dat je te maken krijgt met foutmeldingen. Wij krijgen regelmatig de vraag wat een foutmelding betekent. Daarom hebben we voor jou de top 5 foutmeldingen en betekenissen hieronder weergegeven.

#N/B in Excel

De directe betekenis van #N/B is niet beschikbaar. Bij deze foutmelding is er een onjuiste waarde opgegeven in een formule of is de opgegeven waarde niet vindbaar. Veelal is er een vereist argument in de formule niet ingevuld.

#VERW! in Excel

De directe betekenis van #VERW! is verwijderd. Indien er informatie verwijderd is waar naar verwezen wordt binnen de formule, verschijnt deze foutmelding. Feitelijk verwijst je formule nu naar gegevens die niet meer bestaan.

#DEEL/0! in Excel

De directie betekenis van #DEEL/0! is dat een getal wordt gedeeld door 0. Bij deze foutmelding is er een verwijzing binnen een formule naar een cel met waarde 0, of een cel die als deler 0 heeft (zoals 1 gedeeld door 0).

#WAARDE! in Excel

De directe betekenis van #WAARDE! is dat de opgegeven waarde binnen de formule onjuist is. Deze foutmelding wordt weergegeven wanneer een formule lege waarden bevat of indien er binnen de formule een verwijzing  naar verschillende of onjuiste gegevenstypes zit. Verschillende gegevenstypes zijn bijvoorbeeld numerieke waarden en tekst binnen 1 formule)

#GETAL! in Excel

De directe betekenis van #GETAL! houdt in dat er een ongeldige numerieke waarde (getal) binnen de formule of functie van Excel zit. Wanneer je met een opmaak (waarde) werkt die niet ondersteunt wordt door Excel, verschijnt deze foutmelding. Dit komt veelal voor bij gegevenstype, valutanotatie of getalnotatie.